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5 pasos para organizar los registros financieros de tu ser querido

Prueba este sistema fácil de usar para mantener un registro de información y documentos importantes.

Madre e hija sentadas revisando documentos

Getty Images

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Si la persona a quien cuidas es uno de esos seres poco comunes que tiene organizados sus registros financieros, agradécelo.

Pero si las cuentas, los recibos, las declaraciones de impuestos, los estados de cuenta bancarios y de las cuentas de jubilación, la información de pensiones y las actualizaciones del Seguro Social están organizadas en orden aleatorio o almacenadas en lugares distintos, tal vez olvidados, hazte un gran favor —al igual que a tu ser querido y a la persona con el poder notarial duradero—: junta los documentos y organízalos de manera que el dinero que recibas y las facturas que hay que pagar sean evidentes a simple vista.

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Paso 1: Obtén acceso

El apoderado o tú necesitarán acceso a las cuentas en línea y los registros financieros. Comienza haciendo estas preguntas a tu ser querido.

  • ¿Cuáles son tu nombre de usuario y contraseña para ingresar a la computadora?
  • ¿Haces transacciones bancarias, pagas cuentas o manejas inversiones en internet? Si así es, ¿cuáles son las contraseñas?
  • ¿Dónde están tus copias de las declaraciones de impuestos federales y estatales de los últimos tres años?
  • ¿Tienes un seguro de vida?
  • ¿Quién maneja tus inversiones?
  • ¿Tienes certificados de acciones o bonos en la casa?
  • Si eres dueño de una propiedad, ¿tienes una hipoteca, un préstamo sobre el valor líquido de la vivienda o una hipoteca revertida?
  • Si eres dueño de un vehículo, un bote o un terreno, ¿dónde están los títulos de propiedad o las escrituras y los documentos de registro?
  • ¿Tienes algún préstamo bancario?
  • ¿Has dado o recibido algún préstamo personal? ¿A quién o de quién? ¿Cuánto se debe?
  • ¿Tienes una deuda en tu tarjeta de crédito?
  • ¿Realizas pagos periódicos a alguna persona, negocio u organización?
  • ¿En qué bancos tienes cuentas?
  • ¿Se sustraen directamente de tu cuenta bancaria cuotas de membresía, suscripciones, donaciones o compras?
  • ¿Has sido cliente de otros bancos o agencias de corretaje?
  • ¿Tienes un testamento? ¿Dónde está?
  • ¿Tienes un abogado? ¿Ese bufete mantiene tu testamento u otros documentos importantes?
  • ¿Tienes tus bienes en un fideicomiso?

Paso 2: Encuentra y clasifica

Encuentra lo siguiente y designa un lugar para conservarlo y trabajar con ello.

  • Registros y estados de cuenta bancarios
  • Declaraciones de impuestos
  • Llaves y combinaciones para cajas fuertes o cajas de seguridad
  • Contraseñas para computadoras, cuentas en línea y redes sociales
  • Títulos y escrituras de toda propiedad
  • Certificados de acciones
  • Bonos
  • Recibos
  • Pólizas de seguro

Después de encontrar estos papeles, clasifícalos con rapidez, colocándolos juntos por categoría. Por ejemplo, las pilas de papel pueden incluir documentos; facturas pagadas y sin pagar; recibos; estados de cuenta de agencias de corretaje, pensiones y el Seguro Social; gastos médicos; y contratos.  

Si la información está almacenada en la computadora de tu ser querido, haz una copia de seguridad e imprime documentos importantes. (La tecnología es excelente, pero los documentos impresos son portátiles y pueden mirarse en cualquier lugar y en cualquier momento).

Paso 3: Guarda para tu seguridad

Coloca lo mencionado anteriormente en una caja de seguridad a prueba de incendios, junto con cualquiera de los siguientes artículos que tengas:

  • El testamento de tu ser querido (o nombre, ubicación e información de contacto de un abogado que lo mantenga)
  • Registros de vehículos
  • Tarjeta del Seguro Social
  • Registros de educación y expedientes militares
  • Licencia matrimonial
  • Sentencia de divorcio
  • Información sobre cualquier terreno en un cementerio, solicitudes para funeral o gastos funerarios prepagados
  • Pagaré y acuerdos de préstamo privado
  • Números de cuenta para todas las tarjetas de crédito
  • Ubicación del testamento vital y otros documentos jurídicos; dale copias de las directivas anticipadas al médico de tu ser querido y quédate con los originales

Las declaraciones de impuestos federales y estatales de los últimos tres años también deberían incluirse en la caja, o en otro lugar seguro. Guarda las declaraciones de impuestos de los últimos siete años si la persona a tu cargo ha presentado una reclamación por títulos sin valor o ha obtenido una deducción de deuda no pagada.


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Paso 4: Crea una carpeta

La manera en la que mantendrás los documentos financieros que queden depende de la cantidad de papeles.

Si los registros son pequeños y no son complicados, pon cada categoría en orden cronológico y organiza en carpetas etiquetadas.

La forma más fácil de hacer un seguimiento de las cuentas que cambian mensualmente y comparar archivos con rapidez es usar una carpeta tradicional de tres anillos. También necesitarás divisores y una perforadora de tres agujeros.

