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6 nuevos consejos y trucos para usar Gmail

Mejoras que hacen rápido y eficiente el correo electrónico.

Una persona usa su correo electrónico de Google (Gmail).

S3STUDIO/GETTY IMAGES

Unos pasos simples y puedes hacer que Gmail sea más productivo que nunca.

In English | ¿Te encanta usar Gmail? Estás en buena compañía.

El servicio de correo electrónico gratuito de Google actualmente cuenta con 1,400 millones (1.4 billion) de usuarios, y su servicio está en 72 idiomas.

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Probablemente conozcas los aspectos básicos de Gmail: se puede iniciar sesión desde prácticamente cualquier dispositivo con acceso a internet (sí, incluso desde un televisor inteligente) y leer y responder mensajes; el servicio viene con la impresionante cantidad de 15 gigabytes de almacenamiento gratuito, lo que alcanza para guardar varios archivos grandes, como videos y fotos; y Google puede filtrar los mensajes de spam para ayudar a reducir el correo basura que aparece en tu buzón.

Pero a pesar de su popularidad, Google no se sienta sobre los laureles.

Recientemente presentó unas cuantas funciones nuevas, la mayoría relacionadas con hacer más en menos tiempo. Aquí te presentamos un resumen de seis de esas funciones.

Acceso fuera de línea

Los usuarios de Gmail seguramente saben que una de las desventajas del servicio —particularmente cuando se lo compara con Microsoft Outlook, por ejemplo— es que hay que tener acceso a internet.

En otras palabras, lo más probable es que no puedas leer ni responder mensajes mientras estás volando a 30,000 pies de altura o viajando en subterráneo.

Bueno, eso es algo del pasado.

Gmail finalmente ofrece la posibilidad de trabajar sin conexión a internet, de modo que puedes buscar, redactar, responder, borrar o archivar hasta 90 días de mensajes tal como si estuvieras conectado, aun cuando no tengas acceso a internet.

Nuevo aspecto

La nueva interfaz de Gmail no solo es más agradable estéticamente, con un diseño modernizado de botones y fuentes nuevas, sino que también permite acceder rápidamente a los archivos adjuntos, como fotos, con solo pulsar o dar un clic en el mensaje, sin necesidad de abrirlo ni desplazarse por mensajes anteriores en el hilo de la conversación. Esto ahorrará tiempo.

Otras mejoras incluyen la capacidad de desplazar el ratón sobre un mensaje y responder a una invitación en el calendario, o acceder a los complementos de Gmail en el lado derecho de la pantalla (más detalles sobre esto en un momento).

Gracias a la inteligencia artificial (IA) de Google, Gmail ahora puede recomendar cuándo cancelar la suscripción a una lista de correo basándose en la cantidad de mensajes sin leer que provienen de la lista. Con solo pulsar o dar un clic puedes cancelar la suscripción a boletines y otros mensajes de ese tipo, lo que dará como resultado un 60% menos de correos de "poco valor", explica Google.

Respuestas inteligentes

La función Smart Reply —que ya estaba disponible en los dispositivos móviles y ahora lo está en Gmail.com—, te ahorra aún más tiempo al sugerir tres respuestas rápidas a los correos que recibes basándose en el contenido de los mensajes (sí, tú permites que Gmail escanee tus mensajes en busca de palabras clave, pero ellos no "leen" tus conversaciones personales).

Otra vez, aquí entra en acción la IA de Google, ya que cuanto más uses la función Smart Reply, verás respuestas más relevantes y personalizadas. Por ejemplo, si Gmail ve que respondes diciendo "¡Gracias!" más que con "¡Muchas gracias!", sugerirá la primera versión como una respuesta más personalizada en el futuro.

Tú puedes seleccionar una de las tres respuestas sugeridas, modificarlas, o no hacerles caso y escribir tu propia respuesta.  

Función de postergaciones y recordatorios

Ideal para las personas ocupadas —como por ejemplo, quienes tratan de dirigir un negocio—, Google ha presentado un nuevo botón, Posponer, para postergar mensajes hasta otro momento o fecha. Si un mensaje no requiere respuesta inmediata, puedes pulsar en el buzón para posponerlo y aparecerá en el momento que tú indiques para que puedas ocuparte de él.

Relacionado con esto, la nueva función de recordatorios (Nudge) te recordará hacer el seguimiento y responder a mensajes en el momento correcto para que nunca te olvides de nada. Esencialmente, Gmail ofrecerá recordatorios breves que aparecerán al lado de los mensajes a los que considera que debes responder. Para determinar qué es importante, utiliza la tecnología de IA de Google.

Interacción con otras aplicaciones

Si usas otras aplicaciones de Google como las de Calendario, Tareas o la aplicación Keep para tomar notas, puedes acceder a ellas en forma instantánea desde Gmail por medio de un panel lateral ubicado a la derecha. No hay necesidad de alternar entre aplicaciones, pestañas o navegadores.

Tal vez alguien te invitó a almorzar un día determinado. Ahora puedes crear o editar una invitación en el calendario sin salir del mensaje de Gmail. ¿Tienes una lista de compras activa y acabas de recordar que quieres comprar carne para una barbacoa este fin de semana? Puedes traer a la pantalla tus tareas sin salir de la conversación de correo electrónico que estás manteniendo con tu hermano.

También puedes arrastrar y dejar caer un mensaje en Tareas para crear una lista de cosas por hacer. Al hacerlo, las fechas en que se deben completar las tareas aparecerán en el calendario.

Mayor seguridad

Junto con la autenticación de dos factores —donde no solo necesitas tu contraseña para entrar a Gmail sino también un código que te envían a un dispositivo de confianza cercano, como un teléfono inteligente, y sirve para una sola vez—, Gmail también está robusteciendo sus funciones de seguridad.

Para comenzar, Google está implementando un modo confidencial que permite que el emisor del mensaje limite lo que el destinatario puede hacer con él, como evitar que lo copie, reenvíe, descargue o imprima. O se puede configurar para que el mensaje se borre del buzón del destinatario luego de un determinado tiempo o en una fecha u hora específica. También se puede pedir al destinatario que use autenticación de dos pasos para asegurar que el mensaje solo lo pueda leer la persona a la cual está dirigido.

Gmail también ha mejorado la función de alertar al usuario cuando ingresan mensajes potencialmente riesgosos al buzón.


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