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Planificador de reuniones familiares

Secretos de viaje que ayudan a elegir el mejor lugar para una reunión familiar

¿Una hacienda vacacional? ¿Un crucero? ¿Una ciudad interesante? Consejos para decidir.

Cabaña de madera en una zona boscosa

Allen Creative / Steve Allen / Alamy Stock Photo

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Algunas familias se reúnen en el mismo lugar entrañable todos los años. Otras prefieren viajar a lugares distintos. Si tu familia se reúne para una parrillada en el parque o hace un viaje a un complejo turístico con todo incluido, ten la seguridad de que en la reunión se reforzarán los lazos y compartirán recuerdos especiales.

“Las familias han hecho lo mismo año tras año y simplemente quieren hacer algo más interesante”, dice Nicole Wineland-Thomson, gerente general de Thomson Family Adventures en Watertown, Massachusetts, que se especializa en reuniones familiares. Ella ha observado que son más las familias que buscan viajar más lejos o probar actividades nuevas.

Aquí te presentamos sugerencias de de algunos expertos y planificadores familiares sobre cómo planear un evento que satisfaga tus necesidades y se ajuste a tu presupuesto.

Planifica con antelación

Comienza a hacer planes y arreglos entre seis meses y un año antes del viaje para negociar mejores precios para el alojamiento, los eventos y las actividades, y asegurar las reservaciones necesarias. Esto es particularmente importante ahora, cuando hay mayor demanda de viajes y los precios de los hoteles y los boletos de avión están aumentando.

El encargado de la planificación o el comité designado debe enviar una encuesta para saber qué es lo que desean hacer los integrantes de la familia, adónde desean ir y cuánto están dispuestos a gastar. Es útil reducir las opciones y enviar solo unas pocas para que la selección no resulte abrumadora. Mantén a los familiares informados sobre los planes y las fechas por correo electrónico, por teléfono, por Zoom o en el sitio web o la página de Facebook de la familia.

Elige el lugar

Puesto que muchas familias acuden a la reunión en auto, la facilidad y la comodidad de viaje son factores esenciales. Busca un lugar que sea un punto central con relación al lugar donde viven la mayoría de los familiares, dice Shawn Waller de Waller Travel Group en Waldorf, Maryland. Si hay familiares en Maryland y Florida, entonces Carolina del Norte podría ser un buen lugar, dice.

Considera los intereses variados de los integrantes de familias multigeneracionales. “La clave consiste en encontrar un destino que ofrezca actividades variadas”, dice Wineland-Thomson. “Siempre habrá algunos más interesados en mantenerse activos, mientras que otros estarán más interesados en la cultura y la comida”.

Otros criterios en los que comúnmente se basa la selección del lugar incluyen estar cerca de una ciudad grande para tener opciones de entretenimiento, especialmente para los miembros más jóvenes de la familia; un parque para realizar actividades al aire libre; un campo de golf; o un parque temático, como Disney World en Florida.

La mitad de todas las reuniones familiares se realizan en un lugar nuevo cada año, dice Edith Wagner, redactora de Reunions Magazine. Ella y otros expertos ven un mayor interés de las familias —si pueden costearlo— en realizar las reuniones en haciendas vacacionales o en cruceros. Esas experiencias ofrecen algo para todos, son fáciles de planificar, y con frecuencia el precio incluye todo.

“Si bien hay muchas oportunidades para pasar tiempo juntos, los participantes tienen un barco entero para disfrutar”, dice Meg Ryan, gerente de ecruisenet.com. Los cruceros a menudo cuentan con coordinadores grupales y ofrecen actividades como campamentos de día para los niños y clases para los adultos.

Un crucero de tres días puede costar menos de $200 por persona, y las reservas grupales (por lo general, un mínimo de 8 camarotes) o los viajes cortos, de 3 o 4 noches, pueden tener incluso mejores precios, dice.

Algunas otras opciones para disfrutar en familia: Mohonk Mountain House al norte de la ciudad de Nueva York, el Greenbrier en Virginia Occidental, Destination Kohler en Wisconsin, Kiawah Island Golf Resort en Carolina del Sur y el Broadmoor en Colorado. Se pueden planificar estadías más económicas en destinos vacacionales de bajo costo, como Myrtle Beach (Carolina del Sur), Branson (Misuri) o Pigeon Forge (Tennessee). Los planificadores también pueden considerar complejos turísticos con todo incluido en el Caribe o en México.

