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Cómo firmar documentos electrónicamente en cualquier dispositivo

Gracias a la firma digital en documentos legales y facturas, hay menos papeles que guardar.

spinner image Manos salen de dos pantallas de computadoras portátiles en una imagen que ilustra las firmas electrónicas
Cómo firmar documentos electrónicamente en cualquier dispositivo.
Getty Images

Presentarse a la oficina de un banquero o abogado para firmar un contrato en persona va por el mismo camino que el teléfono de disco rotatorio y se debe, solo en parte, a las inquietudes de los últimos años sobre el contagio de gérmenes.

Hoy en día tampoco es necesario imprimir documentos recibidos por correo electrónico, tener que llevar correspondencia a un servicio de correo urgente ni escanear partes de documentos legales para enviar una copia de tu firma al solicitante.

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Firmar documentos electrónicamente —el equivalente digital de firmar con tinta— ahorra tiempo y molestias porque puedes usar virtualmente cualquier dispositivo, ya sea una computadora de escritorio, una computadora portátil, un teléfono inteligente o una tableta. También reduce el uso de papel.

Las firmas electrónicas se utilizan para todo tipo de contratos legalmente vinculantes porque establecen un registro electrónico del momento en que se abrió, firmó y devolvió el documento. Son el formato preferido de la documentación oficial a menos que se necesite tu presencia para autorizar formalmente un documento. En la actualidad las compañías piden a los empleados nuevos que firmen electrónicamente las ofertas de trabajo.

Dependiendo de la aplicación que use el remitente, tal como Acrobat Sign de Adobe, DocuSign o Dropbox Sign (antes llamada HelloSign), te pedirán que escribas tu nombre. A continuación, aparecerá en tu pantalla una firma física generada por la computadora. En un teléfono inteligente, tableta o computadora con pantalla táctil puedes firmar tu nombre manualmente con el dedo. Además, en tu computadora Mac o PC, puedes usar el ratón para firmar, aunque es un poco más frustrante.

De ese modo estarás creando una firma electrónica que es rápida, gratuita y sin papel. La firma electrónica le ahorra al remitente un promedio de $36 por contrato, al reducir papel, impresión y franqueo postal, dice DocuSign.

Firmar un documento en una aplicación especial

La forma más común de firmar algo electrónicamente es con una aplicación como las mencionadas antes. Es en el caso de documentos seguros y legalmente vinculantes que tienes previsto recibir electrónicamente.

Por lo general, la aplicación te orientará paso a paso por el documento y te indicará dónde firmar. Estos documentos suelen llegar como archivos adjuntos de un correo electrónico o como correos electrónicos separados del remitente originario. En ocasiones, el remitente te avisará que está por llegar un correo electrónico.

El proceso varía entre las plataformas de firma electrónica, pero el concepto es el mismo. Y funciona tanto en computadoras como en teléfonos inteligentes.

1. Abre el correo electrónico y asegúrate de que sea de una fuente confiable o del remitente con quien te estás comunicando, como por ejemplo una compañía de bienes inmuebles o un concesionario de vehículos. En caso de duda, contacta al remitente para confirmar.

2. Haz clic en el enlace del correo electrónico o si el documento aparece en el cuerpo del correo, haz clic en el botón View (Ver) para comenzar. Se abrirá el documento que debes firmar, como por ejemplo un contrato o un acuerdo de arrendamiento.

3. Por razones legales, primero debes aceptar que vas a firmar electrónicamente; haz clic en Yes (Sí). Algunas plataformas requieren que ingreses los últimos cuatro dígitos de tu número de Seguro Social como método de verificación. Después de confirmar el contrato, deberías ver dónde debes hacer clic o tocar para firmar. Se suele marcar con etiquetas resaltadas de color que dicen Sign (Firmar) o Sign Here (Firmar aquí).

4. Con el ratón o el dedo, haz clic o toca para firmar cada etiqueta y sigue las instrucciones para añadir tu firma o iniciales electrónicas. Es posible que nuevamente tengas que escribir tu nombre en el teclado o firmar con el ratón o el dedo en un dispositivo con pantalla táctil.

5. Confirma tu firma haciendo clic en Done (Listo), Finish (Finalizar) o Completed (Completado). Debería aparecer un mensaje que confirma que has firmado satisfactoriamente el documento, el cual se enviará automáticamente al destinatario. Algunos programas te ofrecen la opción de descargar una versión para que la guardes. Por lo general, también recibirás un correo electrónico con la versión que firmaste electrónicamente.

Firmar electrónicamente un documento impreso

A veces un documento importante podría necesitar tu atención y firma inmediata —como una autorización para que tus nietos naden en la piscina de la comunidad—, pero no tienes cerca tu computadora o impresora. En esos casos son convenientes las firmas electrónicas enviadas con el teléfono inteligente mediante correo electrónico o mensaje de texto.

En un iPhone o iPad. Si tienes un documento en papel, puedes usar la cámara de tu teléfono para escanearlo. Es una opción útil si necesitas guardar una copia para tus archivos.

