Planificación patrimonial durante la pandemia de coronavirus
Con las medidas de distanciamiento social, ser testigo de un testamento es difícil, pero no imposible.
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In English | En las últimas semanas, una cantidad cada vez mayor de clientes se ha apresurado para comunicarse por videoconferencia y por teléfono con Daniel S. Rubin, socio de la oficina de abogados Moses & Singer de la ciudad de Nueva York, quien trabaja desde su casa.
Según Rubin, “tienen la mortalidad muy presente. Motivados por la pandemia de coronavirus, se han estado comunicando con nosotros algunos clientes de los que no he tenido noticias en 10 o 15 años y también posibles clientes nuevos para actualizar sus documentos de planificación patrimonial vigentes o para preparar documentos nuevos. Ha sido bastante inusual recibir tantas solicitudes. Y quieren proceder con rapidez”.
No es de extrañar que el miedo que instiga la COVID-19, la enfermedad causada por el nuevo coronavirus, tenga a muchas personas redactando testamentos y tomando decisiones fundamentales de planificación patrimonial para determinar las personas que se harán cargo de su atención médica y sus finanzas en caso de que se enfermen o queden incapacitados.
Alrededor del 52% de las personas mayores de 55 años no tienen un testamento ni otros documentos esenciales de planificación patrimonial que puedan ser necesarios durante la pandemia, según Caring.com (en inglés).
Hacer un testamento virtualmente
Pero aquí está el problema. Dado que la mayoría de los estados impusieron órdenes de permanencia en el hogar y estrictos mandatos de distanciamiento social, el procedimiento para formalizar estos documentos legalmente vinculantes requiere ciertas tácticas virtuales.
Esto se debe a que, en la mayoría de los estados, estos documentos importantes hacen necesaria la firma de testigos adultos (18 años o más) y una certificación notarial, un procedimiento que en general se lleva a cabo en persona y las firmas se estampan frente a un notario para que sean válidas.
Algunos estados requieren que los testigos sean “partes desinteresadas”, lo que significa que no son herederos. Esto no es fácil de lograr cuando probablemente estés refugiado en casa con tus familiares para prevenir la propagación del virus.
En Virginia, por ejemplo, la firma de un testamento generalmente debe ser presenciada por dos personas competentes que también deben firmar el testamento frente al testador, o la persona que deja el testamento. Si bien la ley de Virginia no dispone que un testamento tenga una certificación notarial, los abogados generalmente lo recomiendan.
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Antes de la pandemia de COVID-19, 23 estados ya permitían la certificación notarial remota en internet, en la que un notario y un firmante se encuentran en diferentes lugares y utilizan un medio de comunicación audiovisual bidireccional para formalizar documentos electrónicos de forma segura. Estos estados incluyen Florida, Kentucky, Michigan, Minnesota, Montana, Nevada, Ohio, Tennessee, Texas, Utah, Virginia, Washington y Wisconsin.
Dada la presión de los residentes ansiosos por preparar estos documentos de planificación patrimonial, algunos estados ahora permiten la certificación notarial de algunos de estos documentos de forma remota en internet, incluidos Arizona, Iowa y Pensilvania.
Otros han flexibilizado sus leyes durante la pandemia. Por ejemplo, el 7 de abril el gobernador de Nueva York, Andrew Cuomo, emitió una orden ejecutiva que permite los testigos remotos de testamentos, poderes notariales, poderes notariales para decisiones médicas, escrituras y otros documentos. Anteriormente había emitido una orden que autorizaba la certificación notarial por video, lo que permitía que los residentes de Nueva York que desearan formalizar testamentos, poderes de atención médica o poderes notariales nuevos o actualizados pudieran hacerlo sin salir de casa ni recibir a otras personas en su hogar, siempre que se cumplieran determinadas condiciones, como por ejemplo que la videoconferencia fuera una comunicación directa entre la persona que firma, los testigos y el abogado que supervisa el procedimiento.
El 19 de marzo, el senador Mark Warner (demócrata por Virginia) y el senador Kevin Cramer (republicano por Dakota del Norte) presentaron un proyecto de ley que podría disponer una solución a nivel nacional. Este proyecto permitiría las certificaciones notariales remotas en internet en cualquier estado, de modo que las personas podrían hacer sus trámites legales sin dejar de cumplir con el distanciamiento social. “Virginia ha permitido el uso de certificaciones notariales remotas de forma segura durante años”, señaló Warner en un comunicado de prensa. “En un momento en el que la mayoría de las personas deberían quedarse en casa, no hay motivo para que alguien tenga que salir solo para recibir servicios de un notario”.
