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Planificador de reuniones familiares

Lista detallada para planear bien una reunión familiar

Sigue este cronograma para mantenerte organizado y evitar inconvenientes de último minuto.

Calendario con una fecha en un círculo que dice reunión familiar

Ekaterina79/Getty Images

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¿Cuál es el mejor consejo para los que planean una reunión por primera vez? Comenzar ahora.

“No empezar con suficiente anticipación. Ese es un error común de quienes planean por primera vez o de quienes planean una primera reunión”, señala Edith Wagner, fundadora y jefa de redacción de la revista Reunions, que ofrece recursos para reuniones familiares, militares y escolares. “Piensan que la planificación llevará seis meses, pero en realidad se necesita un mínimo de un año. Y una reunión muy grande probablemente lleve dos años”.

Claro está que el tamaño y el lugar de tu reunión afectarán la forma de planearla. Un pícnic para 30 en el que cada uno trae una comida exige menos tiempo para organizarlo que una reunión en un destino especial para 300 personas. Ahora bien, hay algunos puntos en común, como darse el tiempo suficiente para rastrear parientes lejanos, establecer un sistema de pago, encargar las camisetas de recuerdo y, tal vez lo más importante, delegar responsabilidades.

“Hay reuniones en las que una persona es la encargada. Eso es un grave error, pero el mundo está lleno de mártires”, dice Wagner. “Incluir a otras personas y dividir las responsabilidades es lo que define una reunión familiar. Tiene que ser un proyecto familiar”.

Pero los proyectos familiares pueden complicarse: piensa que la reunión es como una boda planeada por un comité. Es aconsejable confiar en las estrategias y los consejos de expertos, de otros familiares y de los lugares de celebración que organizan innumerables reuniones todos los años. Consulta las sugerencias, los recursos y los talleres de varios sitios, como AARP, la revista Reunions, la página web Familyreunion.com y el Family Reunion Institute (en inglés); Etsy y Pinterest; destinos de alquiler de casas y campamentos (como Utah Family Lodges); y las oficinas de convenciones y turismo de las ciudades y los pueblos que son destinos populares para reuniones. Por ejemplo, la Alpharetta Convention & Visitors Bureau, en la zona metropolitana de Atlanta, ofrece talleres presenciales gratuitos y envía una guía de planificación de reuniones para descargar.

Otro consejo esencial de Wagner: “Durante la reunión de planificación, jamás te levantes para ir al baño porque en tu ausencia te nombrarán para encargarte de un trabajo que no quieres hacer”.

Para comenzar, aquí te presentamos un cronograma creado por esos recursos expertos que puede adaptarse según el tamaño y el tipo de reunión.

De 24 a 18 meses antes

  • Forma el comité de planificación de la reunión. Asegúrate de que haya representantes de todas las edades e ingresos. Luego, crea subcomités para categorías como comidas, artículos de recuerdo, redes sociales, finanzas, entretenimiento.
  • Comienza a armar la lista o base de datos de correos. Incluye detalles como direcciones postales y electrónicas, parentesco e identificadores de las redes sociales. Con el tiempo puedes compartirla en línea o incluso vender un directorio para recaudar fondos. Busca formularios descargables en Etsy.
  • Crea un sitio web o una página en una red social para generar entusiasmo y ayudar a ubicar a parientes distantes o difíciles de localizar.
  • Abre una cuenta bancaria dedicada a la reunión y escoge a un tesorero o un equipo de personas encargadas.
  • Selecciona un sistema o una aplicación de administración para gestionar los pagos y las finanzas.
  • Envía una encuesta a la familia para solicitar ideas de destinos, actividades y costos. Pregunta si hay conflictos de fechas por bodas o graduaciones.
  • Asiste a un taller sobre organización de reuniones, visita hoteles u otros lugares, investiga las atracciones y comunícate con las oficinas o las cámaras de comercio para conseguir ideas, precios e información.
  • Escoge un tema (por ejemplo, lejano Oeste, árbol genealógico, luau hawaiano).
  • Decide si vas a recaudar fondos y piensa en estrategias.
  • Empieza un cuaderno sobre la reunión —impreso o digital— con sugerencias, ideas y contactos para pasárselo al próximo comité.

