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Cómo presentar la declaración de impuestos de un contribuyente fallecido

10 consejos para facilitar en algo una tarea difícil.

Hombre mayor mirando con preocupación unos documentos frente a una computadora.

E+ / GETTY IMAGES

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A nadie le gusta preparar la declaración de impuestos, pero la tarea es aún más abrumadora cuando se trata de la declaración de una persona fallecida. Si estás preparando el Formulario 1040 de impuestos federales sobre los ingresos para tu cónyuge o tu padre, estás viviendo un duelo y reuniendo documentación tributaria al mismo tiempo. Si eres el ejecutor de un patrimonio, tal vez no conozcas los antecedentes de la situación tributaria de la persona fallecida ni tengas el acceso necesario a documentos importantes. Para ayudar a mitigar los problemas, consultamos a expertos para averiguar de qué modo la declaración de impuestos de una persona fallecida puede diferir del Formulario 1040 habitual y cuáles son las dificultades que se deben evitar al prepararla.

1. Conoce el estado civil a efectos de la declaración

Un cónyuge sobreviviente presentará una declaración conjunta para el año del fallecimiento y escribirá en el área de la firma “Filing as surviving spouse” (declaración de cónyuge sobreviviente). El cónyuge también puede presentar declaraciones conjuntas los dos años fiscales siguientes si tiene dependientes a su cargo y no se ha vuelto a casar. Esta disposición especial para las personas viudas calificadas permite que el cónyuge sobreviviente se beneficie de las ventajas de una declaración conjunta, entre ellas una deducción estándar más alta.  

2. Obtén autorización para presentar la declaración

Si no hay cónyuge sobreviviente, alguien debe ser designado como el responsable de presentar la declaración de impuestos. Las opciones incluyen el ejecutor del patrimonio si hay testamento, el administrador del patrimonio si no hay testamento, o cualquier otra persona responsable a cargo de la propiedad del fallecido.

“Típicamente, lo vemos como el cónyuge sobreviviente o un hijo, un síndico, un socio comercial en negocios inmobiliarios, etcétera”, dice Stephen A. Bonfa, un abogado tributario de Brooklyn, Nueva York. El representante personal notifica al IRS de su derecho a presentar una declaración de impuestos enviando el Formulario 56 junto con el 1040, agrega Bonfa.

Para preparar la declaración —o proporcionarle la información necesaria a un contador— deberás tener acceso a los registros financieros. La mayoría de las instituciones financieras exigirán una copia del acta certificada de defunción antes de divulgar cualquier información.


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3. Encuentra la declaración del año anterior

Este es tu punto de partida. “Eso se convierte en una lista de verificación de los documentos que esperas recibir para el año en curso”, dice Sheila Brandenberg, una contadora pública certificada con clientes en Nueva York y Nueva Jersey. Si se trata de una declaración impresa, debes encontrarla. Puede ser algo difícil hallar las declaraciones que se presentan en formato electrónico si, por ejemplo, no conoces la contraseña para ingresar al software utilizado o ni siquiera puedes encender la computadora de la persona fallecida donde se encuentran los archivos. Un paso importante en la planificación patrimonial es entregar las contraseñas a una persona de confianza o darle instrucciones sobre cómo acceder a esa información después de tu muerte.

Si no puedes encontrar la declaración del año anterior, puedes presentar el Formulario 4506-T al IRS para solicitar una transcripción de la declaración del año anterior, observa Simone Alting, asociada adjunta de U.S. Tax and Advisory Services en la firma KNAV, en Atlanta. La transcripción resume el contenido de la declaración e incluye la categoría del contribuyente, los ingresos imponibles, los pagos de impuestos y otra información. El IRS también puede proveer los documentos informativos de origen, como el formulario W-2 o los formularios 1099-INT de un banco o 1099-R por la distribución de una pensión sindical —todos los documentos que se envían al IRS a nombre del contribuyente—, lo cual puede ser útil para determinar qué documentos debes reunir ahora. “Básicamente, estarás haciendo un trabajo de detective, buscando en el pasado y tratando de recrear la información para esta persona”, dice Brandenberg.

4. Actualiza la dirección en la declaración

Si no eres un cónyuge sobreviviente o no vivías con la persona fallecida, asegúrate de actualizar la declaración de impuestos para que muestre tu dirección como “a cargo de” (in care of). De ese modo, toda la correspondencia del IRS te llegará directamente a ti. “La mayoría de los programas de impuestos ya tienen esa línea ‘in care of’”, dice Brandenberg.  

5. Evalúa los costos médicos

La deducción por gastos médicos es el monto que excede el 7.5% del ingreso bruto ajustado. Muchos contribuyentes tienen la fortuna de no llegar a ese límite. Pero si la persona fallecida sufría una enfermedad crónica, los gastos médicos pueden sumarse. Las estadías en hospitales y hogares de ancianos y el cuidado de asistentes pueden llevar los costos médicos al nivel en el que son deducibles.

