Planificación patrimonial durante la pandemia de coronavirus

En Virginia, por ejemplo, la firma de un testamento generalmente debe ser presenciada por dos personas competentes que también deben firmar el testamento frente al testador, o la persona que deja el testamento. Si bien la ley de Virginia no dispone que un testamento tenga una certificación notarial, los abogados generalmente lo recomiendan.

Antes de la pandemia de COVID-19, 23 estados ya permitían la certificación notarial remota en internet, en la que un notario y un firmante se encuentran en diferentes lugares y utilizan un medio de comunicación audiovisual bidireccional para formalizar documentos electrónicos de forma segura. Estos estados incluyen Florida, Kentucky, Michigan, Minnesota, Montana, Nevada, Ohio, Tennessee, Texas, Utah, Virginia, Washington y Wisconsin.

Dada la presión de los residentes ansiosos por preparar estos documentos de planificación patrimonial, algunos estados ahora permiten la certificación notarial de algunos de estos documentos de forma remota en internet, incluidos Arizona, Iowa y Pensilvania.

Otros han flexibilizado sus leyes durante la pandemia. Por ejemplo, el 7 de abril el gobernador de Nueva York, Andrew Cuomo, emitió una orden ejecutiva que permite los testigos remotos de testamentos, poderes notariales, poderes notariales para decisiones médicas, escrituras y otros documentos. Anteriormente había emitido una orden que autorizaba la certificación notarial por video, lo que permitía que los residentes de Nueva York que desearan formalizar testamentos, poderes de atención médica o poderes notariales nuevos o actualizados pudieran hacerlo sin salir de casa ni recibir a otras personas en su hogar, siempre que se cumplieran determinadas condiciones, como por ejemplo que la videoconferencia fuera una comunicación directa entre la persona que firma, los testigos y el abogado que supervisa el procedimiento.

El 19 de marzo, el senador Mark Warner (demócrata por Virginia) y el senador Kevin Cramer (republicano por Dakota del Norte) presentaron un proyecto de ley que podría disponer una solución a nivel nacional. Este proyecto permitiría las certificaciones notariales remotas en internet en cualquier estado, de modo que las personas podrían hacer sus trámites legales sin dejar de cumplir con el distanciamiento social. “Virginia ha permitido el uso de certificaciones notariales remotas de forma segura durante años”, señaló Warner en un comunicado de prensa. “En un momento en el que la mayoría de las personas deberían quedarse en casa, no hay motivo para que alguien tenga que salir solo para recibir servicios de un notario”.

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La consulta virtual sobre la planificación patrimonial

En este momento, los abogados especializados en planificación patrimonial como Rubin se están comunicando con sus clientes por medio de servicios de videoconferencia como Zoom o Skype. Los documentos básicos de planificación patrimonial que los clientes generalmente desean repasar incluyen un testamento para nombrar legalmente quién debe heredar sus bienes; un poder notarial duradero para decisiones financieras en el que se designa a un tercero para que tome estas decisiones si ellos no tienen la capacidad de hacerlo; un poder notarial para decisiones médicas con un testamento en vida para permitir que un tercero tome decisiones de atención médica por ellos si no pueden hacerlo por sí mismos; y el formulario de Autorización en cumplimiento de HIPAA en el que otorgan su consentimiento para que otra persona tenga acceso a la información médica de un proveedor de atención médica. 

“Mi asistente y mi asistente legal participan en mis reuniones de Zoom con mis clientes y, cuando estamos listos para firmar documentos, mi asistente y yo actuamos como testigos y mi asistente legal actúa como notario”, dijo Rubin. “Dicho eso, los abogados, por naturaleza, somos conservadores. Para que no haya objeciones a los documentos en el tribunal, lo que recomiendo es que vengan a la oficina a reunirnos 15 minutos una vez que todo se estabilice y volvamos a algún tipo de normalidad. En ese momento haremos la ceremonia habitual de formalización que habríamos hecho si nos hubiéramos reunido en persona”.

¿Deberías contratar a un abogado o hacerlo por tu cuenta?

El costo de la preparación de tus documentos de planificación patrimonial puede variar en gran medida según el lugar donde vivas y lo compleja que sea tu situación. Un abogado puede cobrar un arancel fijo de entre $300 hasta más de $1,500 para redactar un testamento y otros documentos básicos de planificación patrimonial. Si trabaja por hora, los abogados especializados en planificación patrimonial suelen cobrar entre $150 y $300 por hora.

También ha aumentado la demanda de testamentos que puedes hacer por tu cuenta y documentos de planificación patrimonial más simples y asequibles. Desde hace ya algún tiempo se pueden redactar testamentos en internet desde una computadora particular por medio de empresas como Rocket Lawyer, LegalZoom, FreeWill, QuickenWillmaker & Trust 2020 y Trust & Will (enlances en inglés). Ten en cuenta que cada estado tiene sus propias reglas y sus propios documentos. 

“En el último mes y medio se ha duplicado nuestro trabajo”, señaló Cody Barbo, fundador de la plataforma digital Trust & Will (en inglés). La empresa ha creado una guía de recursos que proporciona información sobre el modo de crear un plan patrimonial, actualizar documentos en internet y obtener la validez de tus documentos mientras acatamos las órdenes de permanencia en el hogar debido a la COVID-19. También se ha asociado con AARP para proporcionar recursos a la comunidad. 

En la plataforma digital de Trust & Will se puede crear una cuenta y ver los documentos de antemano sin cargo. Para comprarlos hay que pagar una tarifa única: por ejemplo, un testamento cuesta $69 para una persona soltera y $129 para ambos cónyuges de una pareja casada. Según Barbo, la mayoría de las personas que utilizan este servicio pueden hacer su testamento (o fideicomiso) en menos de 30 minutos.

“En nuestro caso, el poder notarial y las directivas de atención médica se solicitan mucho en este momento”, indicó Barbo. “Las personas quieren decidir quién puede tener acceso a sus expedientes médicos y financieros y quién puede tomar decisiones en su nombre si algo les sucediera a ellos, esto incluye disposiciones para que no los resuciten (DNR) y los últimos deseos, como entierro y cremación”.

Después de llenar los formularios en internet, se descargan, se imprimen y se firman, o la empresa les envía por correo los documentos impresos a los clientes para que los firmen. “Muchas de las personas que están haciendo uso de nuestros documentos de planificación patrimonial en internet se mantienen a salvo en su hogar y cumplen con el distanciamiento social, por lo que al menos firman sus documentos y luego esperan que se levanten las restricciones de confinamiento para poder encargarse de la certificación notarial”, señaló Barbo.

“Otros concurren a bancos y sucursales de UPS que todavía están abiertas y ofrecen servicios notariales. En dos estados, Nevada e Indiana, después de que una persona redacta un testamento en internet con Trust & Will, se conecta por videollamada con un notario de Notarize.com que ha recibido el testamento por correo electrónico. El notario luego examina el documento, plantea algunas preguntas, hace la certificación notarial y lo envía de regreso por correo electrónico. Trust & Will graba, encripta y conserva todo el procedimiento”.

Rubin, el abogado de Nueva York que se especializa en planificación patrimonial, destacó que las empresas que trabajan por internet no pueden reemplazar servicios como el suyo. “Lo que dicen esos programas virtuales que te permiten hacerlo por tu cuenta es técnicamente correcto”, dijo. “El problema es que no recibes el asesoramiento personalizado que recibirías de un abogado”.