Busca alojamiento económico

Comienza por contactar a las oficinas locales de turismo, que pueden tener un especialista en planificación de reuniones o reuniones familiares que tal vez pueda ayudar. “Les conseguimos una tarifa reducida [normalmente, un descuento del 20 o el 25% de la tarifa estándar] para los bloques grupales, a veces mejor de lo que pueden negociar ellos directamente”, dice Lisa Anders, directora ejecutiva de Explore Gwinnett Tourism & Film en el condado de Gwinnett, Georgia, apenas al noreste de Atlanta. “Les preparamos una propuesta —con tarifas y otras ofertas— en 72 horas sin que tengan que hacer nada”.

Las familias pueden negociar los precios grupales para las habitaciones de hotel y descuentos en las comidas, los espacios de reunión, el estacionamiento y otras comodidades. El alojamiento en las afueras de la ciudad por lo general cuesta entre un 15 y un 20% menos que en la ciudad, dice Waller, quien se especializa en viajes grupales.

Cualquiera que sea el tamaño de la reunión, los expertos aconsejan reservar en bloque las habitaciones de hotel. Los hoteles tienen diferentes políticas, pero por lo general, cuanto más grande es la reunión, mayor es el descuento en el precio de las habitaciones u otras comodidades, como el estacionamiento y los espacios de reunión. Un bloqueo de cortesía reserva un número de habitaciones a cierto precio para tu grupo hasta típicamente 30 días antes de la fecha de llegada; en ese momento, las habitaciones que no se han reclamado retornan al inventario disponible del hotel. No estás obligado financieramente a utilizar todas las habitaciones, pero no hay garantías. El bloqueo con contrato es similar, pero se garantiza una cantidad acordada de habitaciones. Normalmente, debes utilizar o pagar entre el 70 y el 90% de esas habitaciones.

Las casas en alquiler son una opción cada vez más popular porque pueden alojar a un grupo grande y ofrecen cocina, áreas de estar comunes y, tal vez, una piscina. Si la familia combina fondos, es posible que los planificadores de la reunión consigan una casa de ensueño que cueste menos por persona que habitaciones separadas en un hotel.

Además de explorar los sitios especializados en ese tipo de alquiler, como Airbnb y VRBO, tal vez puedas conseguir mejor precio si le alquilas directamente al dueño o trabajas con una agencia inmobiliaria local. Theresa Klisz, de St. Louis, ayudó a conseguir casas adyacentes sobre la playa en los Outer Banks de Carolina del Norte para una reunión de 21 personas de entre 6 meses y casi 70 años. Ella y un primo hicieron una “misión invernal de reconocimiento” para ver las propiedades en alquiler con un agente inmobiliario.

Piensa en viajar en temporada baja para tener mayor disponibilidad y mejores precios. Si la familia tiene flexibilidad, Waller dice que los mejores precios se encuentran entre el 1.o de octubre y mediados de diciembre.


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Zona al aire libre frente al mar con gente en varias mesas

Dunrobin Studios / Alamy Stock Photo

Controla otros costos

Con frecuencia las familias recaudan fondos a lo largo del año para poder mantener un costo bajo para todos. A veces los abuelos pagan parcial o totalmente los costos de viaje de los familiares con necesidades financieras.

Los destinos que quedan a una distancia cómoda en auto son más económicos, incluso con el precio más elevado de la gasolina, porque el alquiler de autos es caro. Para los grupos grandes, puede resultar más económico alquilar un autobús.

Si el plan es viajar en avión, consulta sitios como Google Flights y Hopper.com, que ofrecen el pronóstico de precios para aproximadamente un mes a fin de ayudarte a encontrar las mejores tarifas, o consulta directamente con la aerolínea sobre una tarifa grupal. Las oficinas locales de turismo, como Explore Gwinnett, a menudo proporcionan cupones para las atracciones locales, como el Acuario de Georgia y el Centro Nacional de Derechos Civiles y Humanos (NCCHR).

Planificar los viajes para una reunión familiar es “mucho trabajo”, dice Wineland-Thomson. Las familias deben “juntarse y definir una idea de adónde quieren ir” y qué quieren hacer, agrega.​

Kitty Bean Yancey contribuyó a este artículo.​​ Sheryl Jean colabora con artículos sobre envejecimiento, negocios, tecnología, viajes, salud y temas de interés humano. Fue reportera de varios periódicos metropolitanos y sus escritos también se han publicado en Chicago Tribune y The Dallas Morning News, y en el sitio web de la American Heart Association.