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Cómo ser un buen ejecutor testamentario

Conoce los retos de gestionar una herencia.

Testamento, seguro de vida y otros documentos

DNY59/Getty Images

In English | La oleada de personas que la pandemia de COVID-19 ha empujado a redactar sus testamentos está creando otra oleada relacionada con la planificación de herencias: la de aquellas personas a quienes se les pide que un día ejecuten dichos testamentos.

Se trata de los albaceas o ejecutores testamentarios: familiares o amigos designados en un testamento como administradores de la herencia de una persona fallecida. Si has aceptado actuar como ejecutor testamentario, es probable que conozcas en términos generales la tarea que enfrentas: cerrar las cuentas, inventariar los bienes y distribuir los legados. Pero incluso en los casos relativamente simples (un cónyuge fallece y le deja todo al otro), el papeleo es abrumador. Y en situaciones no tan simples (por ejemplo, si fallece una viuda con varios hijos y gran cantidad de bienes), la tarea se complica. Y mucho.

"Ser ejecutor testamentario no es nada sencillo", dice Terrence Franklin, abogado de planificación patrimonial en Los Ángeles. El papeleo puede superar tus peores expectativas. Y el lado humano también puede tener sus complicaciones: es posible que tengas que apaciguar los ánimos de herederos impacientes o mediar en disputas domésticas. Asumir este papel es una verdadera muestra de devoción, añade Franklin. Y aunque te paguen por ello, se trata sobre todo de una tarea de amor. 


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Sigue estos pasos para asegurarte de que, cuando llegue el momento, honras al difunto, sirves a sus herederos y haces tu trabajo de la forma más eficaz posible.

Háblalo

Para asegurarte de que comprendes los deseos del autor del testamento, pídele detalles sobre lo que realmente quiere que ocurra con su patrimonio tras su muerte. Luego, pregúntale si todo eso está detallado en el testamento. “Salgan a tomar un café, y cuando estén sentados, dile: ‘Puede que esta conversación sea incómoda, pero tengámosla de todos modos’”, recomienda Abby Schneiderman, codirectora ejecutiva de Everplans, un sitio web de planificación patrimonial digital. Prepárate para las sorpresas, advierte. El testador puede dejar bienes a un amante actual o incluso pasado. Uno de los hijos puede quedar excluido a propósito. Si solo de pensar en cómo manejarás un bombazo de ese tipo te revuelve el estómago, pídele al autor del testamento que escriba una última carta con instrucciones, un documento informal que se leerá tras su muerte donde él mismo explica sus decisiones.

Empieza el papeleo

Tras la muerte del testador, el proceso no podrá empezar hasta que localices el testamento (el original, no una copia). Presenta el testamento y el certificado de defunción ante el tribunal testamentario para obtener una carta testamentaria que te reconocerá como ejecutor. Ese es un paso necesario antes de que puedas emprender cualquier acción relacionada con la herencia. Pide al menos una docena de copias certificadas adicionales del certificado de defunción: según la herencia, puede que necesites más de veinte. Necesitarás esas cartas para varias tareas: cancelar tarjetas de crédito, vender una casa, transferir la titularidad de un vehículo, cortar los servicios públicos… "Es un fastidio tener que regresar y decir 'necesito más'", afirma Kurt Grube, autor de Please Don't Die! But if You Do, What Do I Do Next?

Protege la propiedad

Una casa vacía puede atraer a los ladrones, siempre atentos a los obituarios. Familiares y vecinos también pueden tener comportamientos impropios. "En cuanto alguien fallece, cierra con llave y protégelo todo", alerta Steffi Gascón Hafen, abogada de planificación patrimonial en San Diego. Guarda rápidamente las joyas y otros objetos de valor en un lugar seguro. Asimismo, fotografía el interior de la casa para documentar su contenido, recomienda Grube. "La gente cree que las cosas son suyas", dice, rememorando una historia familiar sucedida hace décadas, cuando una integrante de su familia alquiló un U-Haul y se presentó en la casa de su madre poco después de su muerte.

Crea un sistema de organización

Prepárate para una acumulación de molestias administrativas: tareas como mantener y vender una casa desocupada, cancelar los pagos del Seguro Social, liquidar deudas, cerrar cuentas financieras y presentar declaraciones de impuestos. "Estás al cargo de otra vida", dice Sheila Samuels, abogada de fideicomisos y patrimonios en Nueva York y Nueva Jersey. Para reducir los costos y maximizar la eficiencia, haz una lista detallada de tareas pendientes, mantén registros meticulosos y crea una hoja de cálculo de activos y pasivos.

Contrata a un abogado

Tú y otros familiares podrán ahorrarse honorarios profesionales si se encargan personalmente de gran parte del trabajo administrativo, con lo que quedarán más bienes para los herederos. Pero incluso si están gestionando un patrimonio limitado, es muy recomendable contratar a un abogado, al menos para una consulta inicial. Es lo que hizo Grube cuando falleció su madre —a pesar de que su hermano es abogado— para asegurarse de que a los hermanos no se les pasara por alto ningún impuesto ni deuda pendiente. "Me lo planteé como una especie de seguro contra responsabilidades: que luego nadie pudiera venir a reclamarnos dinero", dice Grube.  

