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10 asuntos jurí­dicos que deben tener en cuenta los que trabajan por su cuenta

Los asuntos jurí­dicos e impositivos plantean ciertas preguntas para los dueños de empresas pequeñas y los contratistas.

Fotógrafa en un estudio con luces y cámara

Getty Images

No dejes de hacerte algunas preguntas que te ayudarán a saber lo necesitas para evitar complicaciones jurídicas.

In English | Después de que aceptó darse de baja con indemnización de su empleo en The New York Times en el 2015, José López, de 58 años, decidió trabajar por su cuenta. Sin embargo, no sabía nada sobre el manejo de una empresa unipersonal. Pero como pronto supo este fotógrafo y editor fotográfico independiente, trabajar para uno mismo conlleva varias ramificaciones jurídicas e impositivas, desde licencias empresariales y seguro de responsabilidad civil hasta contratos con clientes y seguimiento de gastos. “La curva de aprendizaje ha sido empinada”, dice este residente de Tarrytown, Nueva York.

Si tú también terminas trabajando como profesional independiente después de haber estado empleado por empresas durante mucho tiempo, piensa en esto como tu manual jurídico y de impuestos. Mientras más pronto abordes estos asuntos, menos complicaciones tendrás al convertirte en un profesional que trabaja por su cuenta.

1. ¿Empresa unipersonal o sociedad de responsabilidad limitada?

Todos, desde tus clientes hasta el Servicio de Impuestos Internos (IRS), querrán saber si operas como empresa unipersonal, sociedad de responsabilidad limitada (LLC) u otro tipo de entidad empresarial. Por eso, escoger una estructura empresarial debería estar al principio de tu lista. Nolo.com (en inglés) ofrece orientación y definiciones útiles sobre las distintas opciones.

Muchos trabajadores independientes deciden tener una empresa unipersonal. Esto no requiere papeleo; lo único que hace falta es que comiences a trabajar. “Esa es la manera más fácil y económica de ser dueño de un negocio”, dice Stephen Fishman, abogado y autor de 20 libros para empresas pequeñas, entre ellos Working for Yourself: Law & Taxes for Independent Contractors, Freelancers & Consultants. Pero si te preocupa ser personalmente responsable por las deudas empresariales que surjan, tiene sentido establecer una LLC, dice Fishman. Hacerlo implica llenar unos documentos y pagar un cargo nominal a un servicio en línea como LegalZoom (en inglés), o un poco más si contratas a un abogado o a un contador para que te ayude.

2. Nombre comercial y licencia

Si planeas usar un nombre para la empresa que no sea el tuyo, puede que necesites registrar lo que a menudo se conoce como un nombre comercial ficticio, o “nombre bajo el que se actúa comercialmente” (DBA, en inglés), según los requisitos de tu estado o condado. Independientemente de tu nombre comercial, podrías necesitar licencias empresariales de tu ciudad y estado, basado en las normas locales. No esperes para solicitar estas licencias, pues a menudo conllevan un cargo anual y pueden requerir que presentes declaraciones de impuestos municipales y estatales, incluso durante el primer año de tu empresa. “Si no tienes una licencia y el Gobierno lo averigua, puede multarte”, dice Fishman.

3. Seguro de responsabilidad civil

Tener una LLC no necesariamente protegerá tus bienes personales si un cliente o socio empresarial te demanda, advierte Fishman. Por eso, es prudente que compres un seguro profesional de responsabilidad civil. Y algunos clientes exigen esta cobertura. “Necesitaba poder mostrar un certificado de seguro en locales para bodas en caso de que un invitado se tropezara con mi bolsa de cámara”, dice López. Para comprar una póliza, comunícate con un corredor que se especialice en seguros profesionales o consulta con una asociación de tu industria, pues muchas tienen ofertas de seguro para empresas.

4. Pagos de impuestos estimados

Si trabajas como profesional independiente, la mayoría de tus clientes no retendrán los impuestos cuando te paguen. En vez de eso, deberás pagar los impuestos directamente al IRS. Tienes que realizar los pagos trimestrales de impuestos estimados antes del 15 de abril, el 15 de junio, el 15 de septiembre y el 15 de enero del año siguiente. Fishman recomienda contratar a un contador que trabaje habitualmente con profesionales independientes, para que te explique el proceso de presentar tus impuestos trimestrales estimados y, además, tu declaración anual de impuestos, por lo menos para el primer año de tu empresa. Lo mismo para las declaraciones de impuestos municipales o estatales que debas presentar.

