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Prueba estos consejos eficaces en las plataformas de correo electrónico

Pueden hacerte la vida más fácil si usas Apple Mail, Gmail, Outlook o Yahoo! Mail.

Íconos de correo electrónico de colores se alejan de una computadora portátil

Getty Images

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Si bien FaceTime, Microsoft Teams, Slack, WhatsApp y Zoom ofrecen entornos más visuales para la comunicación digital, el correo electrónico se sigue usando muy ampliamente, para fines tanto profesionales como personales.

Probablemente lo uses de forma habitual, pero tal vez no sepas todo lo que puedes hacer con el correo electrónico para sacarle el máximo provecho. Prefieras o no los servicios gratuitos como Apple Mail, Gmail, iCloud, Outlook.com (de Microsoft) o Yahoo! Mail, estos consejos y trucos te permitirán acceder a funciones poco conocidas pero de gran utilidad.

Ten en cuenta lo siguiente: algunos de estos trucos podrían funcionar con más de una plataforma de correo electrónico, así que no dudes en buscarlos en el menú de Configuración u Opciones del programa que usas.


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Cambia tus firmas en Apple Mail

Algunos consejos relacionados con funciones integradas en las computadoras Mac:

Reemplaza tu firma. Esto lo puedes hacer en casi cualquier programa de correo electrónico, pero muchas personas, por pereza, seguimos usando la firma predeterminada. Si quieres cambiar la firma para que incorpore algo que tenga que ver contigo —por ejemplo, para promocionar tu sitio web, blog o pódcast—, ve a Mail | Preferences (Preferencias) | Signatures (Firmas) y selecciona tu cuenta o todas las cuentas. En un iPhone, ve a Settings (Configuración) | Mail | Signature (Firma) para agregar una nueva firma.

Amplía la vista previa a más de dos líneas. La configuración predeterminada de Apple Mail muestra una vista previa —antes de que abras el correo completo— de dos líneas de los correos electrónicos en tu buzón. Para modificar esta configuración, ve a Mail | Preferences (Preferencias) | Viewing (Visualización) y selecciona entre una y cinco líneas. En un iPhone, ve a Settings (Configuración) | Mail | Preview (Previsualización).

Activa Siri en Mac Mail. A lo mejor ya usas Siri, el asistente personal activado por voz exclusivo de Apple. Pero si se activa en la aplicación Mail, Siri puede realizar diversas funciones útiles sin que tengas que pedírselo. Por ejemplo, Siri puede añadir a alguien a tus Contactos o proponer eventos para que se agreguen a tu Calendario.

Para habilitar esta opción, haz clic en el icono de Apple en la parte superior de la pantalla, y luego en System Preferences (Preferencias del sistema) | Siri | Siri Suggestions & Privacy (Sugerencias de Siri y la privacidad).  Encuentra la opción Mail en el lado izquierdo y marca la casilla a la izquierda. Ahora, cuando recibas un correo electrónico que incluya una sugerencia de Siri, podrás hacer clic para incorporarlo a tu Calendario o tus Contactos, por ejemplo.

En un iPhone, ve a Settings (Configuración) | Mail | Siri & Search (Siri y Buscar). Verás siete interruptores que podrás activar de acuerdo con tus preferencias.

Gmail puede usarse sin conexión a internet

Gmail, de Google, uno de los servicios de correo electrónico más usados del mundo, tiene muchas características útiles.

Acceso fuera de línea. En los "viejos tiempos", antes del 2018, los usuarios de Gmail tenían que estar conectados a internet para poder leer y responder a correos electrónicos. Pero ahora, se puede usar Gmail fuera de línea: es decir, puedes buscar, redactar, responder, borrar o archivar correos que datan de hasta 90 días, tal como lo harías si estuvieras conectado a internet. Ve a Settings (Configuración) | Offline (Sin conexión) | Enable offline mail (Habilitar el correo sin conexión).

Opciones de posponer y agregar recordatorios. Google cuenta con un botón de Posponer —aparece como un símbolo de reloj cuando colocas el cursor sobre un correo electrónico en el escritorio— que te permite aplazar el correo hasta un momento más idóneo si eres una persona ocupada, como alguien que dirige una empresa. Si un correo no exige una respuesta inmediata, toca el botón para posponerlo y que aparezca posteriormente a la hora que hayas programado.

