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Mantente organizado con calendarios digitales, recordatorios y alarmas

Las aplicaciones que gestionan el tiempo pueden ayudarte a mantener el ritmo del trabajo y tu vida.

spinner image Aplicación de calendario móvil
GETTY IMAGES

La vida puede ser muy ajetreada.

Por mucho que nos esforcemos en organizar nuestra vida, puede resultar difícil dedicar tiempo a los seres queridos, programar y reprogramar citas y planificar actividades con semanas de antelación. Si a todo esto le sumamos el trabajo —ya sea a tiempo completo, a tiempo parcial o como voluntario—, gestionarlo todo se convierte en una ardua tarea. No obstante, el uso de la tecnología para mantenerte al tanto de tu rutina diaria optimiza tu capacidad de organización.

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Los calendarios digitales se sincronizan entre dispositivos y personas, las alarmas de los teléfonos inteligentes te avisan cuando se acerca un acontecimiento importante y los altavoces inteligentes te permiten capturar una lista de la compra mientras piensas en lo que necesitas. Incluso puedes crear notas adhesivas virtuales.

Las aplicaciones de calendario reemplazan a las agendas

Tienes opciones con los calendarios digitales. Dependiendo del hardware que utilices —computadora de escritorio, computadora portátil, teléfono inteligente o tableta— y de si prefieres el software de Apple, Google/Android o Microsoft, la mayoría de los dispositivos incorporan calendarios gratuitos que sincronizan automáticamente tus entradas entre aplicaciones.

Añade una cita médica a Google Calendar en tu computadora y aparecerá de inmediato en la aplicación Google Calendar de tu teléfono inteligente cuando estés conectado a una red wifi o móvil. Tal vez tengas que descargar la misma aplicación para otro dispositivo si utiliza un sistema operativo diferente, el software básico que hace funcionar tu computadora y gestiona todo el software.

Existen multitud de aplicaciones de terceros que funcionan en la mayoría de las plataformas. Muchas de ellas se descargan de manera gratuita y ofrecen algunas funciones gratis, pero requieren una suscripción mensual o una cuota única para otras funciones, como la sincronización entre varios dispositivos.

En primer lugar, tendrás que descargar cada aplicación de la tienda de aplicaciones de Apple, Google Play o Microsoft. No vienen con tu dispositivo. Todas las aplicaciones ofrecen la capacidad de automatizar, colaborar y personalizar, al mismo tiempo que te permiten chatear en tiempo real, comunicarte con los equipos y gestionar proyectos.

Algunas se sincronizan con sistemas operativos específicos, pero todas están basadas en la nube. Apple Calendar viene instalado, pero funciona solo en el iPhone, el iPad, la computadora Mac y los relojes de Apple. Fantastical Calendar también funciona solo en dispositivos compatibles con la Mac, incluido el reloj de Apple.

Tanto Outlook Calendar de Microsoft, que viene gratuito con una cuenta de Microsoft Outlook, como Google Calendar, que viene gratuito con una cuenta de Gmail, se sincronizan a través de todos los dispositivos.

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A pesar de no estar vinculadas a un sistema operativo específico, los siguientes tipos de aplicaciones combinan calendarios con otras funciones de gestión de tareas para ofrecer una experiencia sencilla y optimizada:

  • Any.do combina listas de tareas pendientes y la gestión de proyectos aún más complicada. Es compatible con todos los sistemas, incluso con altavoces domésticos inteligentes como Amazon Alexa y Google Home.
  • Calendar.com integra los calendarios laborales y personales, y te ayuda a analizar la forma en que utilizas tu tiempo.
  • Calendly, que tiene una versión gratuita, es capaz de gestionar planificación y seguimientos complejos. Una versión paga de la aplicación ofrece métricas que rastrean la forma en que utilizas el calendario y maneras de optimizar tu tiempo.
  • ClickUp te permite chatear con equipos en tiempo real y trazar actividades mediante una función de pizarra interactiva.
  • Todoist, una popular aplicación de gestión de tareas pendientes promete mantenerte organizado, concentrado y tranquilo.

La instalación es fácil. Selecciona una fecha y escribe el nombre y la hora de tu cita, reunión o evento. Muchas aplicaciones de calendario admiten entradas codificadas por colores para separar las tareas de trabajo y las del hogar.

