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Cómo puede un equipo financiero ayudar a tu pequeña empresa

Los contadores y los tenedores de libros pueden contribuir al éxito de tu negocio.

Mano de una persona que hace cuentas en una calculadora y con la otra sostiene unas facturas.

Ashley Powdar

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La mayoría de los emprendedores abordan la fase inicial de la creación de su pequeña empresa con una mentalidad luchadora, dispuestos a hacerlo todo y empeñados en salir adelante sea como sea. Metafóricamente hablando, tienen que construir el avión y pilotearlo al mismo tiempo, ya que de otra manera corren el riesgo de sumirse en una situación de "parálisis por análisis".

Pero si no prestas suficiente atención a los fundamentos financieros de tu empresa, ¿cómo podrás sostener el crecimiento que con tanto esfuerzo has logrado? Una de las claves de la supervivencia es contener los costos al tiempo que te mantienes al tanto de tus ingresos y gastos.

Zoe Bogan, fundadora y directora ejecutiva de ZB Agency, afirmó (en inglés) en un reciente seminario virtual de AARP que "todo empresario necesita contar con un equipo financiero de confianza" al pasar de ser un emprendedor sin empleados a dirigir una empresa. Contratar a un buen tenedor de libros o contador puede marcar la diferencia entre aumentar tus ingresos y desaprovechar oportunidades financieras. Sin embargo, las investigaciones (en inglés) indican que solo un 26% de los propietarios de pequeñas empresas consultan con regularidad con un contador o tenedor de libros.

Si entiendes bien la diferencia entre un contador y un tenedor de libros —y el valor de sus respectivas funciones—, podrás tomar decisiones estratégicas más inteligentes y estarás más al tanto de la situación financiera de tu pequeña empresa.


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Conoce a tu equipo financiero

Incluso después de consultar libros y tomar cursos sobre cómo emprender un negocio, los propietarios de pequeñas empresas deben seguir buscando maneras de mejorar su estrategia en cuanto a los aspectos financieros de su empresa. Siempre hay algo más que aprender, incluso si optas por tercerizar gran parte de las responsabilidades financieras de tu negocio.

Ten en cuenta las diferencias entre las funciones principales de los integrantes de tu equipo financiero.

Director financiero: el director financiero es responsable de administrar el flujo de dinero, realizar la planificación financiera y entender los puntos fuertes y débiles de la situación financiera de la empresa. Este ejecutivo de alto nivel puede proponer medidas correctivas y ayudarte a pensar de forma estratégica sobre la trayectoria y rentabilidad de tu negocio. Algunos directores financieros prestan sus servicios a tiempo parcial o por contrato.  Tal es el caso de Nancy Jacobson, directora financiera a tiempo parcial y ganadora del concurso "Make Your Move" de AARP en el 2020, quien afirma que este tipo de directores financieros cumplen una función indispensable para las iniciativas empresariales y los pequeños negocios.

Según Jacobson, entusiasta de las pequeñas empresas y contadora financiera certificada, muchas pequeñas iniciativas fracasan porque sus propietarios no alcanzan a comprender los aspectos relativos al presupuesto y al flujo de fondos. Muchos de ellos necesitan ayuda para llevar un control de su situación financiera, pero no generan suficientes ingresos para justificar el gasto mensual que eso implica. Por eso Jacobson lanzó Xtended Financial Resources (en inglés), que brinda servicios a tiempo parcial de directores financieros a pequeñas empresas que necesitan acceder a asesoría financiera a un precio asequible.

Contador: el contador se encarga de preparar estados financieros, gestionar las declaraciones de impuestos y supervisar las auditorías. Contratar a un contador puede implicar una inversión costosa, ya que su tarifa puede ser hasta cuatro veces mayor que la de un tenedor de libros. Sin embargo, cabe considerar que el contador aporta a tu equipo una perspectiva a largo plazo. Este profesional no debe encargarse de anotar ni controlar las transacciones del día a día. Se recomienda adoptar un esquema de consultas trimestrales con tu contador, las cuales deben centrarse en la situación financiera a grandes rasgos. 

Tenedor de libros: el tenedor de libros es responsable de registrar las transacciones financieras y de asegurar la precisión de todos los registros contables. Además, puede calcular los pagos que deban efectuarse al Gobierno y preparar estados financieros internos. Es importante que sepas llevar un registro preciso de tus transacciones del día a día, pero ten en cuenta que en algún momento podría resultar más eficiente contratar a un tenedor de libros. Si llega un momento en el que mantener personalmente los registros financieros de tu empresa te roba tiempo que podrías dedicar al crecimiento de tu negocio, deberías encargar esa función a otra persona.

