Guarda tus documentos jurídicos en un lugar de fácil acceso para los cuidadores familiares

Algunos abogados se ofrecen a conservar la documentación original por motivos de seguridad. Sin embargo, esto también plantea inconvenientes. Tus seres queridos tendrían que ponerse en contacto con el despacho jurídico y lograr que les entreguen los documentos. El despacho puede aprovechar la ocasión para intentar convertirlos en sus clientes o bien cobrarles por darles los documentos. También puede ocasionar demoras innecesarias. Además, he visto casos en los que un abogado se jubila o muere sin haberle entregado al cliente los documentos originales, que terminan perdiéndose para siempre. Y un testamento perdido es prácticamente como no tener ningún testamento. 

Quizá tengas la opción de depositar los originales en el despacho del secretario del tribunal. Algunos estados permiten que el secretario del condado guarde los testamentos originales antes de que el testador fallezca. Si esta opción es posible en tu estado, consulta con tu abogado antes de depositar el testamento. Ten en cuenta que deberás recuperar ese testamento si lo revocas, si redactas uno nuevo o si te mudas fuera del estado.

Si decides guardar tus documentos originales en casa, debes protegerlos contra incendios e inundaciones. Una bolsa impermeable y una caja fuerte resistente al fuego protegen más que un archivador o el refrigerador (sí, he tenido clientes que guardaban su testamento en el refrigerador). Si los guardas bajo llave, recuerda que alguien tendrá que tener una copia de la llave o conocer el lugar donde la guardas. 

Establece quiénes recibirán copias de los documentos jurídicos

La confusión sobre quién debería estar a cargo cuando un ser querido está hospitalizado y no puede comunicarse puede agravar aún más un momento estresante. Esta situación se puede evitar si entregas copias de tu designación de representante para asuntos de salud y de tu testamento vital a tus agentes de atención médica. Les digo a mis clientes que repartan sus directivas médicas como si fueran dulces en Halloween: entrega copias a tus agentes, a tus médicos y a tus amigos. Guárdalas en tu aplicación para cuidadores familiares. Guárdalas en tu teléfono y en la guantera de tu automóvil. La privacidad no es algo tan problemático en el caso de estos documentos.

La privacidad puede resultar importante cuando se trata de tu poder notarial, tu testamento o tu fideicomiso. Entregar copias a tus familiares o beneficiarios puede no ser lo más conveniente. Es posible que quienes las reciben no estén de acuerdo con la forma en que has distribuido la herencia o con las personas que has nombrado fideicomisarios o albaceas. En ese caso, deja las copias en manos de personas no interesadas (es decir, que no recibirán ninguna parte de tu herencia y que no pueden hacer nada con los documentos). Si no tienes en mente a una persona no interesada, averigua si el estudio de tu asesor financiero ofrece un servicio de custodia digital en un depósito de seguridad en internet. Quizá tu abogado también ofrezca ese servicio.    

También puedes considerar la posibilidad de inscribir copias de tus documentos en los registros públicos de tu condado. Esto tendrá un costo, pero una copia certificada de un documento en los registros públicos a veces puede resultar tan eficaz como un original. Tu poder notarial o la declaración de designación de un tutor anticipado pueden ser documentos que te convendría inscribir si no te importa que pasen a formar parte de los registros públicos.

Comparte la ubicación de tu documentación actual

Aunque decidas no entregar copias u originales a tus futuros cuidadores y a tus seres queridos, diles dónde podrán encontrar los documentos importantes en caso de necesitarlos (y el modo de obtenerlos). Si prefieres no decírselo de antemano, deja una carta con instrucciones para que puedan hacerlo en caso de que quedes incapacitado o mueras. Diles a tu abogado y a tus asesores el lugar donde has guardado tus documentos y pídeles que lo apunten en tu expediente, o también puedes entregarles una copia de tu carta con instrucciones para que la conserven. Si decides cambiar el lugar, díselo.

Siempre que prepares nuevos documentos, asegúrate de no dejar cabos sueltos. Destruye o descarta los documentos que ahora queden anulados. Envía un aviso de revocación a todos los que tengan copias u originales. Si has inscrito alguno de esos documentos, inscribe también el aviso de revocación. Pide a todos los que tengan copias que destruyan o descarten los documentos que tienen en su poder. 

En última instancia, lo que menos quieres es que tus seres queridos tengan que recurrir a los tribunales si solo pueden encontrar una copia de tus documentos o, peor aún, si no encuentran ninguno. La organización y la comunicación son indispensables tanto para proteger tu documentación como para que tus seres queridos puedan utilizarla sin inconvenientes cuando llegue el momento.