Para organizar:

  • Una vez que todo esté divido por categoría, coloca cada pila en orden cronológico con los papeles más nuevos al principio. Tritura y desecha las facturas y los estados de cuenta que tengan más de tres años de antigüedad.
  • Agrega los divisores, uno para cada categoría que aplique.
  • Perfora orificios en el lado izquierdo de cada documento. Colócalos en orden cronológico en la sección adecuada.
  • En la parte trasera de cada divisor, anota los nombres correspondientes y la información de contacto. Por ejemplo, para una sección marcada "cuenta corriente", anota el nombre del gerente del banco local y la información de contacto, y el número de teléfono donde llamar en caso de que la tarjeta del cajero automático se extravíe o se la roben.
  • Agrega los estados de cuenta nuevos a medida que lleguen. Si las cuentas son en internet, imprime el informe mensual.

Cada una de estas opciones debe tener su propia carpeta o sección:

  • Estados de cuenta de pensiones. En el divisor, anota la información de contacto de la empresa que realiza la distribución, la persona encargada de la cuenta y el empleo o el sindicato donde se obtuvo la pensión.
  • Pólizas de seguro, como las de vida, para el hogar, para el vehículo y de cuidados a largo plazo. Toma nota de los números de las pólizas, los nombres y los números telefónicos de los agentes.
  • Estados de cuenta de tarjetas de crédito. Toma nota de la línea de ayuda del proveedor para el servicio de atención al cliente o en caso de que la tarjeta se pierda o sea robada.
  • Seguro SocialMantén registros de los depósitos directos o los cheques recibidos.
  • Estados de cuenta de las 401(k) y las IRAAnota los nombres de las empresas y los números de teléfono de los corredores, las instituciones financieras y los asesores financieros.
  • Estados de cuenta corriente y de ahorros. Anota los números de cuenta, el nombre y la información de contacto del banquero en tu sucursal local.
  • Facturas. Incluye las de servicios públicos, cable, tiendas por departamentos y tarjetas de crédito, membresías, suscripciones y donaciones benéficas recurrentes. Ten en cuenta cuáles pagos se retiran automáticamente de una cuenta corriente o se cobran a una tarjeta de crédito.
  • Impuestos sobre la propiedad. Anota la cantidad y la fecha de vencimiento para los impuestos estatales y locales sobre la propiedad, además del número de teléfono, la dirección de correo electrónico y la dirección postal de la oficina de impuestos sobre la propiedad donde se pagan. 
  • Garantías. Mantén los registros de las garantías no vencidas para artículos como electrodomésticos, ventanas, techo, gabinetes de cocina, sistema de riego, cámaras de seguridad, aparatos electrónicos, equipo médico, máquina escaladora. Bota los que ya se hayan vencido.
  • Documentos legales. Anota la ubicación del testamento o el fideicomiso y obtén información sobre demandas en curso o convenios y honorarios de abogado pagados y por pagar. Consigue la información de contacto: nombre del abogado, bufete, número de teléfono, correo electrónico y dirección web.
  • Préstamos, incluido el libro de pagos si se realizan por correo. Anota el número de préstamo, el número de atención al cliente del titular del préstamo y la contraseña de la cuenta si se realiza el pago en línea.
  • Hipoteca. Recibos; documentos actualizados, como la venta de la hipoteca; fecha de vencimiento mensual; fecha del pago global o final; fecha en que se termina de pagar. Anota el número de atención al cliente del administrador de préstamos.
  • Préstamos personales. Acuerdos firmados. Anota los nombres y los números de teléfono correspondientes a los préstamos y los pagos realizados.

Paso 5: Lleva un registro de los recibos y el dinero

En un sobre grande de papel manila, escribe el nombre de la persona a quien cuidas, el año y “deducible de impuestos”. Úsalo para almacenar los recibos del año actual de los gastos de tu ser querido que son deducibles (o los tuyos, si declaras a esa persona como tu dependiente). Agrega nuevos recibos a medida que lleguen. Registra las millas recorridas, los peajes y los cargos de estacionamiento deducibles de impuestos en un cuaderno, un calendario o una agenda de citas en formato digital o impreso. 

Si organizar las finanzas de tu ser querido te deja deseoso de que caiga dinero del cielo, esta es otra tarea financiera que debes considerar: busca bienes no reclamados

Cuando una cuenta bancaria, un pago de seguro u otro activo permanece inactivo durante un período de años, la institución que lo mantiene por lo general lo transfiere al estado donde se sabe que el propietario ha vivido por última vez. Hay casi $50,000 millones en estos activos abandonados que se encuentran en los cofres estatales, según una investigación de SmartAsset (enlace en inglés).

La National Association of Unclaimed Property Admministrators (NAUPA) dice que una de cada diez personas tiene activos no reclamados, y alrededor de $3,000 millones de ese dinero perdido se devuelve a los consumidores cada año. Para ver si tu ser querido está entre aquellos que tienen dinero sin reclamar, comunícate con la oficina de bienes no reclamados de tu estado (la NAUPA tiene un directorio en línea - enlace en inglés) o usa el sitio de búsqueda respaldado por NAUPA, MissingMoney.com (enlace en inglés).