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¿Demasiadas cosas que hacer? La tecnología puede ayudarte con la organización

Las aplicaciones que agrupan la misma información en múltiples dispositivos y te permiten compartirla con tu pareja.

Hombre revisando la lista de compras en su teléfono inteligente

Getty Images            

In English | Te enorgullece ser organizado. Y cuando se trata de listas... ¡ay, las listas!

Tienes tu lista de las compras, tal vez una lista de cosas por hacer en casa y quizá una de prioridades relacionadas con el trabajo.

Las listas son buenas. Pero con tecnología, las listas pueden ser fabulosas.

Ahora es el momento de organizar y digitalizar todas tus listas y tenerlas sincronizadas entre todos tus dispositivos para que estén siempre a la mano y actualizadas en cualquier pantalla. A diferencia del papel, tus notas pueden recordarte que hagas cosas en un momento o lugar específico.

El altavoz inteligente también puede ayudarte. Puedes ponerte en acción muy fácilmente.


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1. Recopila tus notas

Si ya usas un programa o la sección de notas de tu teléfono para crear tus listas, genial. Estás encaminado.

Pero aquellos que todavía usan trozos de papel deberían dar el paso de organizar sus pensamientos y empezar a usar una de las muchas increíbles apps —abreviatura de aplicación, o lo que solíamos llamar "programa"— que se recomiendan a continuación. Sé que es una transición difícil al principio, porque la satisfacción de ir tachando las notas que has escrito a mano en un papel es fantástica.

Te entiendo. Pero una vez que pruebes los beneficios de una lista digital, no querrás mirar atrás.

Si tus tareas están en papel, tan solo recopila todas las listas que hayas creado y ponlas en un solo lugar.

Ahora elige una aplicación para hacer listas; puede parecer difícil, pero a continuación te mostramos algunas de las mejores. Además no importa qué tipo de dispositivo te gusta usar porque es casi seguro que las aplicaciones funcionarán en cualquiera.

Aplicación Evernote en teléfono inteligente

Piotr Swat / Alamy Stock Photo

2. Elige una aplicación para hacer listas

Muchas de las aplicaciones para hacer listas funcionarán con dispositivos Android, iOS (iPhones y iPads), MacOS y Windows (computadoras portátiles). Además de servir para las listas, estas aplicaciones también son ideales para ideas, notas y recordatorios.

Algunas buenas:

• Evernote es una aplicación muy útil para organizar tus listas, copiar sitios web, pegar fotos, grabar audio, dibujar diagramas y escribir notas. Todas las notas se sincronizan automáticamente en la nube, por lo que es fácil acceder a tu información en cualquier lugar, como por ejemplo, empezar en un teléfono inteligente y continuar en tu computadora portátil.

Incluso puedes tomar una foto del texto de un libro o revista y convertirlo en texto editable. Esta es una gran manera de guardar contenidos y hacer búsquedas por palabra clave.

La versión básica de Evernote, que permite utilizarla en dos dispositivos, es gratuita. Pero los planes premium con funciones avanzadas y almacenamiento adicional en la nube comienzan a partir de $10 al mes.

• OneNote de Microsoft es una herramienta parecida, popular para crear y administrar listas, además de los otros varios usos que se le pueden dar a un conveniente cuaderno digital, como anotar esa idea de un millón de dólares.

Como en el caso de Evernote, todas las notas se sincronizan de manera inalámbrica; por lo tanto, siempre tendrás a mano la versión más reciente de tu lista. Puedes guardar fotos, como algo que hayas visto en Pinterest; escanear tarjetas y documentos, y esbozar ideas directamente en OneNote.

Al igual que con Evernote, puedes compartir listas con otras personas. Ambas aplicaciones admiten la colaboración.

Aunque es gratis para empezar, se requiere una cuenta gratuita de Microsoft para usar OneNote. Puedes pagar por almacenamiento adicional en la nube si lo deseas.

Hay muchas otras aplicaciones para hacer listas de tareas, como Any.do, Google Tasks, Todoist, Wunderlist y Remember the Milk. Todas ellas son útiles. Aunque pueden variar en cuanto a las funciones y la interfaz, la mayoría son gratuitas para la funcionalidad básica y se sincronizan en todos tus dispositivos.

