Vida Sana
Si durante un viaje de negocios incurriste en gastos por concepto del propio viaje, regalos o transporte, debes haber guardado copia de los recibos de pago o al menos, haber llevado un registro de todo lo que pagaste en ese periodo.
Para que tus registros sean válidos como evidencia de gastos deducibles para el Servicio de Impuestos Internos, debes haber anotado los siguientes detalles:
- En términos generales: El costo de cada gasto por separado para viajes, alojamiento y comidas (incluyendo gastos incidentales como taxis, tarifas y propinas, entre otros); las fechas de salida y regreso de cada viaje y la cantidad de días; el destino del viaje (nombre de la ciudad, pueblo, estado o país); y finalmente, el propósito comercial del gasto o el beneficio comercial obtenido o esperado.
- Regalos: Para el IRS, cualquier transferencia que realices a un individuo, de forma directa o indirecta, donde no recibas paga alguna por parte del receptor, es un regalo. Para poder reclamar los gastos correspondientes a regalos, debes presentar el costo, la descripción y el día en que adquiriste un regalo para propósitos comerciales.
- Transportación: Costo y fechas por separado de cada gasto. Si se trata de un vehículo utilizado exclusivamente para negocios, debes tener los gastos del automóvil, el costo del auto y cualquier mejora que se le haya realizado, la fecha en que comenzaste a usarlo para el empleo o negocio, el millaje para cada uso comercial y el total de millas por año. En caso de que se trate de un auto de uso personal y solo lo hayas utilizado por concepto de un viaje de negocio, debes anotar las fechas, el destino y el propósito comercial de su uso.
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