¿Cuánto tiempo debes guardar tu documentación de impuestos?

6 años

El estatuto de limitaciones tiene algunas excepciones importantes. Por ejemplo, el IRS tiene seis años para auditar tu declaración si subreportaste tus ingresos en un 25% del ingreso bruto mostrado en tu declaración. Por ejemplo, si declaraste que tus ingresos brutos fueron $50,000 cuando en realidad fueron $100,000, has subestimado considerablemente tus ingresos.

La regla de seis años también se aplica si no reportas ingresos de activos financieros extranjeros que sean más de $5,000.

Conserva los siguientes documentos durante seis años:

• Documentos que muestren fuentes de ingresos si hay posibilidad de una auditoría.
• Registros de ingresos de activos extranjeros, como cuentas bancarias en el extranjero.

7 años

Conserva los archivos durante siete años si declaras una pérdida por títulos sin valor o una deducción por una deuda incobrable. Una inversión que ha perdido todo su valor es un instrumento financiero, como las acciones, que ya no tiene valor de mercado o que ha dejado de negociarse. Según el IRS, los valores depreciados totalmente también incluyen valores que abandonas al renunciar a tus derechos sobre ellos.

Una deuda incobrable es dinero que te deben pero que no puedes cobrar. Para deducir una deuda incobrable, debes demostrar que has tomado medidas razonables para intentar cobrar los fondos, según el IRS. El dinero prestado a amigos o familiares que no esperas que te devuelvan se considera un regalo, no una deuda incobrable.

Conserva estos registros durante siete años:

• Documentos que muestren las inversiones de tu propiedad y prueba de que son sin valor.
• Registros que muestren detalles de préstamos, esfuerzos realizados para cobrar las cantidades adeudadas y razones por las que no se pudieron cobrar las deudas.

Si no presentaste una declaración, o presentaste una declaración fraudulenta, no hay un plazo de prescripción para la evaluación de los impuestos que debes.

Más de 7 años

Es posible que necesites mantener registros a largo plazo relacionados con activos que han aumentado o disminuido de valor desde que los compraste, dice Allec. Esto podría incluir bienes raíces, interés en un negocio, una cuenta Roth IRA y otros ciertos activos. ¿Por qué? Porque cuando vendes un activo después de tenerlo durante muchos años, se te pedirá que demuestres la base de costo, es decir, la cantidad que pagaste por él.

Por ejemplo, cuando vendes una propiedad con una ganancia significativa, probablemente debas pagar impuestos sobre las ganancias de capital. Calcular tu ganancia de capital a menudo requiere que guardes documentos que muestren el precio de compra, el costo de cualquier mejora, reclamaciones de seguro y refinanciamiento durante tres años después de vender y reportarlo en tu declaración de impuestos. Necesitarás esos registros para calcular la base del costo de la propiedad, que es el costo real, ajustado hacia arriba o hacia abajo según otros factores, tal como mejoras importantes a la estructura.

Pero dependiendo de su ganancia, muchas personas pueden evitar pagar impuestos sobre las ganancias de capital en la venta de su hogar. Al vender la residencia principal, quienes presentan declaraciones de impuestos individuales pueden excluir de los impuestos hasta $250,000 en ganancias, y las parejas que presentan una declaración conjunta de impuestos pueden excluir hasta $500,000.

Para que te corresponda la exclusión, debes haber vivido en esa residencia durante al menos dos de los últimos cinco años. Aun así, necesitarás guardar tu declaración de cierre de bienes raíces por al menos tres años después de vender la propiedad.

Si no cumples con los requisitos para evitar pagar impuestos sobre las ganancias de capital en la venta de tu hogar, necesitarás conservar registros de mejoras significativas en el hogar por al menos tres años después de la venta. La Publicación 523 del IRS, “Venta de su casa” (en inglés), describe cuáles son las mejoras que se pueden agregar a la base del costo para reducir tu factura por ganancias de capital. Lo mismo se aplica para propiedades de alquiler.

Además, mantén los registros de las propiedades heredadas y su valor cuando el dueño falleció, lo cual se convertirá en tu base tributaria.

La mayoría de las firmas de corretaje calcularán la base del costo de tus acciones, bonos y fondos mutuos, si bien solo deben hacerlo para las transacciones de acciones a partir del 2011 y para fondos mutuos a partir del 2012. Aun así, es buena idea guardar todos tus registros de transacciones en caso de que cambies de corredor, ya que los corredores no están obligados a mantener tus registros indefinidamente.

Aquí están los documentos que deberías guardar por más de siete años:

• Recibos y documentos relacionados con ventas y mejoras de viviendas.
• Registros del valor justo de mercado de propiedades heredadas al momento del fallecimiento del propietario original.
• Registros de transacciones de inversión.
• Registros de cuentas de jubilación como el Formulario 5498 que muestra contribuciones a cuentas IRA.

Cómo organizar tus registros fiscales

Mantener cierto orden después de presentar tus declaraciones, en lugar de tirar papeles en un archivador o una caja de zapatos, será útil si el IRS tiene preguntas más adelante.

“Es fácil sentirse abrumado en esta época del año, ya que los documentos financieros parecen llegar todos los días por correo regular o electrónico”, dice Chris Benson, CPA y socio del Grupo Asesor de Reforma Fiscal Estratégica del Instituto Americano de CPA. “A menudo vemos a personas poner todos esos documentos en una caja o una carpeta en su computadora, y luego cuando los necesitan, es imposible encontrar lo que buscan".

Para evitar el desorden, considera convertir documentos en papel a archivos electrónicos escaneándolos y almacenándolos en un servicio en la nube protegido con contraseña, como Dropbox, Google Drive o Microsoft OneDrive, o en una bóveda digital proporcionada por empresas como GoodTrust, Prisidio y Trustworthy por una tarifa mensual. Benson y Allec recomiendan usar carpetas digitales para organizar documentos de cada año fiscal para que puedas localizar fácilmente los registros fiscales cuando los necesites. Dale a cada archivo un nombre descriptivo, como "Recibos de donaciones caritativas 2025".

Si no te sientes cómodo almacenando registros fiscales electrónicamente, Allec advierte contra guardarlos en cajas de cartón u otros lugares donde podrían dañarse o destruirse si hay un incendio, inundación u otro desastre natural. "Si realmente quieres estar seguro con tus documentos en papel, usa almacenamiento a prueba de fuego", aconseja.