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Cuándo guardar, triturar o escanear documentos importantes

La fecha nos da una pauta para guardar o deshacernos de estos papeles, pero hay diferencias.

Mujer triturando documentos

Nathan Gleave/iStock

In English | Hay una pequeña diferencia entre mantener registros médicos y financieros importantes… y la acumulación compulsiva. Aquí te indicamos dónde marcar el límite: 

Declaraciones de impuestos

¿No tienes planes de ser candidato a la presidencia? Mantén las declaraciones de impuestos viejas y la documentación complementaria por tres años, contados a partir de la fecha límite para presentarla o de la fecha en que la hayas presentado (lo que ocurra más tarde). Ese es el período que el IRS (Servicio de Impuestos Internos) tiene para auditarte y encontrar cualquier error, explica Mark Steber, director de impuestos de Jackson Hewitt. Sin embargo, si eres trabajador independiente o tienes una declaración de impuestos complicada, duplícalo para un total de 6 años, período que tiene el IRS para auditarte si sospecha que has subestimado demasiado tus ingresos. Independientemente de la manera en que generes tus ingresos, revisa tu cuenta "My Social Security" en ssa.gov (en inglés) antes de triturar tus documentos para verificar que el Seguro Social ha registrado correctamente tus ganancias de cada año. Tener tus declaraciones de impuestos a mano hará que te resulte más fácil que corrijan tus cifras.

¿Eres propietario de tu hogar? Mantén los registros financieros relacionados con el inmueble por siete años después de venderlo, recomienda el IRS. Si usas los recibos de mejoras para el hogar, podrías reducir potencialmente la cantidad de impuestos que pudieras adeudar por la venta.

Camión que presta el servicio de trituradora de papel móvil

Alamy Stock Photo

Lucha contra el robo de identidad al triturar documentos innecesarios. Algunas opciones:

Eventos locales. Consulta con la oficina de AARP de tu estado los días para triturar documentos, o busca uno cercano en internet; sin ningún costo.

Servicios al por menor. FedEx y Staples, entre otras tiendas, te ayudan a triturarlos; cobran a partir de $1 por libra de papel.

Hazlo tú mismo. Cómprate un trituradora, de preferencia de microcorte, de corte cruzado o la que corta los documentos como confeti; $35 o más.

Documentos bancarios y de inversiones

Si existe la posibilidad de que tu cónyuge o tú vayan a solicitar Medicaid para la cobertura de hogares de ancianos, en la mayoría de los casos tendrán que presentar cinco años de registros financieros: estados de cuenta bancarios, de tarjetas de crédito y de corretaje. Eso es para que el Gobierno pueda buscar transferencias de activos que pudieran demorar la elegibilidad. De lo contrario, mantén los estados de cuenta bancarios y financieros por un año, excepto aquellos emitidos para propósitos relacionados con los ingresos a fin de proporcionarle al IRS un registro de las transacciones relacionadas con los impuestos, afirma Jennie Gift, vicepresidenta de desarrollo de negocios de Records Nation, una compañía de gestión de documentos. Tu banco o emisor de tu tarjeta de crédito quizás tenga los estados de cuenta de varios años en internet, agrega; de lo contrario, descarga todo estado de cuenta nuevo y guárdalo en una carpeta protegida por contraseña en tu computadora. 

¿Eres dueño de acciones o bonos? Mantén los registros de cualquier compra durante seis años después de que presentes la declaración en que reportes la venta de ese título valor; de nuevo, en caso de que el IRS crea que has subestimado tus ganancias.

Y deshazte de esa caja de zapatos con cheques cancelados viejos, ya que tu banco o cooperativa de ahorro y crédito mantiene versiones electrónicas de ellos, dice Mark Hamrick, analista económico sénior de Bankrate.

Documentos médicos

Es mejor pecar por exceso de precaución en este caso. Harlan Krumholz, cardiólogo e investigador de atención de salud de Yale University, recomienda que las personas mantengan los resultados de pruebas de laboratorio (como pruebas de sangre y radiografías) por tiempo indefinido. “Independientemente de si sean normales o no, esa información podría serte útil en el futuro para tu propio cuidado clínico o para fines de investigación”, indica. Los informes quirúrgicos, los resúmenes de alta del hospital y los planes de tratamiento para enfermedades graves son particularmente importantes. Guárdalos en una carpeta protegida por contraseña en tu computadora o en una cuenta segura en la nube para que puedas compartirlos fácilmente con los proveedores de servicios de salud futuros. También debes mantener los registros de vacunación e inmunización de manera permanente, ya que puede que te los exijan para ciertos empleos o para viajar al extranjero, y no deberías confiarte en que el consultorio de tu médico los guardará. 

Mantén las pruebas de pagos a los proveedores de cuidado de salud durante seis años con la declaración correspondiente, aconseja Gift, para demostrarle al IRS que tus deducciones por cuidado de salud son legítimas.

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