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¿Has perdido un documento importante?

Cómo proceder cuando no encuentras la documentación que necesitas.

spinner image Gráfica de lupa para encontrar un documento
Getty Images

La palabra “papeleo” se ha convertido en un anacronismo; la mayoría de los documentos legales y comerciales de hoy en día se crean, firman y almacenan digitalmente. Pero hay algunos documentos físicos que siguen siendo de vital importancia. Muchos de ellos tienen décadas de antigüedad. Pero si se pierden, ¿cómo puedes reemplazarlos? Te lo explicamos.

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Pasaporte

Para evitar ser víctima del robo de identidad, asegúrate de reportar si se pierde o te lo roban. Llama sin cargo al 877-487-2778 o envía un Formulario DS-64 por internet en travel.state.gov (en inglés). O puedes imprimir el formulario en este sitio web y enviarlo por correo al Departamento de Estado de EE.UU. Para reemplazar tu pasaporte, presenta un Formulario DS-11 en persona en una oficina de pasaportes. Si se pierde o te lo roban cuando viajas al extranjero, comunícate con la embajada o el consulado de EE.UU. más cercano.

Certificado de nacimiento

Para solicitar un reemplazo, comunícate con la oficina de registro civil del estado donde naciste. Si naciste en el extranjero y eres hijo de padres estadounidenses que registraron tu nacimiento en la embajada o el consulado de EE.UU. en ese país, puedes acceder a una copia del informe consular de nacimiento en el extranjero del Departamento de Estado. Si naciste en una base militar en el extranjero, tendrás que comunicarte con el hospital donde naciste.

Certificado de matrimonio

Comunícate con la oficina de registro civil de tu estado, que te dirigirá al secretario del condado donde se emitió la licencia, o a una oficina local equivalente. Te informarán sobre los documentos necesarios que debes proporcionar, el costo y si la copia se puede emitir en línea, por correo o en persona. ¿Te casaste en el extranjero? Comunícate con la embajada o el consulado del país donde te casaste, y el personal te ayudará a recibir una copia certificada del documento de matrimonio extranjero. Si te casaste en el extranjero antes del 9 de noviembre de 1989 y un funcionario consular de EE.UU. presenció la boda, el Departamento de Estado también debería tener documentos en sus archivos que confirmen tu matrimonio.

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Documento del Seguro Social

Primero, considera si necesitas reemplazarla. Guardar el número de manera segura puede ser suficiente, ya que rara vez necesitas la tarjeta física. Debes reemplazarla si vas a comenzar un nuevo empleo o vives en Pensilvania, donde la necesitarás para solicitar una identificación Real ID. Para obtener una nueva tarjeta de Seguro Social, necesitarás un certificado de nacimiento y una licencia de conducir o una tarjeta de identificación emitida por el estado, o simplemente un pasaporte. Imprime y completa una solicitud en el sitio web del Seguro Social (ssa.gov). Luego envíala por correo o lleva tu solicitud y los documentos originales pertinentes a tu oficina del Seguro Social (el sitio web tiene información sobre las ubicaciones). Reemplazar la tarjeta es gratis, así que ten cuidado con los proveedores de este servicio que intenten cobrar una tarifa.

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Testamento

Las leyes relacionadas con la planificación patrimonial varían según el estado, pero, por lo general, si tu testamento se perdió o se destruyó accidentalmente, pero no se anuló, entonces todavía representa tus deseos. Después de tu muerte, se puede presentar una copia del testamento al tribunal. Sin embargo, debes haber dejado evidencia clara de que no lo anulaste. Esto significa evidencia que indique que se destruyó o se perdió accidentalmente, o testimonio de un tercero imparcial que afirme que no planeabas cambiarlo. Tus herederos también necesitarán evidencia de que es una copia fiel, como la confirmación de los testigos o del abogado originales.

