¿Cuánto tiempo debes guardar tu documentación de impuestos?
Muchos documentos financieros deben conservarse solo 3 años, pero otros deben guardarse prácticamente de por vida.
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In English | Si ya presentaste tus impuestos federales sobre los ingresos de 2022, tienes hasta el 18 de abril para hacerlo, es seguro que en este momento tengas ante ti una pila de recibos, formularios y hojas de trabajo y tal vez te estés preguntando por cuánto tiempo guardarlos. No los metas en una bolsa y almacenes sin antes clasificarlos.
Trata de mantenerte organizado
Los documentos financieros bien organizados, ordenados y completos aceleran el proceso de preparación de tu declaración de impuestos y pueden impedir que cometas errores. Mantener cierta apariencia de orden después de haber presentado tu declaración —en vez de arrojarla en un archivero o caja de zapatos— te resultará práctico si el Servicio de Impuestos Internos (IRS) tiene preguntas sobre tu declaración.
"El error más grande es no estar organizado y no saber qué documentos deben conservarse", dice Neal Stern, CPA, miembro de la Comisión de Educación Financiera del American Institute of CPAs (Instituto Estadounidense de Contadores Públicos Certificados). "Hay gente que, por algún motivo, cree que debe guardar toda la documentación pero no analiza cuál es la importante que debería mantener, ni cómo mantenerla u organizarla".
A quienes guardan demasiados documentos financieros también les resulta tan difícil encontrar los necesarios como a quienes no guardan ninguno. "Terminan con cajones llenos de papeles viejos", dice Stern. "No sirve de mucho si no sabes qué es lo que tienes o dónde está".
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Qué guardar
Para una declaración de impuestos individual, debes guardar todo lo que justifique los números que pusiste en la declaración. Debes guardar los formularios W-2 y 1099 que recibes de empleadores, por ejemplo, así como documentos tributarios 1099-B o 1099-INT de bancos, firmas de corretaje y otras empresas de inversiones.
Si perdiste el trabajo el año pasado y recibiste beneficios de desempleo del gobierno, guarda el formulario 1099-G, que reporta la cantidad que recibiste.
Si detallas tus deducciones, mantén los recibos correspondientes: recibos de tarjetas de crédito y otros, facturas, registros de millaje y cheques cancelados. Si compraste o vendiste acciones de fondos mutuos, acciones u otros títulos, necesitarás los comprobantes de confirmación (o estados de cuenta de la firma de corretaje) que indiquen cuánto pagaste por las inversiones y cuánto recibiste cuando las vendiste. Guarda una copia de todas tus inversiones durante por lo menos tres años luego de vernderlas.
Del mismo modo, si vendiste una casa, necesitarás la documentación que demuestre lo que pagaste y lo que recibiste de la venta. Y si vendiste una propiedad de alquiler, necesitarás los documentos detallados de la cantidad que invertiste en la propiedad a lo largo de los años, así como la cantidad que dedujiste por depreciación. Es importante conservar el anexo E, el formulario que llenas cada año con los ingresos por alquileres, durante todo el tiempo que fuiste dueño de la propiedad.
Cuánto tiempo guardarlos
Es posible que hayas oído que siete años es el período perfecto para conservar los archivos tributarios, incluidas las declaraciones de impuestos. El período exacto para guardar documentos importantes no es tan simple, según Steven Packer, CPA, del grupo de contabilidad tributaria de Duane Morris.
"En la mayoría de los casos, los archivos tributarios no tienen que guardarse durante siete años porque la ley de prescripción establece un plazo de tres años", explica Packer. "Entonces, suponiendo que no hubo fraude ni ningún otro problema, el IRS no puede mirar tus declaraciones de impuestos más allá de ese plazo legal de tres años".
La ley de prescripción tiene excepciones importantes y si tu declaración de impuestos cae en una de ellas, tendrás que conservar tus declaraciones y archivos durante más de tres años. Por ejemplo, el plazo de prescripción es de seis años si has subestimado considerablemente tus ingresos. El umbral de subestimación considerable es del 25% de tus ingresos brutos. Si declaraste que tus ingresos brutos fueron $50,000 cuando en realidad fueron $100,000, has subestimado considerablemente tus ingresos.