6. Obtén más tiempo para presentar la declaración y hacer pagos

No hay ninguna consideración especial porque alguien haya fallecido; no obstante, el ejecutor o el cónyuge sobreviviente puede beneficiarse de disposiciones que se aplican a todos los contribuyentes. Si no puedes presentar la declaración antes de la fecha límite establecida, solicita una extensión y estima la deuda impositiva lo mejor que puedas. Eso te dará un respiro y tiempo para reunir la documentación que necesitas para completar la declaración. Además, el IRS podría reconsiderar las multas por no presentar la declaración en consideración a que estabas ocupado con arreglos funerarios, por ejemplo, pero tienes que citar una causa razonable, dice Bonfa.

Si los fondos del patrimonio aún no están disponibles, comunícate con el IRS para llegar a un acuerdo de pagar los impuestos debidos más adelante. “Fíjate qué pueden ofrecerte”, dice Alting. Recuerda que se agregarán los intereses correspondientes al monto.

El ejecutor o administrador no será nunca responsable de los impuestos adeudados. “Si los activos no son suficientes para pagar los impuestos, el administrador no tiene ninguna obligación de sacar dinero de su bolsillo para pagar los impuestos del contribuyente fallecido”, dice Brandenberg.

7. Pero limita el tiempo del IRS para evaluar los impuestos

El IRS tiene tres años para determinar si has pagado la cantidad correcta de impuestos por ese año fiscal. Pero tú puedes reducir ese período a 18 meses con la presentación del Formulario 4810 (en inglés), que es una solicitud de que el IRS realice una evaluación rápida de impuestos, dice Bonfa. Es posible que al preparar la declaración se te pase algún Formulario 1099 u otro documento y, en forma no intencional, reportes ingresos menores de los reales. Si no presentas el Formulario 4810, el IRS podría notificarte que se adeudan impuestos hasta tres años más tarde, probablemente después de que hayas distribuido los fondos patrimoniales. “Tendrás que volver a las personas a quienes les distribuiste los activos y decir: ‘Devuélvanme algo del dinero’. Por eso es que tienen esta facultad de completar esto en un período más corto. Y por eso es importante solicitar esa reducción del plazo”, agrega Bonfa.

8. Tal vez debas presentar varias declaraciones

Si una persona fallece en enero o febrero, es posible que debas presentar la declaración del año anterior y del año en curso. “A lo mejor se encuentre en una categoría que no está obligada a presentar una declaración de impuestos. Pero a veces les digo a las personas que la presenten de todos modos para poner un cierre a las cosas. Lo que hay que considerar, al menos, es que podría existir la obligación de presentar una declaración por el breve tiempo que la persona estuvo viva en este nuevo año”, dice Brandenberg.

La otra situación es que la persona fallecida no haya presentado la declaración del año anterior, tal vez porque estaba muy enferma. “No lo sabrás hasta que llegue un aviso por correo en el que te informen que no tienen una copia de la declaración [de la persona fallecida]”, advierte Brandenberg. Este es otro motivo por el que es importante presentar el Formulario 4810 con la solicitud de que el IRS evalúe los impuestos en un plazo no mayor a 18 meses, señala Bonfa. “No quieres llevarte una sorpresa”, dice. 

También podría ser necesario presentar una declaración de impuestos por el patrimonio —Formulario 1041— si ha generado ganancias superiores a $600. Dado que puede llevar largo tiempo disponer de una herencia y pagar a los herederos, tal vez también sea necesario presentar el Formulario 1041 el año siguiente; una cuenta de corretaje robusta podría generar más de $600 en ingresos en un año. "A veces lleva mucho tiempo distribuir el patrimonio”, dice Alting.


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9. No olvides los impuestos estatales

Si el patrimonio bruto de la persona fallecida está valuado en más de $12.06 millones para el 2022 o $11.7 millones para el 2021, es necesario presentar el Formulario 706. El IRS considera la situación financiera completa: propiedades inmuebles, cuentas de corretaje, cuentas IRA. De todos modos, el límite es alto. “En su mayor parte, no se aplica a la persona promedio”, dice Brandenberg. Pero eso podría cambiar si el Congreso considera legislación para reducir el límite del impuesto patrimonial. “Esa es la novedad a la que hay que estar atento. A nivel federal, es un área cambiante de la ley”, dice Bonfa. “En nuestra industria, estamos prediciendo que sí se va a reducir”. 

La persona que prepara la declaración de impuestos también debe saber cuáles son los impuestos sobre el patrimonio que cobra el estado (en inglés) en el que vivía la persona fallecida.

10. Considera contratar a un profesional

Si todo esto suena abrumador, tal vez sea buena idea contratar a un contador público certificado (CPA) o un abogado tributario. La declaración de una persona fallecida será más complicada que la que presentaste con tu cónyuge el año anterior. O tal vez estés comenzando desde cero si estás preparando la declaración de una tía, por ejemplo. Un profesional sabrá cuál es la información que se necesita. “Si tienes el contador apropiado que pueda orientarte en la dirección correcta, puedes ahorrar en, por ejemplo, la deducción de gastos médicos que no tomaste en consideración o evitar pagar multas si no has presentado el formulario correcto o se te ha olvidado algo”, dice Alting.

Sharon Waters, excontadora pública certificada (CPA), ha contribuido en Wired.com y otras publicaciones.