Título de un automóvil

El proceso de reemplazo varía según el estado. Consulta con tu Departamento de Vehículos Motorizados. En algunos estados, puede ser tan simple como presentar un formulario. En otros, es posible que tengas que presentar algunos documentos, como una identificación con foto, la matrícula del vehículo o un aviso de renovación de la matrícula.

spinner image Cubículo de oficina con lugares para almacenar documentos importantes
CHRIS O’RILEY

¿Dónde deberías guardar los documentos?

Les preguntamos a los profesionales financieros y legales sobre el cuidado y almacenamiento adecuado de los documentos oficiales. En general, dicen que hay tres niveles de importancia para los documentos, cada uno con necesidades diferentes de almacenamiento y formato:

Nivel 1: Documentos vitales esenciales

Estos documentos requieren de los mejores cuidados: la tarjeta del Seguro Social, el pasaporte, el testamento, el poder para la toma de decisiones médicas, el certificado de nacimiento, el certificado de matrimonio, el título del auto, las escrituras del hogar, los documentos de divorcio, los documentos de baja de las Fuerzas Armadas.

Dónde guardar idealmente: una caja fuerte a prueba de fuego o una caja de seguridad en el banco

Pensamos que las cajas fuertes son unidades de gran tamaño con un candado de combinación. Pero cualquier caja con cerradura resistente al agua y al fuego proporciona un almacenamiento seguro para tus documentos más importantes. “Si un documento estuviese en un solo archivo normal en el estante inferior, podría ser susceptible a problemas relacionados con el clima”, dice Nicole Gopoian Wirick, de Prosperity Wealth Strategies en Míchigan. “Además, algunas cajas fuertes han avanzado mucho y son más livianas y fáciles de acceder”.

Asegúrate de que tus familiares o cualquier otra persona que necesite acceder a la caja fuerte en una emergencia tengan el código o sepan dónde encontrar la clave, sugiere David Haas, fundador de Cereus Financial Advisors en Nueva Jersey. Además, escóndela ingeniosamente. Los ladrones tienden a explorar los dormitorios principales en busca de objetos de valor para robar, así que colócala en otro lugar. Y si el índice de delincuencia en tu área te preocupa, opta por la caja de seguridad en el banco. También es buena idea hacer copias digitales de estos documentos.

Nivel 2: Referencias importantes

Estos documentos se almacenan para el acceso fácil: los estados de cuenta de las 401(k) o las IRA, las pólizas de seguro de vida, las declaraciones de impuestos (de tres a siete años).

Dónde guardar idealmente: en la nube en línea

Es importante tener varios documentos como referencia, pero no es necesario guardar copias físicas. Para estos, deberías cargar versiones electrónicas en el almacenamiento en la nube y luego triturar los originales.

El almacenamiento en la nube significa que tus archivos se mantienen en un servidor de computadora remoto muy seguro. Al usar un servicio como Apple iCloud, Google Drive o Microsoft OneDrive, puedes acceder a los archivos que hayas cargado desde cualquier dispositivo —computadora, tableta o teléfono— después de haber introducido la información de verificación correspondiente.

Los archivos se pueden organizar en carpetas. También puedes dar acceso a familiares que tal vez necesiten acceso para ayudarte en una emergencia o para manejar tus asuntos a medida que envejeces.

Además de guardar documentos para los que ya no necesitas copias en papel, el almacenamiento en la nube también es útil para guardar copias de seguridad de todos los documentos. En caso de que algo les suceda a los documentos impresos, todavía tendrás acceso a números de cuenta y otra información.

Nivel 3: Acceso rápido

Estos documentos los debes llevar contigo: la licencia de conducir, otra tarjeta de identificación emitida por el estado, la tarjeta de seguro médico.

Dónde guardar idealmente: en tu billetera

Guarda allí las tarjetas a las que necesitas acceder con regularidad. Otro factor que se debe tener en cuenta es si alguien podría usar la información del documento para el robo de identidad. (Por ejemplo, no lleves contigo la tarjeta del Seguro Social).

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