La función de Nudges (Recordatorios automáticos) sirve para que no se te olvide dar seguimiento y responder a tus correos. Básicamente, Gmail te ofrece breves recordatorios que aparecen junto a los correos que, según su determinación, exigen una respuesta. Google recurre a su tecnología de inteligencia artificial para determinar cuáles son los mensajes importantes.

Respuestas inteligentes. Con su función de Smart Reply (Respuesta inteligente), Gmail te ahorra tiempo al sugerir tres breves respuestas a un correo, de acuerdo con su contenido. Esto permite que Gmail escanee tus mensajes en busca de palabras clave, pero nadie está leyendo tus correos personales. En cambio, es la inteligencia artificial de Google la que realiza esta función, la cual, cuanto más la uses, te sugiere respuestas cada vez más pertinentes y personalizadas.

Por ejemplo, si Gmail nota que respondes "¡Gracias!" más a menudo que "Muchas gracias", sugerirá en adelante aquella respuesta. Puedes seleccionar una de las tres respuestas sugeridas, modificarlas, o ignorarlas y escribir tu propia respuesta.

Cambia automáticamente entre mayúsculas y minúsculas en Outlook

Algunos consejos para ahorrar tiempo y evitar frustraciones al usar Microsoft Office:

Deja de GRITAR. ¿Alguna vez has escrito un correo y, al dirigir tu mirada a la pantalla, te diste cuenta de que tenías activado inadvertidamente el bloqueo de mayúsculas? Así, parece que le estás GRITANDO A ALGUIEN en el correo.

Lo más probable es que en ese caso hayas borrado manualmente todo lo escrito en mayúsculas y que hayas vuelto a redactarlo en minúsculas. Pero eso es una pérdida de tiempo, ya que tan solo hay que seleccionar el texto y luego mantener oprimidas, de forma simultánea, las teclas Shift (Mayúsculas) y F3. De esa manera, el texto seleccionado cambiará de mayúsculas a minúsculas, o viceversa. Este atajo para usuarios de Windows funciona en Outlook, PowerPoint, Word y otros programas de Microsoft.

Habla en vez de escribir. ¿Sabías que dictar puede ser entre tres y cuatro veces más rápido —así como más preciso— que el uso del teclado? En un teléfono inteligente o tableta, oprime el pequeño icono de micrófono en el teclado virtual y empieza a hablar.

Verás que las palabras aparecen escritas en tiempo real, y no olvides mencionar los signos de puntuación, como "punto", "coma" y "signo de interrogación". Puedes dictar bastante rápido, pero debes hablar claramente y pronunciar bien las palabras.

Un hombre se inclina hacia atrás mientras revisa su computadora portátil

Getty Images

Si usas Outlook en una PC con Windows, piensa bien en lo que quieres decir en tu mensaje, y luego haz clic en Dictate (Dictar), en la parte superior de la pantalla. Pero cada vez que uses la función de voz a texto, no olvides leer lo que aparezca escrito antes de enviarlo, en caso de que la computadora te haya entendido mal.

Envía tus correos electrónicos a la hora más adecuada. Los empresarios, entre otras personas, deben saber lo siguiente: si quieres mejorar las probabilidades de que tu mensaje será leído, envía el correo electrónico poco antes de las 9 a.m., considerada por los expertos como la hora más recomendable porque es cuando la mayoría de las personas inician su jornada laboral. De esa manera, tu mensaje estará entre los primeros que aparecerán en su buzón.

Por otro lado, no conviene enviar tus mensajes justo antes del mediodía, ya que los destinatarios a esa hora estarán pensando en el almuerzo. Y evita enviarlos a altas horas de la noche, o en los fines de semana o días festivos, cuando tu mensaje podría caer en el olvido.

