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10 maneras de lidiar con las distracciones al volver a la oficina

Consejos para controlar las interrupciones que no suceden cuando trabajas desde casa.

Ejecutiva en su escritorio rodeada de todos sus compañeros que la distraen
GETTY IMAGES

Ahora que volvieron a abrir los lugares de trabajo, vuelven también las distracciones que surgen cuando muchas personas trabajan en el mismo espacio. En una reciente encuesta (en inglés) se reveló que uno de cada cuatro empleados considera que sus colegas constituyen su principal distracción en el empleo.

Pero con más empleados de vuelta a la oficina, muchos han tenido que adaptarse a las interrupciones que no ocurrían en su casa, por ejemplo, cuando conversan con colegas que no han visto en persona desde hace mucho tiempo. Si te resulta difícil mantener tu concentración, aquí te ofrecemos consejos sobre cómo superar esas interrupciones que afectan la productividad en la oficina. 

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1. Optimiza la configuración de tu espacio

A la hora de buscar maneras eficientes de trabajar, empieza por tu entorno inmediato, recomienda la asesora ejecutiva Henna Pryor, fundadora de Pryority Group, una empresa de consultoría. Determina cuáles son los elementos que más interrumpen tu concentración. Si sientes la tentación de mirar tu teléfono con demasiada frecuencia, colócalo en un cajón. Si el ruido de la oficina te distrae, compra unos auriculares o audífonos con cancelación de ruido. “No dependas exclusivamente de tu fuerza de voluntad”, aconseja Pryor, quien también recomienda personalizar el fondo de la pantalla del teléfono con un mensaje como: “¿Es esto lo más importante que puedes hacer en este momento?”.

2. Desactiva las notificaciones

“Hoy día, las distracciones más frecuentes en el lugar de trabajo son las del mundo digital”, señala Pryor. Puede ser que escuches una alerta de un mensaje de texto, o que recibas una notificación de Slack o un aviso emergente sobre un correo electrónico, “todo eso mientras estamos en una llamada por Zoom y debemos oprimir con urgencia el botón de silencio antes de que alguien lo escuche todo”, dice. Desactiva todas las notificaciones que puedas, para que no estés siempre iniciando nuevas tareas antes de terminar la que tienes enfrente.

3. Reconoce las metas más importantes

A pesar de contar con tantos medios para comunicarnos, muchas veces no lo hacemos bien, según Bill Catlette, asesor ejecutivo y socio de Contented Cow Partners, una empresa de consultoría de liderazgo. “A pesar de los miles de millones de dólares que se gastan en comunicaciones internas, y aun con dispositivos en el bolsillo o la mano de cada persona, por lo general fracasamos a la hora de ayudar a nuestro personal a entender —a entender de verdad— hacia dónde nos dirigimos”, afirma Catlette. Es importante consultar con tu supervisor para entender cómo tu trabajo contribuye a las prioridades de la organización. Es difícil sentir entusiasmo por tu trabajo y optimizar tu productividad si no entiendes la importancia que tienen tus labores.

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4. Aprovecha al máximo tus momentos de mayor energía

Probablemente has notado que tu nivel de energía sube o baja a ciertas horas del día. Conviene priorizar esos momentos de mayor energía y agudeza mental para realizar las tareas que exijan más concentración y creatividad. Así lo señala Sarah Deane, fundadora y directora ejecutiva de MEvolution, una empresa de consultoría organizacional. “Todos tenemos un ritmo natural a lo largo del día. Cuando sube nuestra energía, podemos concentrarnos mejor y ser más productivos”.

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5. Vuelve a entrenar tu cerebro

Posiblemente necesites un poco de práctica para acostumbrarte a trabajar junto a otras personas, según Pryor. “El cerebro es un músculo mental que se puede entrenar y optimizar”. Con la práctica, se puede volver a entrenar el cerebro para poder trabajar con mayor concentración, pero se trata de un proceso de adaptación, dice Pryor. Así que procura establecer metas y pon atención a tus avances y tu capacidad de prevenir e ignorar las distracciones.

6. Reserva tiempo en tu horario para conversar con tus colegas

Si acabas de volver al trabajo —o si tienes un horario híbrido en el que no te toca estar mucho tiempo con tus colegas en la oficina—, probablemente te dará gusto volver a verlos y querrás conversar con ellos. “Hemos echado de menos la conexión humana, por lo que últimamente ha sido más fácil que las charlas no relacionadas con el trabajo consuman mucho tiempo en la oficina”, dice Pryor. Una manera de controlar las charlas es establecer al principio un límite de tiempo. Por ejemplo, puedes decir que tienes 10 minutos para conversar en ese momento. Otra opción es programar una hora específica para charlar con tu colega en un almuerzo o mientras toman un café o un breve descanso.

7. Establece bloques de tiempo en tu agenda de trabajo

Pryor también recomienda reservar bloques de tiempo en tu agenda de trabajo para realizar ciertas tareas. Teniendo en cuenta tus propios ciclos de energía, usa tu calendario para designar bloques de tiempo específicamente para ciertas tareas, como conversaciones individuales o labores administrativas. También se puede usar la técnica Pomodoro, que consiste en programar un temporizador para concentrarte exclusivamente en determinada tarea durante el tiempo designado. “Estas técnicas te ayudan a concentrarte en lapsos más breves y suelen ser más factibles que intentar trabajar largas horas sin distraerte”, dice Pryor.

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8. Haz el juego de “luz roja, luz verde”

Los indicadores visuales también pueden ser útiles en los entornos de oficina, según Pryor. En algunas empresas se ha adoptado un esquema de colores rojo, amarillo y verde: los empleados colocan hojas de papel o incluso notas autoadhesivas de estos colores, a manera de indicadores. También se puede crear una versión digital de este esquema.

  • El rojo significa: “Estoy concentrándome en algo importante. No me interrumpan”. 
  • El amarillo, en cambio, significa: “Acercarse con precaución”.
  • Y el verde denota: “Estoy disponible para conversar. ¡Adelante!”. 

9. Cuidado con el agotamiento

Es difícil ser productivo si te sientes agotado, lo cual incide directamente en tu salud y bienestar. Así lo señala Cara de Lange, fundadora de Softer Success®, una compañía que ayuda a las empresas a contrarrestar el agotamiento con soluciones basadas en datos científicos. “El fenómeno conocido como ‘renuncia silenciosa’ se debe a que las personas se sienten agotadas”, afirma De Lange. Procura reconocer las señales de agotamiento y tomar descansos cuando te sientas cansado o irritable.

10. Delega tareas cuando puedas

No caigas en la trampa de creer que tienes que hacerlo todo tú solo, aconseja Andrea Meyer, directora de servicios de beneficios en WorkSmart Systems. La delegación de tareas no es una muestra de pereza, sino de eficacia. Cuando delegas tareas a tus empleados, les permites “ganar experiencia de liderazgo y cultivar habilidades que beneficiarán a tu empresa en el largo plazo”, señala Meyer. Además, así dispondrás de más tiempo para las tareas que más se ajusten a tus puntos fuertes, lo cual te permitirá concentrarte mejor y ser más productivo.

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