Esta norma de seis años también se aplica si has sobrestimado considerablemente el costo de una propiedad para reducir tu ganancia sujeta a impuestos. Digamos que si vendiste una propiedad por $150,000 y declaraste que la habías comprado por $125,000, en vez de los $50,000 que en realidad te costó, el IRS tiene seis años para entablar acción en tu contra. Y si omitiste más de $5,000 en ingresos provenientes de una cuenta en el extranjero, el plazo de prescripción también es de seis años.
Conserva los archivos durante siete años si declaras una pérdida por títulos sin valor o una deducción por una deuda incobrable. Si no has presentado una declaración, o si presentaste una declaración fraudulenta, no hay ningún límite de prescripción para que el IRS entable cargos en tu contra.
“Guarda una copia de la declaración misma”, dice Henry Grzes, Gerente Principal de Práctica y Ética Tributaria del Instituto Estadounidense de CPA. Si el IRS dice que no presentó una declaración de impuestos, una copia de la declaración misma debería resolver el asunto.
Los registros de propiedad pueden ser de por vida
Cuando ganas dinero con la venta de una propiedad, debes pagar el impuesto sobre las ganancias de capital sobre la cantidad que ganaste. Para calcular la ganancia de capital con frecuencia debes conservar la documentación mientras seas dueño de esa inversión. Necesitarás esos registros para calcular la base del costo de la propiedad, que es el costo real, ajustado hacia arriba o hacia abajo según otros factores, tal como mejoras importantes a la estructura.
Calcular la base del costo de la propiedad en la que vives es relativamente simple porque la mayoría de la gente puede evitar pagar el impuesto sobre las ganancias de capital de su residencia principal. Al vender la residencia principal, quienes presentan declaraciones de impuestos individuales pueden excluir de los impuestos hasta $250,000 en ganancias, y las parejas que presentan una declaración conjunta de impuestos pueden excluir hasta $500,000. Para que te corresponda la exclusión, debes haber vivido en esa residencia durante al menos dos de los últimos cinco años. Aun así, tendrás que guardar tus registros de la transacción durante al menos tres años después de vender la propiedad.
Si tu venta no reúne esos criterios, tendrás que guardar los registros de las mejoras significativas durante al menos tres años después de la venta. La Publicación 523 del IRS, “Venta de su casa” (en inglés), describe cuáles son las mejoras que se pueden agregar a la base del costo (y reducir así la factura del impuesto a las ganancias de capital). Lo mismo se aplica a una propiedad de alquiler.
La mayoría de las firmas de corretaje calcularán la base del costo de tus acciones, bonos y fondos mutuos, si bien solo deben hacerlo para las transacciones con acciones a partir del 2011 y con fondos mutuos a partir del 2012. No obstante, es una buena idea conservar todos los documentos de las transacciones en caso de que cambies de firma de corretaje. La firma de corretaje no estó obligada a guardar tu documentación indefinidamente. Además, mantén los registros de las propiedades heredadas y su valor cuando el dueño falleció, lo cual se convertirá en tu base tributaria.
Si eres un inversionista a largo plazo, podrías tener un dolor de cabeza a largo plazo tratando de encontrar el boleto de compra de una acción que compraste en 2003. “Cuando finalmente vendes una propiedad por lo que pagaste hace 20 años, quisieras tener algo que probarle al IRS [sobre su base de costos]”, dice Mark Luscombe, analista principal de Wolters Kluwer Tax & Accounting.
No hay nada de malo en guardar tus registros más allá de los límites legales de tiempo si eso te da tranquilidad y no te molesta el desorden de archivos. Tal vez te convenga guardar algunos documentos en la nube (espacio para almacenamiento virtual que puedes alquilar).
Aunque mucha gente conserva los documentos en papel, también tiene sentido convertirlos en archivos electrónicos y guardarlos en la nube. Es una buena idea tener dos juegos de documentos en caso de que uno de ellos se destruya. Por último, recuerda que tu estado puede tener regulaciones distintas al gobierno federal cuando se trata de guardar documentación, así que verifica con tu contador o el departamento de impuestos estatal.