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Planificador de reuniones familiares

5 herramientas digitales para organizar reuniones familiares

La tecnología facilita la comunicación, pero también funcionan los métodos tradicionales.

Seis personas en una videollamada en línea de Zoom

Alistair Berg/Getty Images

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Antes de que Andy Sciaroni se encargara de planificar la reunión anual de su familia en el 2011, su madre y sus tías enviaban recordatorios por correo. Sciaroni, de 58 años, encontró un mejor plan: formó un grupo en Facebook.

"No es necesario imprimir las invitaciones en papel", dice. "[Facebook] me facilita mucho la organización".

El grupo privado es la central de información sobre la reunión. Sciaroni publica la fecha, el lugar y las indicaciones para llegar, así como detalles sobre otros eventos como cenas y atracciones locales.

Sciaroni cree que tener toda la información en un solo lugar facilita la planificación para los 50 a 100 familiares que viajan desde otros estados para asistir a la reunión anual en San Luis, y permite que los familiares que no pueden asistir se sientan involucrados.

"Hay personas que no pueden ir y les encanta ver las fotos que se publican en el grupo de Facebook después de la reunión", dice.

Facebook es solo una de las herramientas de comunicación que pueden facilitar la organización de reuniones y otros grandes encuentros y eventos. También hay aplicaciones, sitios web, planificadores en línea y herramientas para compartir documentos que pueden ayudar con las tareas, desde la elección de la fecha y el lugar hasta la coordinación de los horarios y la recaudación de pagos. La elección de las herramientas de comunicación adecuadas para tu evento depende de varios factores, desde el tamaño de la reunión hasta la logística.

Cuáles son las opciones

Estas son algunas de las herramientas de comunicación más comunes para la planificación de reuniones:

1. Zoom: este servicio de videoconferencia permite a los organizadores reunirse "cara a cara" con los miembros del grupo para comentar los detalles y tomar decisiones. Black les aconseja a los encargados de la reunión que organicen un chat por Zoom para compartir información con sus familiares y brindar una plataforma para hacer preguntas. La sesión puede grabarse y publicarse en Facebook para aquellos que no puedan conectarse en directo, añade.

2. Facebook: la plataforma de redes sociales tal vez sea la opción más popular para organizar reuniones debido a su uso tan generalizado. Es gratuita y permite que los organizadores compartan los detalles del evento. Los miembros del grupo pueden publicar preguntas, información y fotos. A diferencia de los correos electrónicos y los mensajes de texto, que se pueden perder o requerir una búsqueda interminable para encontrar información concreta, Facebook mantiene todo lo relacionado con la reunión en un solo lugar.

3. Sitios web: puedes crear un sitio digital para la reunión con un creador de sitios web como Wix.com o plataformas como ReunacyEventCreate o AmazingReunion (en inglés), y utilizarlo para publicar los detalles del evento, tableros de mensajes y fotos. Algunas agencias de viajes, como Sally Black, permiten crear sitios web para eventos grupales como parte de su servicio.

4. Aplicaciones para reuniones: ¿planeas una reunión familiar? Hay una aplicación para eso. Las aplicaciones como Family Reunion Helper, Pro Party Planner y Party & Event Planner Lite les permiten a los organizadores crear listas de invitados y enviar invitaciones, calcular costos, crear listas de tareas y enviarles notificaciones automáticas a los asistentes.

5. Aplicaciones para tareas concretas: Doodle te permite crear una encuesta e invitar a tus familiares a votar sobre aspectos específicos como la fecha, la hora o el lugar. Las herramientas en línea como EvitePaperless Post y Punchbowl (en inglés) facilitan el diseño y el envío de invitaciones digitales por correo electrónico.


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Julie Clayton, de 53 años, envía invitaciones en línea para la reunión de su familia en Cincinnati, y ha utilizado aplicaciones de pago, como PayPal, Venmo y Zelle, para recaudar los fondos para cubrir el costo del banquete de los 30 a 90 asistentes. Aun así, acepta confirmaciones de asistencia por teléfono y cheques por correo.

"Me encanta utilizar la tecnología porque es muy fácil, pero tienes que adaptarte a tu audiencia", dice.

No olvides incluir otros métodos de comunicación

Puede haber una gran cantidad de herramientas tecnológicas que agilicen la comunicación entre los organizadores y los asistentes, y es tentador optar por la que creas que es mejor. Sin embargo, Black advierte que no hay que elegir solo una. En cambio, sugiere utilizar varios métodos de comunicación para garantizar que la información les llegue a todos.

"Nunca puede haber demasiada comunicación", explica. "Es necesario enviar el mensaje varias veces y de diferentes maneras para asegurarse de que llegue, y debe haber métodos alternativos para comunicarse con las personas que no están [en línea]".

Al comenzar a planificar la reunión familiar del 2023, Clayton tiene previsto enviar invitaciones en papel porque algunos de sus familiares han pedido que se vuelva a la opción de baja tecnología. Seguirá utilizando un grupo de Facebook para avisar que las invitaciones se han enviado y mantener a los miembros al corriente sobre los detalles de la reunión.

Sciaroni reconoce que algunos de sus parientes no utilizan Facebook y que es necesario un esfuerzo adicional para asegurarse de que reciban información sobre la reunión. Ahí es donde interviene la familia, ayudando a hacer correr la voz, llamando por teléfono a los parientes mayores que no utilizan computadoras y compartiendo la información cuando se reúnen durante las fiestas. Hasta ahora, ha funcionado bien.

"Siempre existe el riesgo de que alguien se sienta excluido, pero también había personas que no recibían la información cuando se enviaba solo por correo postal", dice. "Creo que [las comunicaciones sobre la reunión] serían muy difíciles sin la tecnología".

Jodi Helmer es una colaboradora que cubre temas de jardinería, salud y medioambiente. Sus trabajos también han aparecido en Scientific American, National Geographic Traveler y NPR.