3. Consejos para administrar listas

Sin importar la aplicación que elijas, los siguientes son algunos consejos para aprovechar al máximo tus listas.

• Organiza tus listas separándolas según la finalidad que cumplen. Las palabras “jugo de naranja” en una lista de compras no deberían estar junto con los colores de pintura para una posible renovación del baño.

Puedes crear distintas listas para diferentes propósitos o, si lo prefieres, una lista maestra codificada por colores. Puedes mover los elementos de una lista hasta la parte superior con el mouse o con la punta del dedo si quieres priorizar algo. En algunos casos, puedes aumentar el tamaño de la letra de un artículo o ponerlo en negrita.

• Actualiza tu lista. En una aplicación, puedes tocar "X" para que aparezca tachada, o puedes hacer que se borre automáticamente una vez que hayas terminado la tarea.

Como está sincronizada, la tarea también aparecerá tachada cuando abras la aplicación en otro dispositivo. O, si compartes una lista con alguien, como tu cónyuge, siempre estará actualizada.

Persona sostiene un lápiz óptico en una tableta Microsoft Surface Pro 3

Oleksiy Maksymenko Photography / Alamy Stock Photo

• Compra un lápiz óptico (stylus pen) en tu tienda local de artículos por un dólar si te gusta la sensación de las notas escritas a mano. Puedes usarlo para escribir notas en un teléfono inteligente o tableta, y muchas aplicaciones de listas no solo te permitirán conservar tus notas escritas a mano tal cual, sino que también las digitalizarán por ti.

Algunos teléfonos, como la familia de los Galaxy Note de Samsung, ya tienen un lápiz óptico incluido. Está escondido debajo del teléfono.

• Aprovecha las ventajas de la tecnología. A diferencia del papel y el bolígrafo, las aplicaciones para hacer listas a menudo pueden impulsarte a hacer algo.

Para notas asociadas con plazos o tiempos, agrega un recordatorio o una alarma y elige el momento en que quieres recibir una notificación. Este proceso variará ligeramente dependiendo de la aplicación que estés usando y puede ser muy útil para tareas como pedir medicamentos para la presión a la farmacia en línea cada 90 días.

• Deja que tu lista compare precios. Algunas aplicaciones para hacer listas de compras, como Flipp, que es gratis, buscarán los mejores precios para los artículos que quieras comprar. Por ejemplo, si escribes “papel higiénico”, buscará los precios más baratos en tu localidad y te mostrará qué lugar los tiene.

También puedes hojear las circulares de las tiendas de tu zona y tocar lo que te interesa para que se recorte digitalmente y se guarde en otra parte de la aplicación.

• Usa tu altavoz inteligente al máximo. Los Echo de Amazon, HomePod de Apple y Nest de Google también pueden crear y organizar listas.

Puedes decirle a Alexa, a Google Assistant o a Siri que agregue un artículo a una lista de compras y luego pedirle que te cuente lo que hay en la lista de compras. También funciona en tu teléfono inteligente, por lo que puedes agregar notas o listas simplemente hablándole al teléfono.

Los asistentes personales incluso pueden darte recordatorios por ubicación: puedes decir “Siri, cuando llegue a casa, recuérdame que me fije si necesitamos más leche”.

Date tiempo para sentirte cómodo

Tanto si eres nuevo en la creación y administración de listas como si quieres subirte a la moda digital, la tecnología puede ayudarte a mantenerte organizado en todos tus dispositivos. En la mayoría de los casos, el servicio es gratuito (o casi).

Si no estás seguro de qué aplicación elegir, juega un par de días con las funciones para ver si te gusta la interfaz. Si sientes que le falta algo, investiga en el menú de Opciones o Configuración antes de desinstalar la aplicación: lo que quieres tal vez esté ahí pero no está activado de manera predeterminada.

Probando y equivocándose uno encuentra, sin duda, algo que ayude.

Si estás usando una aplicación para hacer listas o tomar notas que te gustaría compartir con el resto de nosotros, comenta abajo. Dinos qué es lo que más te gusta y por qué.

Marc Saltzman ha sido periodista independiente de tecnología durante 25 años. Su pódcast, Tech It Out, (en inglés) busca desglosar el lenguaje informático y traducirlo a uno más común.

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