Sin embargo, si te gusta trabajar durante esas horas, puedes programar tus correos electrónicos para que se envíen más tarde. En Outlook —es decir, en una de sus versiones pagadas, en vez de la versión gratuita Outlook.com, disponible en internet— puedes crear un mensaje nuevo, hacer clic en Options (Opciones) cerca de la parte superior central de la pantalla, seleccionar Delay Delivery (Retrasar entrega) | Do Not Deliver Before (No entregar antes de). Después, usa los menús desplegables para seleccionar la fecha y hora a la que quieres enviar el mensaje. Escribe el mensaje y haz clic en Send (Enviar). El mensaje se guardará en la bandeja de salida hasta la hora indicada.

Este proceso resulta más fácil en una computadora Mac. Escribe tu correo y haz clic en la flecha hacia abajo, parecida a una "v", al lado del icono Send (Enviar) en la esquina superior izquierda. Verás la opción Send Later (Enviar más tarde).  Selecciónala y especifica la hora a la que quieres enviar el mensaje.

Consejo de expertos: es necesario que la computadora esté encendida y que Outlook esté abierto, incluso en modo de sueño, para que se envíe el correo a la hora indicada.


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Búsqueda inteligente en Yahoo! Mail

Yahoo! Mail es un servicio gratuito de correo electrónico que figura entre los servicios más antiguos y, hasta la fecha, más populares.

Búsqueda inteligente. ¿Alguna vez has intentado buscar un correo importante que recibiste hace algún tiempo? En vez de desplazarte de forma interminable por las pantallas, puedes usar las herramientas de búsqueda que ofrece Yahoo! Mail para encontrar un correo determinado, aun cuando no recuerdes muchos de sus detalles. Por ejemplo, si quieres buscar mensajes enviados por cierta persona, haz clic en Search (Buscar) y usa el comando "from:" (de:). En el cuadro de búsqueda, en la parte superior de la pantalla, escribe "de: María" para encontrar todos los mensajes enviados por tu hija María.

Si necesitas encontrar mensajes que contengan cierta palabra en el asunto, usa el comando "subject:" (asunto:) (por ejemplo, "asunto: cumpleaños"). El comando "to:" (para:) se usa para encontrar los correos que hayas enviado a determinada persona (por ejemplo, "para: tech@marcsaltzman.com".

Agrega otras cuentas. Al igual que Gmail y Outlook, Yahoo! Mail te permite reunir todas tus cuentas de correo electrónico en un solo lugar. Esta es una función muy útil que se ofrece solo desde hace un par de años.

Si tienes más de una cuenta de correo electrónico —por ejemplo, si tienes cuentas de AOL, Gmail, Hotmail, Outlook.com e incluso múltiples cuentas de Yahoo!—, puedes permitir que Yahoo! Mail sea tu sitio principal para recibir y enviar todos tus correos electrónicos. Si en cualquier momento cambias de parecer, siempre puedes excluir o desvincular las otras cuentas. Para empezar en el sitio web de Yahoo! Mail, haz clic en el icono de Profile (Perfil), toca "Add another mailbox" (Agregar otro buzón), selecciona un proveedor de correo electrónico y luego, cuando se te solicite, introduce tu dirección de correo electrónico y contraseña.

Atajos del teclado

Muchas personas que usan atajos de teclado se arrepienten de no haberlos aprendido antes, porque permiten manejar el buzón con mucha más rapidez. Aquí se señalan algunos atajos para Yahoo! Mail. Oprime la tecla Command (Comando) y, de forma simultánea, las teclas indicadas a continuación:

  • Comando + M. Consultar tu correo.
  • Comando + N. Crear un mensaje nuevo.
  • Comando + Mayúsculas + N. Crear un mensaje nuevo en una ventana distinta.
  • Comando + Control + A. Seleccionar todos los correos.
  • Comando + R. Responder a un correo.
  • Comando + A. Responder a todos.
  • Comando + K. Marcar un correo como leído.
  • Comando + F. Reenviar un mensaje.
  • Comando + Control + S. Guardar el correo como borrador.
  • Comando + Control + Entrar. Enviar un mensaje.
Marc Saltzman es un colaborador que cubre temas de tecnología personal. Sus artículos también se publican en USA Today y otras publicaciones nacionales. Presenta la serie de pódcast Tech It Out (en inglés) y es autor de varios libros, entre ellos Apple Watch for Dummies.