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Cómo crear una oficina en casa

Recibos y facturas: qué guardar y qué botar

Continuación de: Cómo crear una oficina en casa »

Mes a mes los papeles parecen reproducirse y cada vez es más complicado encontrar un lugar para tenerlos organizados y archivados. Pero ¿necesitamos realmente guardar todas esas facturas, recibos y documentos?

Con esta guía sencilla puede ver qué guardar en su oficina y qué tirar.

• Recibos del cajero automático (ATM) y comprobantes de depósitos: Una vez que haya comprobado que la cantidad aparece correctamente registrada en su cuenta en línea o en su estado de cuentas mensual, puede tirarlos (o mejor ponerlos en un triturador de documentos para evitar el robo de identidad).

• Recibos de compras menores: Si ha usado ya el producto satisfactoriamente o la garantía ha caducado, no hace falta que guarde los recibos. Conserve, sin embargo, el comprobante de compra de productos más sustanciales, especialmente aquellos cuyo valor sobrepase el deducible de su seguro de propietario de hogar o de inquilino.

• Qué tirar (o preferiblemente destruir en un triturador de papel) pasado el final del año:

  1. Los comprobantes de pago que le envía su empleador si está todavía en activo (compruebe antes de tirarlos que el formulario W-2 que recibe de su empleador al final del año es correcto).
  2. Las facturas pagadas de los servicios públicos (a no ser que las use como deducible en su declaración de impuestos).
  3. Los estados de cuentas del banco y de sus tarjetas de crédito (guárdelos durante 7 años si los gastos están relacionados con su negocio).

• Documentos relacionados con su automóvil: Guárdelos mientras tenga el auto. Si lo vende, conserve durante 6 años los documentos relacionados con la venta.

• Pólizas de seguros y garantías: Conserve los documentos mientras las pólizas o garantías estén activas. Cada vez que reciba una actualización de la póliza, tire o destruya la antigua.

• Récords trimestrales de inversiones: Tras confirmar que el estado de cuentas que reciba al final del año refleja correctamente los récords trimestrales, puede tirar o destruir éstos últimos.

• Qué guardar indefinidamente:

  1. Los recibos y documentos relacionados con compras que se haya deducido de los impuestos.
  2. Las declaraciones de impuestos.
  3. Todos los documentos, títulos de propiedad y comprobantes de mejoras relacionados con su hogar.
  4. Contribuciones a sus Cuentas de Retiro (IRA).
  5. Estados anuales de cuentas de inversiones.

Para obtener más información sobre el tiempo que debe conservar sus récords y documentos financieros, visite (en inglés) IRS, Bankrate.com, Creditcards.com.

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