También es posible comparar tus calendarios individuales con vistas paralelas o superpuestas. Puedes marcar una entrada importante, elegir entre vistas diarias, semanales o mensuales, identificar reuniones periódicas y concentrarte en las tareas del día con una opción ampliada de "hoy".

Recordatorios y alarmas para mantenerte al día

Es posible añadir citas que se bloqueen en tu calendario y no se envíen a otro sitio. Escribe la duración de la cita, bien sea una llamada de treinta minutos a un nieto o tu partida mensual de póquer de tres horas.

Cuando alguien envía una invitación de calendario por correo electrónico y tú haces clic para aceptarla, el evento se añade a tu calendario. Si es necesario llamar o asistir a un chat de vídeo a través de Teams o Zoom, en la invitación se incluye un número de teléfono o un enlace al chat en línea. Si tienes dos cosas programadas simultáneamente, tu calendario marcará el conflicto.

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Puedes configurar recordatorios, a menudo con 15, 30 o 60 minutos de antelación. O darte más tiempo para prepararte, como dos días antes de un aniversario o un cumpleaños.

Oirás una campanilla de alarma en una computadora portátil o tableta, sentirás una ligera vibración en un teléfono o reloj inteligente, o verás una notificación emergente mientras estás en cualquier aplicación.

A veces, resulta conveniente compartir el calendario con un cónyuge, pareja, hijo o cuidador designado. En general, ve a Settings (Configuración), busca la aplicación, elige Options (Opciones) y selecciona algo como Share with specific people (Compartir con personas específicas) o Add people to this calendar (Añadir personas a este calendario).

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La alarma de tu agenda te puede dar un aviso, al igual que un reloj despertador convencional. Para ello eliges el tipo de sonido, una vibración, una luz intermitente o una ventana emergente en tu dispositivo.

La forma en que se te notifique dependerá del dispositivo que estés utilizando y de si seleccionaste las opciones de Accessibility (Accesibilidad). Los relojes inteligentes sincronizados con un teléfono inteligente te dan un ligero toque en la muñeca para alertarte.

Sin embargo, no necesitas un calendario digital para aprovechar las sofisticadas funciones de alarma en las computadoras, los teléfonos y relojes inteligentes y las tabletas. Solo tienes que escribir alarma en el campo de búsqueda de tu dispositivo para encontrarla.

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El Amazon Echo Show 15 tiene una pantalla lo suficientemente grande para las citas, notas, sugerencias de recetas y recordatorios diários.
Amazon

Gestiona tus tareas pendientes con asistentes de voz

Si prefieres un asistente personal con voz, como Alexa, Google Assistant o Siri, pídele que establezca una solicitud de recordatorio. Lo mismo ocurre con los altavoces y pantallas inteligentes, como Amazon Echo o Google Nest, que pueden ayudarte a estar al tanto de todo usando una palabra o frase de activación como "Oye, Siri", "OK, Google" o "Alexa".

A continuación, procede con tu mensaje: "Dentro de 2 horas, recuérdame que recoja a Jane en el aeropuerto" o "Mañana a las 9:30 a.m., recuérdame llamar al médico sobre los resultados de mis análisis". Son ideales para programar las comidas o incluso las siestas cortas.

Un recordatorio activado por voz también es útil para los eventos que se repiten: "Alexa, añade al calendario todos los días a las 8:00 de la mañana 'tomarme mis pastillas'". Recurre a tu asistente personal para que consulte tu calendario diciendo: "Oye, Siri, ¿qué hay hoy en mi calendario?" o "OK, Google, ¿cuándo es mi comida con Michael?" o "Alexa, ¿a qué hora es mi primera reunión mañana?".

Para vincular tu aplicación de calendario digital a un altavoz inteligente, lanza la aplicación Alexa en tu teléfono móvil para un altavoz Amazon Echo. Ve a la sección Menu (Menú) | Settings (Configuración) | Calendar & Email (Calendario y correo electrónico) y selecciona la cuenta de calendario que deseas sincronizar. El proceso es similar para Apple y Google.

Algunas pantallas inteligentes sincronizan los calendarios digitales con alarmas, recordatorios, notas y otras funciones. Las pantallas más grandes disponibles ahora son el Amazon Echo Show 15, una pantalla de 15.6 pulgadas medida en diagonal, y el Google Next Hub Max, de 10 pulgadas. Suelen colocarse en una habitación concurrida de la casa como referencia visual de fechas importantes, recetas, recordatorios y presentaciones de fotos.

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