1. Abre la aplicación Notes (Notas), toca el ícono de la cámara y selecciona Scan Documents (Escanear documentos).

2. Coloca el documento en el visor de la cámara y toma una foto para escanearlo. Toca Save (Guardar).

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3. Toca el ícono Share (Compartir) —el cuadrado con una flecha hacia arriba, que aparece en la esquina superior derecha de la pantalla. Toca el ícono Markup (Marcado) —la imagen de la punta de un bolígrafo cerca de la parte inferior de la pantalla—.

4. Usa el dedo o un lápiz óptico para firmar donde se necesite. Puedes usar los dedos para acercar y alejar el documento antes de firmarlo. También verás distintas opciones de bolígrafo y marcador para seleccionar abajo en la pantalla.

5. Toca Done (Listo) cuando termines. Te pedirá que lo envíes de regreso al remitente.

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En un dispositivo Android. Puedes usar la aplicación incorporada Google Drive para firmar electrónicamente un documento y para escanear un documento en papel. Si no ves el ícono del triángulo de colores de Google Drive en la pantalla de inicio, haz una búsqueda de la palabra "drive" y aparecerá.

Recuerda que las instrucciones para los teléfonos inteligentes y tabletas Android pueden variar ligeramente de un fabricante a otro y según la versión del sistema operativo que tengas. Estas instrucciones son para el Samsung Galaxy S23 y el Samsung Galaxy A32, ambos con la versión de Android 13.

1. Abre Google Drive. Toca el botón Add (Añadir), el signo + abajo a la derecha de la pantalla | pulsa Scan (Escanear) y toma una foto del documento que deseas escanear. Si tu teléfono inteligente no tiene la opción de escanear, tal vez debas ir a Google Play para descargar una aplicación de escaneado, como Adobe Scan, que te permite escanear documentos gratis, pero que tiene otras opciones de compra dentro de la aplicación.

2. Para ajustar el área de escaneado, toca el ícono Crop (Recortar) en la esquina inferior derecha y posiciona los puntos azules para definir el área que estás escaneando. Esto te permite eliminar superficies y enfocarte en el documento.

3. Toca Add + (Añadir) otra vez para escanear más páginas si estás digitalizando un documento de muchas páginas y deseas guardarlo como un solo documento PDF. Toca Next (Siguiente) cuando termines de escanear. Tendrás que darle un nombre al documento y cargarlo a Google Drive o a otro lugar | Save (Guardar).

4. Google Drive te permite abrir un PDF en Google Docs, pero no te permite firmarlo. Si estás en Adobe Scan, selecciona ⋮ More (Más) | Fill & Sign (Rellenar y firmar) | la punta del bolígrafo abajo a la derecha | Add signature + (Añadir firma). Luego usa el dedo o un lápiz óptico para escribir en el área Sign Here (Firmar aquí) | Done (Listo). Puedes mover la firma, que está encerrada temporalmente en el recuadro azul, por la página con el dedo y aumentar el tamaño también con el dedo.

Muchas aplicaciones lectoras de PDF también te permiten dibujar para escribir tu firma, como Samsung Notes, que se incluye en los teléfonos Samsung, y otra aplicación de Adobe llamada Adobe Acrobat Reader, que es gratis en Google Play.

spinner image Persona firma en la pantalla de su teléfono
Getty Images

Firmar un documento en PDF o en Word

Si recibiste por correo electrónico o mensaje de texto un documento para firmar, ábrelo tocando el archivo adjunto. Asegúrate de saber de quién proviene el documento y que tenías previsto recibirlo.

En un iPhone o iPad. Si el documento es un PDF, toca el ícono Markup (Marcado) —la imagen de la punta de un bolígrafo—, selecciona un bolígrafo cerca de la parte inferior de la pantalla y firma el documento con el dedo. Tendrás que girar el dispositivo de lado a la vista horizontal para firmar con el dedo en la línea. Toca Done (Listo) cuando termines y te pedirá que lo envíes de regreso al remitente.

Si es un documento Word de Microsoft, verifica que tengas instalada la aplicación Word, que puedes descargar gratis de las tiendas App Store o Google Play. Hay ciertas funciones que tal vez no sean gratuitas en la aplicación, así que tienes dos opciones.

Opción 1. Usa la aplicación Word.

Algunos planes de Microsoft para tu computadora personal permiten acceso a las funciones extras en el teléfono inteligente, por lo que quizás tengas esta opción sin cargo adicional. Pruébalo primero.

1. Toca el archivo adjunto para abrirlo y selecciona el ícono Share (Compartir) —el cuadrado con una flecha hacia arriba, que aparece abajo a la izquierda del teléfono—. Ahora selecciona la aplicación Word. Si no la ves, toca ⋯ More (Más) y verás aplicaciones sugeridas. Desplázate hasta encontrar Word. Tócalo y el documento se abrirá.

