5 herramientas digitales para organizar reuniones familiares

Estas son algunas de las herramientas de comunicación más comunes para la planificación de reuniones:

1. Zoom: este servicio de videoconferencia permite a los organizadores reunirse "cara a cara" con los miembros del grupo para comentar los detalles y tomar decisiones. Black les aconseja a los encargados de la reunión que organicen un chat por Zoom para compartir información con sus familiares y brindar una plataforma para hacer preguntas. La sesión puede grabarse y publicarse en Facebook para aquellos que no puedan conectarse en directo, añade.

2. Facebook: la plataforma de redes sociales tal vez sea la opción más popular para organizar reuniones debido a su uso tan generalizado. Es gratuita y permite que los organizadores compartan los detalles del evento. Los miembros del grupo pueden publicar preguntas, información y fotos. A diferencia de los correos electrónicos y los mensajes de texto, que se pueden perder o requerir una búsqueda interminable para encontrar información concreta, Facebook mantiene todo lo relacionado con la reunión en un solo lugar.

3. Sitios web: puedes crear un sitio digital para la reunión con un creador de sitios web como Wix.com o plataformas como Reunacy, EventCreate o AmazingReunion (en inglés), y utilizarlo para publicar los detalles del evento, tableros de mensajes y fotos. Algunas agencias de viajes, como Sally Black, permiten crear sitios web para eventos grupales como parte de su servicio.

4. Aplicaciones para reuniones: ¿planeas una reunión familiar? Hay una aplicación para eso. Las aplicaciones como Family Reunion Helper, Pro Party Planner y Party & Event Planner Lite les permiten a los organizadores crear listas de invitados y enviar invitaciones, calcular costos, crear listas de tareas y enviarles notificaciones automáticas a los asistentes.

5. Aplicaciones para tareas concretas: Doodle te permite crear una encuesta e invitar a tus familiares a votar sobre aspectos específicos como la fecha, la hora o el lugar. Las herramientas en línea como Evite, Paperless Post y Punchbowl (en inglés) facilitan el diseño y el envío de invitaciones digitales por correo electrónico.

Julie Clayton, de 53 años, envía invitaciones en línea para la reunión de su familia en Cincinnati, y ha utilizado aplicaciones de pago, como PayPal, Venmo y Zelle, para recaudar los fondos para cubrir el costo del banquete de los 30 a 90 asistentes. Aun así, acepta confirmaciones de asistencia por teléfono y cheques por correo.

"Me encanta utilizar la tecnología porque es muy fácil, pero tienes que adaptarte a tu audiencia", dice.

No olvides incluir otros métodos de comunicación

Puede haber una gran cantidad de herramientas tecnológicas que agilicen la comunicación entre los organizadores y los asistentes, y es tentador optar por la que creas que es mejor. Sin embargo, Black advierte que no hay que elegir solo una. En cambio, sugiere utilizar varios métodos de comunicación para garantizar que la información les llegue a todos.

"Nunca puede haber demasiada comunicación", explica. "Es necesario enviar el mensaje varias veces y de diferentes maneras para asegurarse de que llegue, y debe haber métodos alternativos para comunicarse con las personas que no están [en línea]".

Al comenzar a planificar la reunión familiar del 2023, Clayton tiene previsto enviar invitaciones en papel porque algunos de sus familiares han pedido que se vuelva a la opción de baja tecnología. Seguirá utilizando un grupo de Facebook para avisar que las invitaciones se han enviado y mantener a los miembros al corriente sobre los detalles de la reunión.

Sciaroni reconoce que algunos de sus parientes no utilizan Facebook y que es necesario un esfuerzo adicional para asegurarse de que reciban información sobre la reunión. Ahí es donde interviene la familia, ayudando a hacer correr la voz, llamando por teléfono a los parientes mayores que no utilizan computadoras y compartiendo la información cuando se reúnen durante las fiestas. Hasta ahora, ha funcionado bien.

"Siempre existe el riesgo de que alguien se sienta excluido, pero también había personas que no recibían la información cuando se enviaba solo por correo postal", dice. "Creo que [las comunicaciones sobre la reunión] serían muy difíciles sin la tecnología".

Jodi Helmer es una colaboradora que cubre temas de jardinería, salud y medioambiente. Sus trabajos también han aparecido en Scientific American, National Geographic Traveler y NPR.