¿Por cuánto tiempo debo guardar mis registros?

Todo dependerá del tipo de acción, gasto o evento que el documento registra, y lo aconsejable es retener esos documentos hasta que venza el periodo de prescripción para la declaración en la que los incluyes.

El Servicio de Impuestos Internos define el periodo de prescripción como el tiempo durante el cual te permiten enmendar tu declaración de impuestos para reclamar un crédito o reembolso.  Si bien 3 años es el periodo promedio recomendable para mantener y guardar registros, el tiempo varía dependiendo de cada caso en particular.

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A continuación, detallamos los períodos de prescripción aplicables a las declaraciones del impuesto sobre los ingresos. A menos que se indique lo contrario, los años mencionados en adelante se refieren al período después de presentar la declaración.

Periodos de prescripción aplicables:

• 2 años: A partir de la fecha en que pagaste el impuesto, en caso de que hayas reclamado un crédito o un reembolso después de declarar tus impuestos.
• 3 años: Periodo promedio para mantener todo tipo de registros sobre las declaraciones de impuestos.
• 4 años: A partir de la fecha de vencer o pagar el impuesto, si tienes registros relacionados con el impuesto sobre la nómina.
• 7 años: Si presentaste una reclamación de pérdida por acciones sin valor o una deducción por deuda incobrable.
• 6 años: Si no declaraste ingresos que debías haber declarado y que representan más del 25% de los ingresos brutos de tu declaración.
• Indefinidamente: Si no presentaste una declaración de impuestos o si presentaste una declaración fraudulenta.

Antes de descartar o tirar a la basura algún documento relacionado con sus impuestos, debes hacerte dos preguntas medulares:

• ¿Los registros están vinculados con alguna propiedad? Si es así, guárdalos hasta que venza el periodo de prescripción en el año en que vendas o cedas la propiedad. Estos se utilizan para calcular cualquier deducción, sea por depreciación, amortización o agotamiento; y también para calcular tu ganancia o pérdida.
• ¿Los documentos tienen algún propósito tributario? Si no son necesarios para propósitos tributarios, no los botes hasta que verifiques si debes guardarlos para otros fines como, por ejemplo, algún reclamo de tu compañía de seguros, o como evidencia ante algún acreedor.