2. El documento debería abrir en Edit Mode (Modo de edición) en Word. Si no ves una fila de íconos arriba en la pantalla y un teclado QWERTY abajo, toca la pantalla hasta que lo veas.

3. Toca el ícono ⋯ arriba del teclado que aparece en pantalla. Luego toca el botón Home (Inicio) azul | Draw (Dibujar) | Start Inking (Iniciar entrada manuscrita). Selecciona una punta de bolígrafo cerca de la parte inferior de la pantalla. Dibuja tu firma con el dedo o con un lápiz óptico y guarda el documento.

Si la opción Start Inking (Iniciar entrada manuscrita) aparece en color gris y no te permite seleccionarla, tienes otra opción. 

Opción 2. Convierte el documento de Word a PDF.

Es más complicado, pero es gratis.

1. Toca el documento de Word para abrirlo en la aplicación de tu teléfono. Toca el ícono Share (Compartir) en la esquina superior derecha de la pantalla. Parece un cuadrado con una flecha hacia la derecha.

2. La próxima pantalla te pedirá que guardes el documento, pero en cambio, debajo del botón azul Save (Guardar), elige Send a Copy (Enviar una copia). Luego selecciona Share as PDF (Compartir como PDF).

3. Cuando se abre otra pantalla para dejarte seleccionar la aplicación, toca la aplicación Apple Books y se abrirá tu PDF copiado de un documento de Word.

4. Si no ves una fila de íconos arriba en la pantalla, toca la pantalla otra vez y deberían aparecer. De la fila de arriba, selecciona el ícono Markup (Marcado) en el medio, que parece la punta de un bolígrafo.

5. Selecciona el tipo de punta de bolígrafo en la parte inferior de la pantalla. Luego toca el ícono + | Signature (Firma).

6. Firma el documento con el dedo. Tendrás que girar el dispositivo de lado a la vista horizontal para firmar con el dedo en la línea. Toca Done (Listo) cuando termines. Siempre que veas un recuadro azul con círculos en cada esquina alrededor de tu firma, puedes moverlo por toda la página hasta la posición correcta.

7. Toca el ícono Markup (Marcado) en la fila superior de íconos cuando estés satisfecho. Toca el ícono que aparece al lado con la imagen de una lista con tres renglones. Luego toca el ícono Share (Compartir) —el cuadrado con una flecha hacia arriba, que aparece en la esquina superior derecha de la pantalla—. Puedes seleccionar la aplicación de correo electrónico Mail para enviar el documento al destinatario desde ahí.

En un dispositivo Android, puedes usar la aplicación integrada de Google Drive.

Si recibiste el documento por correo electrónico o por mensaje de texto para firmarlo, guárdalo en tu dispositivo. Luego abre la aplicación de Google Drive y, abajo a la derecha, toca el ícono Add (Agregar), un signo + grande | Upload (Cargar) y selecciona el documento que guardaste.

Si el PDF tiene campos para rellenar, podrás escribir lo que necesites tocando el ícono Edit (Editar), que es el símbolo de un lápiz, abajo a la derecha en la pantalla | Form Filling (Relleno de formularios). Ahora puedes ingresar la información en el formulario, y luego oprimir Save and Share (Guardar y Compartir) para devolverlo a la persona que lo necesita.

Si la opción Edit (Editar) no está disponible, tendrás que descargar e instalar una aplicación lectora de PDF de la tienda Google Play, como Adobe Acrobat Reader (gratis), o usar Samsung Notes que ya viene en los teléfonos Samsung. Hay muchas aplicaciones similares disponibles.

1. Abre la aplicación lectora de PDF. Adobe Acrobat Reader te pedirá que inicies sesión, que puedes hacer con tu cuenta de Google, lo cual también permitirá que la aplicación acceda a tus archivos de Google Drive.

2. Toca el documento PDF que deseas abrir. Selecciona Draw (Dibujar) del menú abajo en la pantalla. Firma el documento con el dedo. Te puede pedir que escribas tu nombre en la pantalla emergente antes de proceder al paso siguiente.

3. Toca los tres puntos verticales ⋮ en la esquina superior derecha de la pantalla para guardar una copia del PDF original. Luego toca el ícono Share (Compartir) que está inmediatamente a la izquierda de ⋮ . Te pedirá que escribas un nombre o dirección electrónica y que des permiso para que la aplicación acceda a tus contactos. Si seleccionas Don't allow (No permitir), recuerda escribir la dirección electrónica completa a donde enviar tu PDF firmado.

Si recibiste un documento de Word, podrás abrirlo en Documentos de Google, pero no podrás firmarlo sin convertirlo a PDF. Con el documento abierto, toca los tres puntos verticales ⋮ en la esquina superior derecha de la pantalla | Share & export (Compartir y exportar) | Save As (Guardar como) | luego selecciona el formato PDF Document (.pdf) | y presiona OK (Aceptar).

De ahí, puedes seguir los tres pasos inmediatamente anteriores para firmar y devolver el documento.

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