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Consejos para organizar las finanzas de un familiar Skip to content
 

Organiza los registros financieros de tu ser querido

6 pasos para crear un sistema fácil de organización.

Madre e hija sentadas revisando documentos

Getty Images

In English | Si la persona a quien cuidas es uno de los pocos que tiene organizados sus registros financieros, agradécelo. Si las cuentas, los recibos, las declaraciones de impuestos, los estados de cuenta bancarios, los extractos de la cuenta de jubilación, la información sobre las pensiones y las actualizaciones del Seguro Social están desordenados o en lugares distintos, quizás olvidados, puede ser una gran ayuda para tu ser querido, para la persona que tiene asignado su poder notarial duradero y para ti mismo reunir los documentos y organizarlos de manera que sea fácil saber qué dinero se recibe y cuáles son las cuentas por pagar.


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¡Que comience la cacería de papel!

Paso 1. Obtén acceso

El apoderado o tú necesitarán acceso a las cuentas en línea y los registros financieros. Comienza haciendo las siguientes preguntas:

  • ¿Cuáles son tu nombre de usuario y contraseña para ingresar a la computadora?
  • ¿Haces transacciones bancarias, pagas cuentas o manejas inversiones en internet? Si así es, ¿cuáles son las contraseñas?
  • ¿Dónde están tus copias de las declaraciones de impuestos federales y estatales de los últimos tres años?
  • ¿Tienes un seguro de vida?
  • ¿Quién maneja tus inversiones?
  • ¿Tienes certificados de acciones o bonos en la casa?
  • Si eres dueño de una propiedad, ¿tienes una hipoteca, un préstamo sobre el valor líquido de la vivienda o una hipoteca revertida?
  • Si eres dueño de un vehículo, un bote o un terreno, ¿dónde están los títulos de propiedad o las escrituras y los documentos de registro?
  • ¿Tienes algún préstamo bancario?
  • ¿Has dado o recibido algún préstamo personal? ¿A quién o de quién? ¿Cuánto se debe?
  • ¿Tienes una deuda en tu tarjeta de crédito?
  • ¿Realizas pagos periódicos a alguna persona, negocio u organización?
  • ¿En qué bancos tienes cuentas?
  • ¿Se sustraen directamente de tu cuenta bancaria cuotas de membresía, suscripciones, donaciones o compras?
  • ¿Has sido cliente de otros bancos o agencias de corretaje?
  • ¿Tienes un testamento? ¿Dónde está?
  • ¿Tienes un abogado? ¿Ese bufete mantiene tu testamento u otros documentos importantes?
  • ¿Tienes tus bienes en un fideicomiso?

Paso 2. Separa un espacio de trabajo y busca

  • Registros y estados de cuenta bancarios
  • Declaraciones de impuestos
  • Llaves, combinaciones y contraseñas para la computadora, todas las cuentas de internet y todas las redes sociales
  • Títulos de propiedad y escrituras
  • Certificados de acciones
  • Bonos
  • Recibos
  • Pólizas de seguro

Si la información se encuentra guardada en la computadora de tu ser querido, haz una copia de seguridad e imprime los documentos importantes. (La tecnología es excelente, pero los documentos impresos son portátiles y pueden mirarse en cualquier lugar y en cualquier momento).

Paso 3. Clasifica y guarda

Después de encontrar estos papeles, clasifícalos con rapidez, colocándolos juntos por categoría. Las pilas de papel pueden incluir: documentos, facturas pagadas y sin pagar, recibos, estados de cuenta de agencias de corretaje, pensiones y Seguro Social, gastos médicos, contratos.  