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La consulta virtual sobre la planificación patrimonial
En este momento, los abogados especializados en planificación patrimonial como Rubin se están comunicando con sus clientes por medio de servicios de videoconferencia como Zoom o Skype. Los documentos básicos de planificación patrimonial que los clientes generalmente desean repasar incluyen un testamento para nombrar legalmente quién debe heredar sus bienes; un poder notarial duradero para decisiones financieras en el que se designa a un tercero para que tome estas decisiones si ellos no tienen la capacidad de hacerlo; un poder notarial para decisiones médicas con un testamento en vida para permitir que un tercero tome decisiones de atención médica por ellos si no pueden hacerlo por sí mismos; y el formulario de Autorización en cumplimiento de HIPAA en el que otorgan su consentimiento para que otra persona tenga acceso a la información médica de un proveedor de atención médica.
“Mi asistente y mi asistente legal participan en mis reuniones de Zoom con mis clientes y, cuando estamos listos para firmar documentos, mi asistente y yo actuamos como testigos y mi asistente legal actúa como notario”, dijo Rubin. “Dicho eso, los abogados, por naturaleza, somos conservadores. Para que no haya objeciones a los documentos en el tribunal, lo que recomiendo es que vengan a la oficina a reunirnos 15 minutos una vez que todo se estabilice y volvamos a algún tipo de normalidad. En ese momento haremos la ceremonia habitual de formalización que habríamos hecho si nos hubiéramos reunido en persona”.
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5 documentos esenciales de planificación patrimonial
Estos son los cinco documentos esenciales de planificación patrimonial que debemos tener vigentes durante la pandemia. Para obtener detalles sobre las disposiciones de tu estado en cuanto a los testigos y el modo de usar la certificación notarial en internet, consulta con un abogado de planificación patrimonial o comunícate con la oficina del Secretario de Estado, que se encarga de regular los servicios notariales en la mayoría de los estados. Otro recurso en internet sobre las leyes de planificación patrimonial es Nolo, un editor legal que ofrece una guía con información de cada estado (en inglés).
- Testamento: se trata de un documento legal que dispone la distribución de tus bienes después de la muerte y puede designar tutores para los hijos menores de edad. Si mueres sin dejar un testamento, las leyes de tu estado deciden quién recibe tus bienes y otras propiedades. Muchos estados requieren que dos testigos te vean firmar y fechar el testamento y que luego firmen como testigos. Por lo general, uno de los testigos puede ser el abogado que redactó el testamento. La mayoría de los estados no permiten que los beneficiarios del testamento también sean testigos.
- Poder notarial duradero para decisiones médicas: un poder notarial duradero para la atención médica, o poder de atención médica, es un buen complemento para un testamento en vida (lee más abajo). Te permite nombrar a un tercero para que tome decisiones sobre tu atención médica si por algún motivo no tienes la capacidad para hacerlo (por ejemplo, si estás en coma) pero aún estás con vida. No hay ningún motivo por el que no puedas tener un testamento en vida y un poder notarial duradero y, de hecho, probablemente deberías tener ambos. En algunos estados obtendrás automáticamente los dos porque se fusionan en un mismo documento llamado directiva anticipada. Por lo general le pedirías a un amigo o a un familiar cercano que asuma esta responsabilidad. Sin embargo, debes asegurarte de conversarlo con ellos y de que hayan accedido a hacerlo con antelación. Asegúrate de que las personas que designes como representantes tengan una copia. En la mayoría de los estados, el documento debe llevar la firma, la fecha y la certificación notarial. En general no se requiere la firma de un testigo adulto, aunque se recomienda.
- Testamento en vida: un testamento en vida, a veces llamado directiva anticipada de atención médica, es una especie de testamento híbrido que describe el tipo de atención médica que deseas recibir en caso de padecer una enfermedad terminal. Por ejemplo, puedes expresar tu voluntad si no deseas que te mantengan con vida en los sistemas de soporte vital, como un respirador o una sonda de alimentación. (Por más morboso que parezca, esto podría ahorrarle a tu familia una suma considerable en facturas médicas). Puedes incluir instrucciones para la donación de órganos. Para que un testamento en vida sea válido, normalmente debe llevar la firma de dos testigos adultos que en general no pueden ser miembros de tu familia ni de los médicos que te atienden. Según el estado donde resides, deberás firmar el documento frente a testigos, un notario o ambos.
