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Tengo una empresa, ¿qué documentos debo preservar para evitar problemas con el IRS?

Cada dueño de negocio es responsable de definir y poner en marcha un método para la teneduría de libros. Las compras, las ventas, la nómina, y otras transacciones que realizas como parte de tu negocio generan documentos que las comprueban. Dichos documentos contienen información que tienes que registrar en tus libros para comprobar ciertos elementos de los gastos y poder deducirlos.

A esa información, también hay que añadirle pruebas de tus ingresos brutos, así como tus deducciones y créditos. Para la mayoría de los pequeños negocios, la cuenta corriente del negocio es la fuente principal en los libros del negocio. Pero una de las primeras recomendaciones que suelen recibir los empleadores es: conservar todos los registros sobre la nómina de sus empleados por lo menos cuatro años después de la presentación del cuarto trimestre del año. 

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Algunos documentos que debes preservar

La mejor manera de evidenciar los ingresos brutos que recibes de tu negocio es manteniendo a la mano los documentos que comprueban las cantidades y las fuentes de tus ingresos. Estos incluyen los siguientes:

  • Cintas de caja registradora
  • Información de depósitos (ventas al contado y a crédito)
  • Libros de recibos
  • Facturas
  • Formularios 1099-MISC

Las compras figuran entre los gastos del negocio, y abarca todos los artículos que compras y revendes a tus clientes. Si fabricas o eres un productor, esto incluye el costo de la materia prima o piezas compradas para la fabricación de productos. Los documentos que guardes deben identificar el pagador, la cantidad pagada, evidencia de pago, la fecha y una descripción del artículo que muestre que esa cantidad fue para las compras. Los documentos de compras incluyen los siguientes:

  • Cheques cancelados u otros documentos que identifiquen la prueba de pago/transferencia electrónica de fondos
  • Recibos de las cintas de caja registradora
  • Recibos y estados de cuentas de tarjetas de crédito
  • Facturas

Por otro lado, existen gastos que no necesariamente son compras, pero que son necesarios para mantener una actividad comercial. Los documentos para gastos generales también incluyen:

  • Cheques cancelados u otras pruebas de pago/transferencia electrónica de fondos
  • Cintas de recibos de la caja registradora
  • Estados de cuentas
  • Recibos y estados de cuentas de tarjetas de crédito
  • Facturas

Nota: Una combinación de documentos comprobantes se podría necesitar para demostrar todas las partidas de la compra.

Existe otra categoría denominada como activos, que incluye la propiedad que posees y utilizas en tu negocio, como la maquinaria y el mobiliario, que también requiere de la preservación de documentos como evidencia. Estos documentos son necesarios para calcular la depreciación anual y la ganancia o pérdida al vender los activos. Los documentos para los activos deben mostrar la siguiente información:

  • Cuándo y cómo adquiriste los activos
  • Precio de compra
  • Costo de toda mejora
  • Deducción obtenida conforme a la sección 179
  • Deducciones tomadas por depreciación
  • Deducciones tomadas por pérdidas fortuitas, tales como las pérdidas resultantes de incendios o tormentas
  • Cómo utilizaste el activo
  • Cuándo y cómo vendiste o cediste el activo
  • Precio de venta
  • Gastos de venta

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