1 año antes

  • Elige la fecha.
  • Elige el lugar.
  • Trabaja con un planificador de la oficina de turismo o negocia para reservar un bloque de habitaciones, cabañas o lugares para acampar.
  • Envía avisos con detalles preliminares para que los invitados reserven la fecha.
  • Negocia con las atracciones, las compañías de transporte, el lugar de la reunión y el servicio de catering para conseguir descuentos para grupos.
  • Define el precio por persona.
  • Comienza a recaudar fondos.
  • Decide si vas a ofrecer una clase o un taller (por ejemplo, genealogía, salud familiar, planificación financiera) y coordina con los parientes que harán la presentación o con los presentadores a cargo.
  • Establece si se utilizará un sistema de transmisión en vivo, Zoom u otra tecnología.

9 meses antes

  • Fija la fecha límite para confirmar la asistencia a la reunión y considera ofrecer un incentivo a los que se inscriben temprano, como un descuento en el alojamiento o una camiseta gratis.
  • Envía las invitaciones con los detalles de la inscripción y los formularios de pedido. Utiliza el formulario de inscripción para recolectar datos de la familia, como fechas de nacimiento y matrimonio, y agrégalos a la base de datos del directorio.
  • Reserva el alquiler de sillas, mesas, mantelería, cristalería, juegos de césped y toldos.
  • Recluta voluntarios para que ayuden con los eventos de la reunión.

6 meses antes

  • Finaliza el cronograma de la reunión y envíaselo a los invitados.
  • Finaliza el entretenimiento y recuérdale a la familia sobre los eventos participativos, como el concurso de talento, el show de artesanías, la noche de cultura general, el karaoke o el intercambio de anécdotas familiares.
  • Encarga los artículos personalizados de los fabricantes (por ejemplo, camisetas, bolsos, gorras).

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3 meses antes

  • Finaliza los menús del banquete y otras comidas planeadas. No olvides incluir opciones para las dietas vegetarianas, veganas, con poco sodio y con otras restricciones.
  • Crea un plan de limpieza y recluta voluntarios si el sitio de la reunión no ofrece este servicio.

6 semanas antes

  • Comunícate con los que no confirmaron su asistencia o no pagaron el depósito.
  • Recuerda a los invitados que traigan recuerdos de familia, recetas o artesanías para compartir.
  • Prepara etiquetas con los nombres y los bolsos con artículos de recuerdo.

1 semana antes

  • Escoge a los capitanes o los encargados de resolver problemas de la reunión. Asegúrate de que las familias sepan a quién contactar si tienen preguntas o surgen problemas.
  • Diles a las familias cómo compartir fotos de la reunión.
  • Contacta a los voluntarios y repasa con ellos sus trabajos, como inscripción o preparación de la suite de hospitalidad.
  • Envía el recuento final de comidas al servicio de catering.
  • Prueba toda la tecnología —proyectores, computadoras portátiles, transmisión en vivo, Zoom— para asegurarte de que funcione.

El día de la reunión

  • ¡Diviértete!

Después de la reunión

  • Envía notas de agradecimiento a los voluntarios y al personal del lugar de la reunión.
  • Salda los pagos o las cuentas pendientes.
  • Decide si mantener abierta la cuenta bancaria de la reunión para eventos futuros y, en ese caso, determina quién tiene la autorización para distribuir los fondos.
  • Programa una reunión posterior con el comité de planificación para analizar lo que funcionó y lo que fracasó. Actualiza el cuaderno de planificación.
  • Envía una encuesta a las familias para preguntarles qué les gustó y qué no.
  • Designa a alguien para que mantenga actualizado el sitio web o las redes sociales.
  • Actualiza el directorio familiar con los datos recolectados durante la reunión o de las inscripciones. Nombra a alguien para mantenerlo actualizado con los nacimientos, los fallecimientos y los cambios de dirección.
  • Comparte las fotos o las recetas recolectadas.
  • Escoge a un comité para la próxima reunión y pásale los consejos y las herramientas de planificación.

Susan Moeller colabora con artículos sobre estilos de vida, salud, finanzas y temas de interés humano. Fue reportera y redactora de varios periódicos; también escribe artículos y ensayos para The Boston Globe Magazine y para su estación local de NPR, entre otros medios.