- Poder notarial duradero para decisiones financieras: un poder notarial financiero es un documento que le otorga a un tercero la autoridad para hacerse cargo de las transacciones financieras en tu nombre. Su propósito es permitir que otra persona administre todos tus asuntos financieros por ti en el caso de que no tengas la capacidad de hacerlo tú mismo. Mientras que en algunos estados solo tienes que firmar el documento frente a un notario, otros también requieren la firma de testigos.
- Autorización en cumplimiento de HIPAA: la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros de Salud dispuso reglas de privacidad para los expedientes de pacientes, por lo que en general los documentos de planificación patrimonial incluyen una autorización para divulgar dichos expedientes. Este documento te permite designar a las personas que tendrán los mismos derechos que tú con respecto a la divulgación de los expedientes médicos. Por lo general, se incluyen tu cónyuge, tus hijos u otros familiares para que puedan comunicarse con los médicos y las enfermeras y saber de tu estado, si estás hospitalizado.
¿Deberías contratar a un abogado o hacerlo por tu cuenta?
El costo de la preparación de tus documentos de planificación patrimonial puede variar en gran medida según el lugar donde vivas y lo compleja que sea tu situación. Un abogado puede cobrar un arancel fijo de entre $300 hasta más de $1,500 para redactar un testamento y otros documentos básicos de planificación patrimonial. Si trabaja por hora, los abogados especializados en planificación patrimonial suelen cobrar entre $150 y $300 por hora.
También ha aumentado la demanda de testamentos que puedes hacer por tu cuenta y documentos de planificación patrimonial más simples y asequibles. Desde hace ya algún tiempo se pueden redactar testamentos en internet desde una computadora particular por medio de empresas como Rocket Lawyer, LegalZoom, FreeWill, QuickenWillmaker & Trust 2020 y Trust & Will (enlances en inglés). Ten en cuenta que cada estado tiene sus propias reglas y sus propios documentos.
“En el último mes y medio se ha duplicado nuestro trabajo”, señaló Cody Barbo, fundador de la plataforma digital Trust & Will (en inglés). La empresa ha creado una guía de recursos que proporciona información sobre el modo de crear un plan patrimonial, actualizar documentos en internet y obtener la validez de tus documentos mientras acatamos las órdenes de permanencia en el hogar debido a la COVID-19. También se ha asociado con AARP para proporcionar recursos a la comunidad.
En la plataforma digital de Trust & Will se puede crear una cuenta y ver los documentos de antemano sin cargo. Para comprarlos hay que pagar una tarifa única: por ejemplo, un testamento cuesta $69 para una persona soltera y $129 para ambos cónyuges de una pareja casada. Según Barbo, la mayoría de las personas que utilizan este servicio pueden hacer su testamento (o fideicomiso) en menos de 30 minutos.
“En nuestro caso, el poder notarial y las directivas de atención médica se solicitan mucho en este momento”, indicó Barbo. “Las personas quieren decidir quién puede tener acceso a sus expedientes médicos y financieros y quién puede tomar decisiones en su nombre si algo les sucediera a ellos, esto incluye disposiciones para que no los resuciten (DNR) y los últimos deseos, como entierro y cremación”.
Después de llenar los formularios en internet, se descargan, se imprimen y se firman, o la empresa les envía por correo los documentos impresos a los clientes para que los firmen. “Muchas de las personas que están haciendo uso de nuestros documentos de planificación patrimonial en internet se mantienen a salvo en su hogar y cumplen con el distanciamiento social, por lo que al menos firman sus documentos y luego esperan que se levanten las restricciones de confinamiento para poder encargarse de la certificación notarial”, señaló Barbo.
“Otros concurren a bancos y sucursales de UPS que todavía están abiertas y ofrecen servicios notariales. En dos estados, Nevada e Indiana, después de que una persona redacta un testamento en internet con Trust & Will, se conecta por videollamada con un notario de Notarize.com que ha recibido el testamento por correo electrónico. El notario luego examina el documento, plantea algunas preguntas, hace la certificación notarial y lo envía de regreso por correo electrónico. Trust & Will graba, encripta y conserva todo el procedimiento”.
Rubin, el abogado de Nueva York que se especializa en planificación patrimonial, destacó que las empresas que trabajan por internet no pueden reemplazar servicios como el suyo. “Lo que dicen esos programas virtuales que te permiten hacerlo por tu cuenta es técnicamente correcto”, dijo. “El problema es que no recibes el asesoramiento personalizado que recibirías de un abogado”.