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Planificador de reuniones familiares

6 desastres que debes evitar en las reuniones familiares

Consejos para bajar el estrés y aumentar la diversión en el evento.

Hombre con las manos en el estómago con expresión de dolor

Anupong Thongchan / EyeEm / Getty Images

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​Larry Snider reservó una habitación en un hotel en Boulder, Colorado, para una reunión familiar en junio del 2019 y estaba ansioso por ver a parientes que viajarían desde todo Estados Unidos para asistir al evento.​

​Fue solo después de haber hecho la reserva no reembolsable que Snider, de 52 años, se enteró de que un primo había reservado un bloque de habitaciones a una tarifa rebajada que le habría ahorrado $250. Esa falta de comunicación afectó también a otros miembros de la familia.

​“Debido a la falta de comunicación, alrededor de la mitad de las parejas reservaron sus habitaciones individualmente”, recuerda Snider. “Ese contratiempo hizo que la reunión no comenzara de la mejor manera. Los familiares estaban algo molestos con la situación y había un poco de tensión”.

Nuevos datos de Motel 6 indican que el 57% de los adultos tienen planes de asistir a una reunión familiar este año, y viajarán aproximadamente 80 millas para ver a sus seres queridos. Con tantas reuniones planificadas, lo más probable es que no todo salga tal como se planeó.

Desde vuelos cancelados y reservas perdidas hasta mal tiempo, intoxicación alimentaria y desacuerdos familiares, estos consejos pueden evitar que seis posibles desastres arruinen tu reunión.

1. Intoxicación alimentaria

Nadie quiere que el mayor recuerdo de la reunión de fin de semana sea una ensalada de papas en mal estado. Todos los años, una de cada seis personas en el país sufre una intoxicación alimentaria, con síntomas como náuseas, vómitos y diarrea.

En la mayoría de los casos, la intoxicación alimentaria ocurre cuando la comida no se mantiene a la temperatura apropiada, dice Darin Detwiler, un experto en seguridad alimentaria y profesor en Northeastern University.

​“La ensalada de papas podría estar en el auto dos horas antes de que se sirva”, dice. “Nadie usa un termómetro de cocina en una reunión familiar”.

​​Detwiler sugiere preparar la comida en casa y cocinarla en el lugar de la reunión, asegurándote de servir de inmediato los alimentos calientes y mantener los alimentos fríos en hielo. O algo mejor: contrata a profesionales.

​“Un servicio profesional de comidas te entregará la comida cuando la necesitas y la mantendrá caliente o fría para eliminar esos factores de riesgo”, dice Detwiler.​

2. Vuelos cancelados

¿Piensas viajar en avión? Hazlo temprano, con un margen de tiempo para que no te pierdas ninguna actividad de la reunión, aconseja Jen Campbell Boles, fundadora de Explore More Family Travel.

​“[Vuela] al menos un día antes hasta que las empresas aéreas aumenten su personal”, aconseja Boles.​

Este año, hasta julio, ha habido demoras en más de 820,000 vuelos y se han cancelado más de 116,000, según la empresa de seguimiento de vuelos FlightAware.

También es buena idea comprar un seguro de viaje.

“El seguro de viaje te da la flexibilidad de hacer una nueva reserva en otra compañía aérea y podría ser la clave para llegar al lugar de la reunión”, dice Boles.​​

3. Parientes que no pagan

El costo de un lugar para la reunión, las habitaciones de hotel, las comidas, el entretenimiento y las camisetas a juego para toda la familia u otros recuerdos de la reunión, pueden suponer un gasto considerable. Entonces, ¿qué pasa con los primos que aparecieron, usaron las camisetas, comieron la comida y disfrutaron de la fiesta, pero nunca pagaron? La psicóloga Donna Marino sugiere otorgarles el beneficio de la duda.

​“Tal vez se olvidaron o no tenían el dinero en ese momento”, dice Marino. “Salúdalos como saludarías a un familiar que pagó… y di algo como: ‘¡Qué bueno verte! No sabía que venías. Justo estaba recolectando la contribución de todos los asistentes a la reunión’”.

Si tus familiares siguen sin pagar la parte que les corresponde, Marino sugiere evaluar si la relación es más importante que el dinero. Y agrega: “¿Podrían estar pasando por un mal momento y necesitar el apoyo familiar? ¿Puedes cubrir tú su costo de participación en la reunión? Sé considerado en tu respuesta”.​

Tal vez también puedas contratar a un agente de viajes o un planificador de eventos para coordinar la reunión y ocuparse de la desagradable tarea de recolectar el dinero.

4. Mal tiempo

Boles aprendió de primera mano la importancia de tener un plan para el mal tiempo en su reunión del 2021. La familia había hecho reservas en un complejo turístico en México con muchas actividades para niños, pero llovió toda la semana y los adultos no tenían muchas opciones para entretenerse.

​“En retrospectiva, deberíamos haber buscado un lugar con más actividades interiores para los adultos en caso de mal tiempo”, dice. “Afortunadamente, había un gran vestíbulo donde nos podíamos juntar a jugar juegos que habíamos llevado y simplemente relajarnos”.​

Si la reunión se hará al aire libre, pregunta en el establecimiento sobre alternativas en caso de mal tiempo, y recuerda llevar varias actividades para los parientes de todas las edades en caso de que los juegos al aire libre se vean impedidos por la lluvia.


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5. Desacuerdos familiares

Si bien el malentendido del descuento del hotel causó cierta tensión en la reunión familiar de Snider, él dice que “todos lo superaron rápido y lo pasaron muy bien”.

Otras familias son menos comprensivas. Si surge un desacuerdo —o incluso una pelea— por cualquier cosa, desde eventos de actualidad hasta viejos dramas familiares, Marino sugiere hacer una pausa y ser respetuosos.​

​“Puedes decir algo como: ‘veo que esta conversación se ha vuelto improductiva, por eso voy a alejarme’”, dice. “Si es una conversación que debe continuar, dile a la otra persona: ‘creo que debemos volver a hablar de esto cuando los dos estemos más calmados’”.​

Lo más importante, agrega Marino, es ser honesto contigo mismo y ser consciente de si tú o la otra persona pierden el control de sus emociones. El objetivo final es asegurar que, incluso cuando los ánimos están exaltados, las discusiones familiares no arruinen la reunión.

6. Pérdida de la reserva de hotel

Nadie quiere llegar a la reunión familiar y descubrir que el hotel no tiene registrada su reserva. Alojarse en casa de algún familiar que vive cerca podría ser un plan de respaldo, pero Boles tiene una idea mejor: llama y confirma tu reserva antes de viajar.

​“Como mínimo, asegúrate de guardar todos los correos electrónicos de confirmación para mostrar al personal de recepción”, dice. “En una situación así, el seguro de viaje puede ayudar a reembolsar el costo de las reservas perdidas si puedes demostrar que tenías una reserva”.​

Una vez en tu habitación, ya puedes desempacar, relajarte y prepararte para disfrutar de la reunión.

Jodi Helmer colabora con artículos sobre jardinería, salud y medioambiente. Sus trabajos también han aparecido en Scientific American, National Geographic Traveler y NPR.