5. Impuestos sobre el trabajo por cuenta propia

Trabajar por tu cuenta además significa pagar los impuestos federales sobre el trabajo por cuenta propia, que es una manera elaborada de decir que ahora pagas tanto la parte del empleador como la del empleado para los impuestos del Seguro Social y de Medicare. Pagar el aporte del empleador quiere decir renunciar a un 7.65% adicional de tus ingresos anuales, menciona Elizabeth Mance, dueña de Accountability Services, una empresa de contabilidad con sede en Seattle. Para compensar la diferencia, dice Mance, debes tener en cuenta los impuestos federales, estatales y locales cuando establezcas las tarifas para tus clientes.

6. Deducciones de impuestos

Lo positivo de pagar los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia es que puedes deducir muchos tipos de gastos de negocio en tu declaración anual de impuestos. Esto incluye tu millaje, oficina en el hogar, computadora, software, hospedaje de sitio web, parte de la cuenta de tu celular, primas del seguro médico, cuotas profesionales y capacitación, eventos para establecer contactos profesionales, viajes de negocio y cenas con clientes. “Todo esto ayudará a reducir la cantidad de impuestos que debes”, dice Mance. Si trabajas con un preparador de declaraciones de impuestos o usas un software tributario, puedes estar seguro de que aprovechaste todas las deducciones permitidas y no reclamaste ninguna deducción que no debieras, agrega.

7. Mantenimiento de registros

No es suficiente que guardes los estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito; también debes guardar los recibos de la empresa. “Si te hacen una auditoría, tienes que demostrar tus gastos”, explica Mance. Sugiere usar un programa de software como QuickBooks, o incluso Excel, para hacer seguimiento de los gastos deducibles. Y López, quien ingresa todos sus gastos en una plantilla proporcionada por su contador, descubrió que guardar los recibos impresos divididos por categoría en una carpeta de acordeón puede acelerar el ingreso de datos.

8. Cuenta bancaria empresarial

Si estableces una LLC, necesitarás abrir una cuenta bancaria comercial, dice Mance. Pero las cuentas bancarias comerciales, tanto corrientes como de ahorros, también pueden simplificar el proceso para las empresas unipersonales. Además de mantener tus finanzas profesionales separadas de las personales, una cuenta comercial es un buen lugar para guardar parte de los ingresos para tus pagos trimestrales de impuestos, dice Fishman. También agrega que tener una tarjeta de crédito que usas para tu negocio puede facilitar el seguimiento de tus gastos.

9. Fondo de jubilación

Una de las desventajas de trabajar por tu cuenta es renunciar a los aportes de un empleador a tu cuenta 401(k). Pero eso no es excusa para que dejes de ahorrar para la jubilación. Realizar depósitos mensuales automáticos de tu cuenta bancaria comercial a tu fondo de jubilación es la manera más fácil de hacerlo. Además de proteger tu futuro, ayuda a disminuir tus impuestos federales todos los años. “Estás ahorrando dinero antes de pagar los impuestos”, dice Mance.

Por ejemplo, un plan de pensión simplificada para empleados, o cuenta SEP-IRA, que puedes abrir en una empresa de inversiones, banco u otra institución financiera, te permite contribuir hasta el 25% de tus ingresos netos anuales del trabajo por tu cuenta, hasta $53,000. El IRS ofrece una guía útil para este y otros tipos de fondos de jubilación para quienes trabajan por cuenta propia; tu contador puede brindarte más orientación.

10. Contratos

Al firmar un documento que detalle las fechas límite, los términos de pago y otros pormenores de proyectos, tus clientes y tú pueden protegerse contra malentendidos. Muchos clientes proporcionan un contrato estándar a sus trabajadores independientes, dice Fishman. No lo firmes a ciegas. Léelo detenidamente para estar seguro de que estás de acuerdo con todos los detalles, y negocia según sea necesario.

Proporciona tu propio contrato si puedes, ya sea un documento formal o un mensaje por correo electrónico que explique los detalles del proyecto. “Siempre te va mejor si usas tu propio contrato”, dice Fishman. Obtén ayuda para crear o descifrar contratos consultando a un abogado que trabaje con profesionales independientes o a una asociación de tu industria. También puedes encontrar plantillas de contratos en sitios web como Nolo.com.

Sin importar cómo decidas manejar estos asuntos jurídicos e impositivos al ser un trabajador independiente o dueño de una empresa pequeña, es importante que dediques tiempo a considerarlos detenidamente. Cuando ya los hayas resuelto, puedes concentrarte en la parte divertida: desarrollar tu negocio.

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