Cuando termines, coloca lo siguiente en una caja de seguridad y a prueba de incendio:

  • Testamento; si lo mantiene un abogado, incluye su nombre, el nombre del bufete, la dirección y la información de contacto
  • Llaves con etiquetas
  • Combinaciones de candados
  • Escrituras; títulos de registro de terreno, condominio, vivienda, vehículo; título de parcela de cementerio
  • Tarjeta del Seguro Social
  • Registros de educación y expedientes militares
  • Licencia matrimonial
  • Sentencia de divorcio
  • Información sobre servicios fúnebres prepagados, parcela de cementerio e instrucciones para el entierro
  • Pagarés, acuerdos de préstamo privado
  • Certificados de acciones, bonos
  • Nombre de usuario y contraseña para ingresar a la computadora, y todas las contraseñas para las cuentas en línea, que incluyan: eBay, PayPal y otros servicios de transferencia de dinero; cuenta corriente y de ahorro; tiendas por departamentos y empresas nacionales de tarjetas de crédito; y redes sociales
  • Números de cuenta para todas las tarjetas de crédito
  • Ubicación del testamento vital y otros documentos jurídicos; dale copias de las directivas anticipadas al médico de tu ser querido y quédate con los originales
  • Coloca las declaraciones de impuestos federales y estatales de los últimos tres años en la caja u otro lugar seguro; guarda estos documentos para los últimos siete años si la persona a tu cargo ha presentado un reclamo por títulos sin valor o ha obtenido una deducción por deuda no pagada 

Paso 4. Crea una carpeta

La manera en la que mantendrás los documentos financieros que queden depende de la cantidad de papeles.

Si hay pocos y no son complicados, coloca cada categoría en orden cronológico. Organízalos en fólderes marcados.

La forma más fácil de hacer un seguimiento de las cuentas que cambian mensualmente y comparar archivos con rapidez es usar una carpeta tradicional de tres anillos. También necesitarás:

  • Divisores de carpeta
  • Perforadora de tres orificios

Para organizar:

  • Con todo dividido según la categoría, coloca cada pila de papel en orden cronológico, con lo más nuevo primero. Bota las cuentas o estados de cuenta que tengan más de tres años.
  • Marca los divisores, uno para cada categoría que aplique.
  • Perfora orificios en el lado izquierdo de cada documento. Colócalos en orden cronológico en la sección adecuada.
  • En la parte trasera de cada divisor, anota los nombres correspondientes y la información de contacto. Por ejemplo, en el divisor de la cuenta corriente, anota el nombre del gerente del banco local y la información de contacto, y el número de teléfono donde llamar en caso de que la tarjeta del cajero automático se extravíe o se la roben.
  • Agrega los estados de cuenta nuevos a medida que lleguen. Si las cuentas son en internet, imprime el informe mensual.

Cada uno de estos debe estar en un fólder o sección separado:

  • Estados de cuenta para la pensión. Información de contacto: la empresa que realiza la distribución, la persona encargada de la cuenta, el empleo o sindicato donde se obtuvo la pensión.
  • Pólizas de seguro. Cuidados a largo plazo, vivienda, vehículo, vida. Información de contacto: agentes, números de póliza, números de teléfono.
  • Estados de cuenta de tarjetas de crédito. Información de contacto: línea directa para tarjetas extraviadas o robadas.
  • Seguro Social o discapacidad. Registro de depósito directo o cheque recibido.
  • Cuentas de jubilación 401(k)/IRA. Información de contacto: agente o corredor; institución financiera; y nombre, compañía y número de teléfono del asesor financiero.
  • Estados de cuenta corriente y de ahorros. Información de contacto: banquero de la sucursal local, números de cuentas.
  • Cuentas. Incluir servicios públicos, cable, tienda por departamentos y tarjetas de crédito. Información de contacto y más: cantidad y fecha de vencimiento para los impuestos estatales y locales sobre la propiedad, con número de teléfono del asesor de impuestos y número de teléfono, dirección de correo electrónico y dirección postal de la oficina de impuestos sobre la propiedad donde se pagan. Anota los pagos que automáticamente se deducen de la cuenta corriente o se cobran a una tarjeta de crédito, como membresías, suscripciones y donaciones benéficas.
  • Garantías. Mantén los registros de las garantías no vencidas para artículos como electrodomésticos, ventanas, techo, gabinetes de cocina, sistema de riego, cámaras de seguridad, aparatos electrónicos, equipo médico, máquina escaladora. Bota los que ya se hayan vencido.
  • Documentos jurídicos. Ubicación del testamento o fideicomiso, información sobre las demandas en curso o convenios, honorarios de abogado pagados y por pagar. Información de contacto: nombre del abogado, bufete, número de teléfono y dirección de correo electrónico; sitio web.
  • Préstamos. Libreta de pago, si se paga por correo. Información de contacto: teléfono de servicio al cliente, número del préstamo, contraseña de la cuenta si se paga en internet.
  • Hipoteca. Recibos, documentos actualizados como venta de la hipoteca, fecha de vencimiento mensual, fecha del pago global o final, fecha en que se termina de pagar. Información de contacto: teléfono de servicio al cliente.
  • Préstamos personales. Acuerdos firmados. Información de contacto: nombres y números de teléfono correspondientes a los préstamos, pagos realizados.

