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Guarda tus documentos jurídicos en un lugar de fácil acceso para los cuidadores familiares

Los testamentos y las directivas anticipadas deben mantenerse protegidos pero accesibles.

Una cuidadora familiar ayuda a su madre con documentos legales.

KALI9 / GETTY IMAGES

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Una de las conversaciones que suelo tener con mis clientes es sobre el lugar en el que piensan guardar su testamento y sus directivas anticipadas. Después de firmar los documentos, los clientes quieren saber quién debe recibir copias y dónde guardar los originales. Se trata de una decisión crucial que todos deben tener en cuenta para sí mismos y para sus cuidadores actuales o futuros.

Proteger los documentos jurídicos y facilitar el acceso a esta información es un aspecto importante de tu plan de cuidados. Si tienes una emergencia médica o mueres de forma inesperada y no se pueden encontrar tus documentos, tus seres queridos tendrán dificultades para brindarte la asistencia que necesitas o para resolver tus asuntos finales.


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Los documentos originales siguen siendo importantes

Si bien muchos aspectos de nuestros asuntos financieros y jurídicos se crean y existen en el mundo digital, se siguen utilizando —y con frecuencia se exigen— documentos originales en papel con firmas manuscritas cuando se trata de documentos legales, sobre todo los poderes notariales y los testamentos. 

La seguridad y la accesibilidad de los documentos son los dos factores principales que debes tener en cuenta al decidir el lugar donde guardar los originales. Lamentablemente, el lugar más seguro no siempre es el más accesible. Por ejemplo, una caja de seguridad en el banco o en la oficina de correos es un buen lugar para guardar ciertos objetos, pero no tus documentos originales (las copias sí). En caso de no tener la llave y la autorización para abrir la caja, tus seres queridos no podrán retirar los documentos. Esto no les servirá de mucho si te encuentras incapacitado y no pueden consultar las directivas anticipadas o el poder notarial que guardaste en la caja. Si mueres y ellos creen que tu caja de seguridad contiene un testamento, instrucciones para el entierro, una escritura de una parcela de cementerio, una póliza de seguro de vida o algo similar, quizá puedan solicitarle al juez que les permita abrirla. No obstante, no deja de ser un dolor de cabeza. 

Algunos abogados se ofrecen a conservar la documentación original por motivos de seguridad. Sin embargo, esto también plantea inconvenientes. Tus seres queridos tendrían que ponerse en contacto con el despacho jurídico y lograr que les entreguen los documentos. El despacho puede aprovechar la ocasión para intentar convertirlos en sus clientes o bien cobrarles por darles los documentos. También puede ocasionar demoras innecesarias. Además, he visto casos en los que un abogado se jubila o muere sin haberle entregado al cliente los documentos originales, que terminan perdiéndose para siempre. Y un testamento perdido es prácticamente como no tener ningún testamento. 

Quizá tengas la opción de depositar los originales en el despacho del secretario del tribunal. Algunos estados permiten que el secretario del condado guarde los testamentos originales antes de que el testador fallezca. Si esta opción es posible en tu estado, consulta con tu abogado antes de depositar el testamento. Ten en cuenta que deberás recuperar ese testamento si lo revocas, si redactas uno nuevo o si te mudas fuera del estado.

Si decides guardar tus documentos originales en casa, debes protegerlos contra incendios e inundaciones. Una bolsa impermeable y una caja fuerte resistente al fuego protegen más que un archivador o el refrigerador (sí, he tenido clientes que guardaban su testamento en el refrigerador). Si los guardas bajo llave, recuerda que alguien tendrá que tener una copia de la llave o conocer el lugar donde la guardas. 


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Establece quiénes recibirán copias de los documentos jurídicos

La confusión sobre quién debería estar a cargo cuando un ser querido está hospitalizado y no puede comunicarse puede agravar aún más un momento estresante. Esta situación se puede evitar si entregas copias de tu designación de representante para asuntos de salud y de tu testamento vital a tus agentes de atención médica. Les digo a mis clientes que repartan sus directivas médicas como si fueran dulces en Halloween: entrega copias a tus agentes, a tus médicos y a tus amigos. Guárdalas en tu aplicación para cuidadores familiares. Guárdalas en tu teléfono y en la guantera de tu automóvil. La privacidad no es algo tan problemático en el caso de estos documentos.

La privacidad puede resultar importante cuando se trata de tu poder notarial, tu testamento o tu fideicomiso. Entregar copias a tus familiares o beneficiarios puede no ser lo más conveniente. Es posible que quienes las reciben no estén de acuerdo con la forma en que has distribuido la herencia o con las personas que has nombrado fideicomisarios o albaceas. En ese caso, deja las copias en manos de personas no interesadas (es decir, que no recibirán ninguna parte de tu herencia y que no pueden hacer nada con los documentos). Si no tienes en mente a una persona no interesada, averigua si el estudio de tu asesor financiero ofrece un servicio de custodia digital en un depósito de seguridad en internet. Quizá tu abogado también ofrezca ese servicio.    

También puedes considerar la posibilidad de inscribir copias de tus documentos en los registros públicos de tu condado. Esto tendrá un costo, pero una copia certificada de un documento en los registros públicos a veces puede resultar tan eficaz como un original. Tu poder notarial o la declaración de designación de un tutor anticipado pueden ser documentos que te convendría inscribir si no te importa que pasen a formar parte de los registros públicos.

Comparte la ubicación de tu documentación actual

Aunque decidas no entregar copias u originales a tus futuros cuidadores y a tus seres queridos, diles dónde podrán encontrar los documentos importantes en caso de necesitarlos (y el modo de obtenerlos). Si prefieres no decírselo de antemano, deja una carta con instrucciones para que puedan hacerlo en caso de que quedes incapacitado o mueras. Diles a tu abogado y a tus asesores el lugar donde has guardado tus documentos y pídeles que lo apunten en tu expediente, o también puedes entregarles una copia de tu carta con instrucciones para que la conserven. Si decides cambiar el lugar, díselo.

Siempre que prepares nuevos documentos, asegúrate de no dejar cabos sueltos. Destruye o descarta los documentos que ahora queden anulados. Envía un aviso de revocación a todos los que tengan copias u originales. Si has inscrito alguno de esos documentos, inscribe también el aviso de revocación. Pide a todos los que tengan copias que destruyan o descarten los documentos que tienen en su poder. 

En última instancia, lo que menos quieres es que tus seres queridos tengan que recurrir a los tribunales si solo pueden encontrar una copia de tus documentos o, peor aún, si no encuentran ninguno. La organización y la comunicación son indispensables tanto para proteger tu documentación como para que tus seres queridos puedan utilizarla sin inconvenientes cuando llegue el momento.