¿Has perdido un documento importante?

¿Dónde deberías guardar los documentos?

Les preguntamos a los profesionales financieros y legales sobre el cuidado y almacenamiento adecuado de los documentos oficiales. En general, dicen que hay tres niveles de importancia para los documentos, cada uno con necesidades diferentes de almacenamiento y formato:

Nivel 1: Documentos vitales esenciales

Estos documentos requieren de los mejores cuidados: la tarjeta del Seguro Social, el pasaporte, el testamento, el poder para la toma de decisiones médicas, el certificado de nacimiento, el certificado de matrimonio, el título del auto, las escrituras del hogar, los documentos de divorcio, los documentos de baja de las Fuerzas Armadas.

Dónde guardar idealmente: una caja fuerte a prueba de fuego o una caja de seguridad en el banco

Pensamos que las cajas fuertes son unidades de gran tamaño con un candado de combinación. Pero cualquier caja con cerradura resistente al agua y al fuego proporciona un almacenamiento seguro para tus documentos más importantes. “Si un documento estuviese en un solo archivo normal en el estante inferior, podría ser susceptible a problemas relacionados con el clima”, dice Nicole Gopoian Wirick, de Prosperity Wealth Strategies en Míchigan. “Además, algunas cajas fuertes han avanzado mucho y son más livianas y fáciles de acceder”.

Asegúrate de que tus familiares o cualquier otra persona que necesite acceder a la caja fuerte en una emergencia tengan el código o sepan dónde encontrar la clave, sugiere David Haas, fundador de Cereus Financial Advisors en Nueva Jersey. Además, escóndela ingeniosamente. Los ladrones tienden a explorar los dormitorios principales en busca de objetos de valor para robar, así que colócala en otro lugar. Y si el índice de delincuencia en tu área te preocupa, opta por la caja de seguridad en el banco. También es buena idea hacer copias digitales de estos documentos.

Nivel 2: Referencias importantes

Estos documentos se almacenan para el acceso fácil: los estados de cuenta de las 401(k) o las IRA, las pólizas de seguro de vida, las declaraciones de impuestos (de tres a siete años).

Dónde guardar idealmente: en la nube en línea

Es importante tener varios documentos como referencia, pero no es necesario guardar copias físicas. Para estos, deberías cargar versiones electrónicas en el almacenamiento en la nube y luego triturar los originales.

El almacenamiento en la nube significa que tus archivos se mantienen en un servidor de computadora remoto muy seguro. Al usar un servicio como Apple iCloud, Google Drive o Microsoft OneDrive, puedes acceder a los archivos que hayas cargado desde cualquier dispositivo —computadora, tableta o teléfono— después de haber introducido la información de verificación correspondiente.

Los archivos se pueden organizar en carpetas. También puedes dar acceso a familiares que tal vez necesiten acceso para ayudarte en una emergencia o para manejar tus asuntos a medida que envejeces.

Además de guardar documentos para los que ya no necesitas copias en papel, el almacenamiento en la nube también es útil para guardar copias de seguridad de todos los documentos. En caso de que algo les suceda a los documentos impresos, todavía tendrás acceso a números de cuenta y otra información.

Nivel 3: Acceso rápido

Estos documentos los debes llevar contigo: la licencia de conducir, otra tarjeta de identificación emitida por el estado, la tarjeta de seguro médico.

Dónde guardar idealmente: en tu billetera

Guarda allí las tarjetas a las que necesitas acceder con regularidad. Otro factor que se debe tener en cuenta es si alguien podría usar la información del documento para el robo de identidad. (Por ejemplo, no lleves contigo la tarjeta del Seguro Social).