Por qué es importante contar con un equipo financiero

¿Revisas tus estados de cuenta bancarios de cada mes? ¿Y tienes cuentas separadas para tu empresa y tus fondos personales? Contar con un equipo financiero no te exime totalmente de la responsabilidad de usar buenas prácticas financieras como empresario. Ni tampoco sería sensato combinar las funciones de tu equipo financiero a fin de ahorrar dinero y tiempo. A medida que crezca tu negocio y generes suficientes ingresos para costear los servicios de un tenedor de libros y de un contador, ten en cuenta lo que aporta cada uno.

El valor de los servicios de un contador: Amanda Gascoigne, contadora certificada con 20 años de experiencia en pequeñas empresas, explica que "los contadores no acceden simplemente a tu sistema informático, oprimen un botón y producen tus (…) estados financieros y declaraciones de impuestos".

Si bien sus servicios cuestan más que los de un tenedor de libros, el contador ayuda a gestionar el cumplimiento de las normativas; aporta una perspectiva de pensamiento crítico a los factores externos que afectan los impuestos que debes pagar; y mantiene contactos, por ejemplo, con asesores de recursos humanos y abogados de confianza. En pocas palabras, un buen contador posee destrezas humanas que no pueden automatizarse con un programa de software contable.

El valor de los servicios de un tenedor de libros: la teneduría de libros permite llevar un control de todas las transacciones que se realicen en tu empresa, pero consiste en más que unas simples anotaciones. Supongamos que quieres entender por qué no lograste mayores ganancias a pesar de haber disfrutado de un período de grandes ventas. El estado financiero más reciente indica que gastaste una fortuna en costos de franqueo y artículos de oficina. En consecuencia, podrías tomar la decisión de comprar en grandes cantidades para reducir los costos unitarios o, a fin de aprovechar los descuentos ofrecidos por el proveedor, limitar tus pedidos a dos por año. La teneduría de libros precisos mejora las actividades presupuestarias y la gestión del flujo de dinero. Pero, desde luego, la recopilación y el análisis de estos datos es una labor que lleva tiempo. Contratar a un tenedor de libros puede ser una manera eficiente de mantenerte al día con estas funciones esenciales.

Cómo aprovechar nuevas oportunidades de negocio

A veces, la suma de los pequeños hábitos financieros se combina para crear el marco más amplio de una empresa con solidez financiera. Y una situación financiera saludable, a su vez, puede poner al propietario en condiciones para aprovechar de inmediato las siguientes oportunidades para pequeñas empresas:

Subvenciones: la teneduría de libros precisos permite ahorrar tiempo a la hora de solicitar subvenciones, sobre todo si el plazo para presentar la solicitud está por vencer.

Créditos y deducciones tributarios: tu contador tal vez pueda identificar créditos y deducciones que beneficiarían a tu empresa, entre ellos el crédito de retención de empleados.


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Inversiones de capital de riesgo: una buena gestión de los estados de cuenta financieros de flujo de dinero, de resultados y de pérdidas y ganancias crea una transparencia financiera que puede inspirar confianza en quienes tengan interés en invertir capital de riesgo en tu empresa.

Contratos gubernamentales: si tu empresa puede proporcionar los registros financieros claros que se exigen para el proceso de evaluación, podrías obtener contratos con entidades gubernamentales a nivel federal, estatal y local.  

Certificaciones para pequeñas empresas: puedes ampliar tu acceso a nuevas oportunidades y lograr que crezca tu negocio con la asesoría de organizaciones y agencias que ayudan a las pequeñas empresas capaces de acreditar que cumplen ciertos criterios (por ejemplo, cuyos propietarios son mujeres o pertenecen a grupos raciales minoritarios).

Préstamos bancarios: si llevas buenos registros financieros y cuentas con una sólida relación con el banco donde tengas tu cuenta empresarial, puedes acceder a líneas de crédito, préstamos para pequeñas empresas y otros recursos.

Para construir una empresa con solidez financiera y oportunidades de crecimiento, se necesita tiempo y paciencia.  Pero a medida que crezca tu negocio, una inversión para mejorar tu equipo financiero podría traducirse en ahorros a largo plazo y, posiblemente, en el acceso a oportunidades que antes eran inalcanzables.

Para obtener más información sobre cómo tercerizar las responsabilidades financieras a profesionales certificados, descarga las hojas de consejos de AARP sobre contabilidad y teneduría de libros o visita el Centro de recursos para pequeñas empresas de personas mayores de 50 años (Small Business Resource Center for the 50-plus) —enlaces en inglés— para acceder a recursos adicionales relacionados con las prácticas financieras.


Ashley Powdar es la directora de contenidos para empleadores del equipo de Adaptabilidad Económica de AARP. Trabaja con los participantes del Programa de Compromiso de Empleadores de la organización para promocionar el valor de una fuerza laboral multigeneracional. También asiste e informa sobre cuestiones que afectan a los propietarios de pequeñas empresas.