Nuevos recursos tecnológicos para trabajar más inteligentemente

Seis maneras de ganarles a los compañeros de trabajo más jóvenes en su propio campo.

Mujer mirando una tableta para ver herramientas tecnológicas que te hacen más productivo

Mantenerte actualizado con los últimos recursos tecnológicos puede ayudarte a incrementar tu productividad en el lugar de trabajo. — Zohar Lazar

In English | Los lugares de trabajo hoy en día pueden ser abrumadores, especialmente si en el desempeño de tus labores todavía tienes costumbres chapadas a la antigua. Intentas mantenerte al día haciendo mil y un apuntes en papelitos adhesivos y blocs de notas, contestando cientos de correos electrónicos en cuanto los recibes y leyendo artículos útiles cuando te topas con ellos. Aun así, te parece que nunca sales adelante. Pero existen formas de superar el exceso de datos, en vez de ser su esclavo, gracias a nuevos recursos que te ayudan a incrementar tu productividad y mantenerte competitivo con tus compañeros de trabajo más jóvenes.

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Trabajar a la antigua:

El caos rige la bandeja de entrada del correo electrónico de tu trabajo, con mensajes sin importancia de vendedores que aparecen tan frecuentemente como los relacionados al trabajo o los mensajes importantes de tus familiares.

"Necesitamos pensar constantemente acerca de las cosas a las que les prestamos atención. Eso se ha convertido en una parte importante de la vida adulta", dice Merlin Mann, escritor y productor de podcasts enfocados en la creatividad y la productividad, radicado en San Francisco. Aquí te enseñamos como puedes controlar el caos.

Recursos nuevos:

Unroll.me, un recurso gratuito, automáticamente combina los correos que recibes en masa de tiendas y otros vendedores y te los envía en un solo correo al día. SaneBox, un servicio pagado a partir de $7 al mes, te permite priorizar tu correo electrónico de manera similar según el remitente, para que puedas concentrarte solo en los mensajes importantes.

O, puedes optar por una estrategia más individual y seguir el ejemplo de Chris Bailey, autor de The Productivity Project. Él tiene una dirección de correo electrónico que comparte con miembros del público, entidades que envían correo electrónico en masa y otras fuentes de baja prioridad. Generalmente chequea esa cuenta solo una vez al día, a las tres de la tarde. Bailey utiliza otra dirección de correo electrónico, que según él es una dirección ultrasecreta, para las personas importantes en su vida, incluidas su novia y su asistente.

Trabajar a la antigua: 

Lees artículos a medida que te topas con ellos en internet o que recibes a través de enlaces en correos electrónicos o por Facebook.

Recursos nuevos:

Instapaper, una aplicación y también complemento de navegador, te facilita guardar artículos en internet para leerlos más tarde. "Puedes aplazar lo que necesitas hacer, de la misma manera en que utilizas TiVo en tu televisor para ver programas cuando los deseas ver. Es lo mismo con la lectura", dice Mann. La aplicación Pocket ofrece un servicio similar. Con ambos recursos, es posible guardar videos y el texto de páginas web o aplicaciones, y puedes ver o leerlos después independientemente de si estás o no conectado a internet. Puedes compartir lo que estás leyendo con otras personas o mantenerlo privado. Pocket también funciona como un destino altamente depurado, que te permite explorar las selecciones de otras personas.

Trabajar a la antigua:

Las muchas notas que te escribes a ti mismo a mano se te pierden u olvidan.

Recursos nuevos:

La aplicación Wunderlist te permite llevar tus listas de cosas por hacer contigo adonde sea que vayas. Paula Rizzo, experta en productividad y autora de Listful Thinking, utiliza Wunderlist para guardar y mantenerse al tanto de sus variadas listas de cosas por hacer. Puedes sincronizarla con tu teléfono, computadora o tableta y compartir las listas con otras personas. "Normalmente hago mis listas a mano y utilizo recursos digitales para aumentarlas y para ayudarme", dice ella.

Una aplicación similar, Evernote, también puede funcionar en conjunto con notas escritas o artículos publicados: cada cuaderno digital te permite agregar notas en forma de texto, una fotografía o hasta un archivo de audio. Cuando Pam Margolis, de 49 años, bloguera y gerente de ventas para un programa de radio, se despierta a medianoche con alguna idea, la ingresa en la aplicación Evernote en su teléfono. Entonces, una vez esté frente a su escritorio el próximo día, puede acceder esa nota en el mismo archivo en su computadora. "Antes, tenía notas en papeles por todos lados", dice Margolis, de Filadelfia.

Trabajar a la antigua:

Envías un correo electrónico para coordinar el seguimiento del trabajo con otros, seguido de llamadas telefónicas y reuniones.

Recurso nuevo: 

Asana, una aplicación para dispositivos móviles e internet —es gratis para equipos de hasta 15 personas— reduce la necesidad de conversar o comunicarse mediante correo electrónico sobre lo que está haciendo cada persona, por lo que facilita mantenerse al día respecto a las metas profesionales y personales. Este recurso para el seguimiento de tareas te ayuda a dividir cada meta en subtareas, que puedes marcar al completarlas. Jenny Blake, autora de Pivot: The Only Move That Matters Is Your Next One, utiliza Asana para el seguimiento de sus tareas financieras y proyectos de trabajo. "Si algo me abruma, lo agrego a las tareas", dice ella. Además, puedes compartir proyectos con miembros del equipo y asignarles tareas a otros.

Trabajar a la antigua:

Para programar reuniones, envías varios correos electrónicos.

Recursos nuevos:

Calendly les permite a otras personas reservar tiempo libre en tu calendario, y entonces lo agrega automáticamente a tu Google Calendar o calendario de Office 365. "Elimina diez o más correos electrónicos, sea que estés planificando una cena o una reunión", dice Blake. La versión básica es gratuita. ScheduleOnce ofrece un servicio similar, a partir de $5 al mes. Outlook Calendar también es un recurso útil, compatible con Outlook y otros sistemas de correo electrónico.

Trabajar a la antigua:

Pierdes bastante tiempo cada día en Facebook y otras distracciones en internet.

Recursos nuevos:

RescueTime es un programa que rastrea cómo pasas el tiempo en tu computadora y dispositivos móviles y luego produce un informe. También puedes programar alertas para recordarte cuánto tiempo has pasado en sitios o bloquear ciertos sitios, para poder concentrarte. Si te preocupa que estés pasando demasiado tiempo en el teléfono, considera la aplicación Moment, que rastrea el uso del teléfono. "Frecuentemente no nos damos cuenta del tiempo que pasamos utilizando nuestros teléfonos", dice Bailey. Él establece un límite de 2 1/2 horas al día y recibe alertas cuando se aproxima a dicho límite, para poder volver a dirigir su atención a las tareas de mayor importancia.

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