Prepárate emocionalmente para los conflictos

Cerrar una herencia es mucho más que una tarea financiera y legal. Tendrás que gestionar las emociones de los herederos, que pueden ser también tus hermanos, y que pueden estar celosos y resentidos por la autoridad que te han brindado. Si te encuentras en esta situación, las actualizaciones periódicas son la mejor manera de rebajar tensiones potenciales. "La mayoría de los conflictos que veo son fruto de la desconfianza", dice Hafen. "Y también de la falta de transparencia, o de una aparente falta de transparencia".

Distribuye con tacto los objetos personales

El reparto de los bienes puede ser un proceso tenso. Establece un sistema para asegurar que sea justo, por ejemplo, podrías ir rotando quién es el primero en elegir en cada ronda cuando se dividen las posesiones. Las familias muy unidas pueden pelearse por quién se queda con los objetos sentimentales, como el viejo plato de los caramelos de la abuela. "Los objetos de menor valor son los que pueden dar más dolores de cabeza al ejecutor de la herencia", dice William D. Kirchick, abogado de Boston y presidente de la National Association of Estate Planners & Councils.

Prepara a los herederos para que tengan paciencia

Los herederos no pueden cobrar hasta que no se hayan liquidado todos los impuestos y deudas de la herencia. Es importante tener en cuenta que puede transcurrir un año o incluso más antes de que reciban el pago, dice Allison J. Busch, abogada de fideicomisos y herencias en Nueva York y Nueva Jersey. Cuando se distribuyan los pagos, haz que los herederos firmen documentos que te eximan de toda responsabilidad y acepten pagar la parte correspondiente de las deudas de la herencia que puedan surgir, recomienda Busch. No te sientas obligado a dar a los beneficiarios respuestas rápidas sobre cómo manejarás los diversos aspectos de la herencia; tómate el tiempo necesario para meditar todas tus decisiones, dice Kirchick.

Refúgiate en las tareas rutinarias

Llenar formularios y repasar listas de verificación puede resultar extrañamente reconfortante para un ejecutor testamentario que está de luto por un ser querido. "Pensaba: 'Así es como puedo seguir ayudando a mamá para que todo salga como ella quería'", dice Grube, recordando cuando tuvo que gestionar su herencia. "Fue realmente catártico".

...o simplemente di que no

Si no te sientes preparado para asumir la responsabilidad, siempre puedes negarte. Nadie puede obligarte a actuar como ejecutor de su herencia, y un tribunal no puede otorgarte esa función sin tu consentimiento. Negarte a aceptar esa responsabilidad cuando alguien te lo pide puede ser tan sencillo como decir: "Me halaga que me lo pidas, pero no me parece una buena idea", dice Franklin.

Termina tu tarea con una nota positiva

Tus últimos pasos como ejecutor testamentario incluyen pagar las deudas y los impuestos de la herencia, distribuir los bienes y rendir cuentas de la herencia entre los beneficiarios. Seguramente, más importante que el papeleo en sí es que los beneficiarios sientan que gestionaste el proceso de forma justa. "Si toda la familia se sigue hablando, hiciste un buen trabajo", dice Grube.  


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5 cosas que debes comunicarle al ejecutor de tu testamento

Dónde está el testamento original

Anota el lugar exacto de tu casa donde se encuentra. Si está en manos de un abogado, proporciona la información de contacto. Si lo guardaste en internet, especifica la dirección del sitio web. No lo guardes en una caja de seguridad que pueda resultar de difícil acceso tras tu muerte.

A quién se debe avisar

Haz una lista de las personas a las que el ejecutor de tu testamento o tu familia podrían no acordarse de avisar, o no saber cómo contactar, como tus médicos, el jefe de recursos humanos de tu empresa, o los clubes de los que eres miembro. Incluir información de contacto le facilitará las cosas a la persona encargada de esta tarea.

Contraseñas

Prepara un documento con las contraseñas y los códigos de acceso al correo electrónico, las redes sociales y otras cuentas en línea, así como de cualquier celular o computadora. Incluye instrucciones sobre cómo gestionar cuentas y dispositivos. ¿No quieres que el ejecutor de tu testamento tenga acceso a esta información mientras estás vivo? Deja las contraseñas en manos de otra persona de tu confianza.

A quién le corresponde qué

Especifica qué pasa con los objetos no financieros, como recetas, fotos y otros recuerdos. "Piensa en las cosas de tu vida que son especiales para ti, que cuentan cosas de ti a las generaciones futuras", dice Abby Schneiderman de Everplans.

Dónde se esconden tus secretos

Pon en conocimiento del ejecutor testamentario (o de otra persona de confianza) todos los esqueletos que quieres que desaparezcan de tus armarios, como cartas de amor de un ex, fotos de desnudos o medicamentos que has estado tomando a escondidas.

Sharon Waters, excontadora pública certificada (CPA), ha contribuido en Wired.com y otras publicaciones.

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