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Cuándo usar un agente de viajes

Experiencia, trato personal y otras razones para acudir a una agencia.

Familia varada en la playa con equipaje

Peter Cade/Getty Images

La planificación de un viaje podría parecerte sencilla hasta que te encuentres varado, con tu familia, en algún lugar.

In English | Te podría parecer algo anticuado usar los servicios de un agente de viajes, dado que casi cualquier viaje turístico puede buscarse en internet. Pero según la American Society of Travel Agents (ASTA, Sociedad Americana de Agencias de Viaje), cuyos miembros prefieren títulos tales como consejero de viajes, planificador de vacaciones y consultor de viajes, casi uno de cada cuatro viajeros en EE.UU. cuenta con los servicios de agentes de viajes. La función del consejero: compartir conocimientos expertos que reduzcan tu estrés, disminuyan tus costos y te ayuden a disfrutar un viaje inolvidable.

Cuanto más complejo es el itinerario, más valioso será el servicio, dice Sam McCully, vicepresidente sénior de mercadeo en Avoya Travel, una agencia radicada en San Diego.

"Si vas a Nueva York a pasarte el fin de semana y necesitas reservar un avión o automóvil, es fácil hacer eso por tu cuenta", dice. "Pero cuando estás planeando un viaje a varios continentes con múltiples trenes y aviones, necesitas los servicios de alguien con experiencia que te ayude a navegar las minas terrestres".

Esto es lo que los consejeros de viajes dicen que pueden hacer por ti.

1. Ahorrarte tiempo y dinero

Suena contradictorio: los consejeros de viajes cobran una tarifa, pero también pueden ahorrarte dinero; según la ASTA, pueden ahorrarte un promedio de unos $452 por viaje. Las tarifas normalmente varían, dice la ASTA, de $50 a varios cientos de dólares, según la complejidad del viaje. Si el agente te reserva un vuelo a Cleveland, por ejemplo, puede costarte tan poco como $25, pero si le pides que planifique un viaje multigeneracional a seis países por Europa, por supuesto te cobrará más. Algunos consultores cobran una tarifa fija; otros cobran un porcentaje del costo total del viaje. Los precios varían entre las compañías.

Las tarifas se compensan por los descuentos más grandes que los planificadores de viajes encuentran, mayores de los que puedes encontrar por tu cuenta. Los consejeros son buscadores de ofertas, señala McCully: saben dónde buscar y frecuentemente tienen tarifas preferidas y conocimientos privilegiados. Muchos de ellos están afiliados a redes tales como Virtuoso (con una membresía de más de 16,000 agentes) o Signature Travel Network (más de 7,000 agentes). "Mientras más grandes sean, más poder adquisitivo tienen", dice Kimberly Wilson Wetty, cuya empresa Valerie Wilson Travel, radicada en la ciudad de Nueva York, es miembro de Virtuoso. Esto significa que los agentes en esas redes pueden conseguirles ventajas muy deseables a sus clientes, tales como desayunos gratuitos, wifi y mejoras de categoría en las habitaciones de los hoteles. Y si estás corto de tiempo, según la ASTA, los consultores pueden ahorrarte unas cuatro horas en la planificación de un viaje, desde realizar investigaciones hasta reservar autos de alquiler, excursiones y vuelos. 

2. Te protegen cuando surgen problemas

Cuando surge un problema con un vuelo, lidiar con las aerolíneas puede parecer una tortura. "Si hay un error con una reservación hecha en internet, puedes pasar horas en el teléfono o terminar pagando más", dice Lauren Cardinale, consejera de viajes de lujo radicada en Atlanta. Los planificadores de vacaciones trabajan como defensores para resolver los problemas rápidamente, que puede ser vital para las personas con discapacidades o barreras de idiomas. Y la mayoría de las agencias ofrece servicio las 24 horas, los siete días de la semana, así que no viajes sin su número.

Algunos consejeros tratan de evitar que surjan los problemas en primer lugar. En el invierno, Lesley Egbert, dueña de Live Longitude (una filial de Avoya) en Helena, Montana, evita reservar conexiones de vuelos en aquellos aeropuertos donde es probable que nieve. La mayoría de las personas no piensa en las tormentas de nieve cuando planean sus viajes en junio, pero ningún abuelo desea quedarse varado en Chicago O'Hare con varios nietos por horas. Los consejeros de viajes piensan en este tipo de situaciones.

3. Comparten sus conocimientos expertos e ideas

Un centro turístico podría lucir de maravilla en tu iPad, pero los consejeros pueden identificar posibles problemas. "Las fotografías de los hoteles y destinos casi siempre las han realzado, y las críticas tienden a ser extremas en ambas direcciones", advierte Cardinale. Si los precios parecen ser demasiado buenos para ser ciertos, un consejero con experiencia podría saber por qué. "El hotel puede que lo estén restaurando, o la habitación de categoría 'vista de la isla' en realidad significa una vista del estacionamiento".

Los consultores de viajes son viajeros también, y ellos comparten su información con sus colegas. La agencia de Wilson Wetty reúne información para consejeros en una base de datos que sus planificadores por todo el país tienen a su disposición. Cuando ella habla con un cliente sobre Roma, puede buscar en esa base de datos y acceder los nombres de restaurantes nuevos populares o mejoras de categoría en hoteles.

"Le dedicamos mucho tiempo, dinero y energía a conocer los destinos, hoteles, líneas de cruceros, restaurantes y excursiones", dice Daniela Harrison de Avenues of the World Travel en Flagstaff, Arizona. "Conocemos a los gerentes generales de los hoteles que recomendamos y conocemos a la tripulación de la mayoría de los cruceros".

Aunque disfrutes el proceso de planificación, un consejero de viajes puede mejorar tus elecciones. Wilson Wetty da el ejemplo de su suegra, a la que le agrada investigar sus viajes pero aun así trabaja con un consultor. “Nosotros podemos decir: 'Sabemos que estás considerando este hotel, pero pensamos que te sentirías más contenta con este otro dado tus experiencias en el pasado, y este es el valor que podemos agregar, que no puedes conseguir si lo reservas por tu cuenta'”.

4. Brindan el toque humano

Los consejeros de viajes desean conocerte. ¿Qué es lo que forma parte de tu lista de sueños? ¿Qué te interesa? "Los sitios web en realidad no ofrecen esto", dice McCully. "No hay ningún ser humano en el otro lado".

Estos conocimientos personales significan que el consultor comprende tus necesidades. Quizás sufres de alergias. Quizás deseas que las habitaciones en los hoteles estén lejos del ascensor. Algunos planificadores, incluso Harrison, sorprenden a sus clientes, por ejemplo con entradas a una exhibición genial. Ella también ayuda a sus clientes a pensar por adelantado y crear un plan de viajes para los próximos tres a cinco años. Para los clientes es una manera de fijar metas y planificar acorde al plan, y para Harrison, esto le permite tomar pasos tales como monitorear las promociones de reserva anticipada.

"Los agentes de viajes pueden solicitar alojamiento y adaptaciones especiales que no se encuentran en internet", dice Mitch Krayton de Krayton Travel en Aurora, Colorado. "Esta influencia se la han ganado".


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