Paso 5. Lleva un registro de los recibos y el dinero

En un sobre grande de papel manila, apunta: el nombre de la persona a tu cargo, el año y “deducible de impuestos”. Guarda los recibos del año en curso que puede deducir de los impuestos tu ser querido —o tú, si declaras a esa persona como tu dependiente—. Al final de cada día, agrega los recibos nuevos. En un calendario digital o impreso o en una agenda, lleva un registro de las millas conducidas, los peajes y los pagos de estacionamiento que son deducibles de impuestos. 

Una tarea más relacionada con el dinero: organizar literalmente las finanzas de la persona a tu cargo podría dejarte deseando que algún dinero caiga del cielo. Podría haber dinero que pertenezca a tu ser querido.

Hay unos $43,000 millones ($43 billion) disponibles en bancos y arcas estatales esperando que sus dueños legítimos, pero que no lo saben, los reclamen. Podría ser un cheque de sueldo sin reclamar, un reembolso de impuestos u otro reembolso, una herencia o un premio no reclamado. El nombre del banco puede ser desconocido, porque muchos bancos han sido comprados, asimilados o tienen un nuevo nombre. Para ver si tu ser querido está entre quienes tienen dinero sin reclamar, visita MissingMoney.com.

Paso 6. Prepara un fólder de “primera necesidad”

Cuando todos los documentos estén organizados, prepara un fólder con los documentos e instrucciones que se necesitarán inmediatamente después del fallecimiento de tu ser querido. Averigua:

  • Lo que desea la persona a tu cargo. A menos que tu ser querido ya te haya dicho cómo quiere que sea su entierro, pregúntaselo. Tal vez te sorprenda saber que tu tía extravagante quiere un sencillo servicio cuáquero, o que a tu padre taciturno le gustaría un entierro con jazz y desfile al estilo de Nueva Orleans.
  • Si te sientes incómodo preguntando, inicia una conversación diciendo algo parecido a: “Mamá, odio pensar que no siempre estarás con nosotros, pero cuando llegue el día, quiero asegurarme de que todo se haga como quieres. No estoy seguro de eso. Tengo unas preguntas”.
    • ¿Cremación o entierro?
    • ¿En qué cementerio?
    • ¿Dónde quisieras que se esparzan o se coloquen las cenizas?
    • ¿Dónde te gustaría que se realice el servicio fúnebre?
    • ¿Has pensado en quién puede dar un discurso, en la música o en las lecturas?
    • ¿A dónde deberíamos pedir que se envíen los donativos en memoria tuya?
    • ¿Tienes ideas sobre el velorio o reunión?
    • Confirma el lugar y la fecha en que naciste, los lugares donde viviste, tus familiares, tu educación, tu trabajo, tus logros, tus premios, tu membresía en clubes, tu trabajo de beneficencia.
    • ¿Cómo te gustaría que te recordaran?
    • ¿Cuáles fueron tus momentos más felices? ¿Los más difíciles? ¿Los más memorables?
    • ¿Hay alguna otra cosa que quieras que otros sepan sobre ti?

Anota las respuestas y guárdalas en el folder de “primera necesidad”, junto con:

  • Registros y recibos de los gastos de entierro prepagados o el título de propiedad de la parcela de cementerio (si los papeles se extraviaron, pide que te los envíen de nuevo)
  • Ubicación de la caja de seguridad y de la llave
  • Ubicación del testamento 
  • Ubicación de los documentos esenciales. (Si algunos se extraviaron, pide ahora mismo copias certificadas).

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