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Cómo hacer una reunión familiar

Organizar una fiesta de familia es como hacer un viaje con parientes de distintas edades.

Cómo hacer una reunión familiar

Foto: Getty

La mejor manera de lograr una reunión familiar económica es hacerla en casa, pero hay otras alternativas.

In English | Una reunión familiar es como un viaje de tres generaciones pero a lo grande. Organizar la reunión perfecta es una tarea difícil —pero de ninguna manera imposible de lograr—. Si comienzas a organizarla anticipadamente, tendrás suficiente tiempo para investigar, planificar y delegar lo necesario para que la ocasión no se convierta en estrés.

¡Comienza a enviar correos electrónicos!

En cuanto sepas que deseas planificar una reunión, comienza a correr la voz a todos. Sugiere algunas fechas y presta mucha atención a las vacaciones escolares, viajes y cualquier otra vacación familiar que se haya programado.

Obviamente, es importante contactar a todos y a cada uno de los miembros de la familia. Por lo que cuando comiences a correr la voz, empieza a hacer una lista titulada "¿de quién nos estamos olvidando?" (Usa esta frase como títulos en el correo electrónico) y mándasela a todo el mundo.

¿Dónde podemos llevarla a cabo? 

El presupuesto es un aspecto importante de las reuniones familiares, ya que los ingresos y presupuestos varían entre las generaciones. La idea es no dejar a nadie fuera si los costos se hacen demasiado altos.

La mejor forma de lograr una reunión familiar económica es hacerla en tu casa. ¿Dije eso? Sí. Piénsalo, especialmente si vives en un lugar con significado histórico para la familia —o si tienes una antigua casa de familia donde se criaron tus parientes o se reunían para los festejos—. Solamente tienes que respirar y delegar. Piensa en contratar a un ayudante. No digo que contrates ayuda para todo el evento, lo que haría subir los costos considerablemente. Pero tal vez sea útil contratar los servicios de empresas locales que ayudan en fiestas: organizar, preparar la comida, servir, atender el bar y limpiar.

Olvídate de tu casa. ¿Por qué no la YMCA?

Los campamentos familiares de la YMCA son opciones ideales para los eventos con presupuestos restringidos. Los campamentos de la YMCA ya no son solamente para niños de 8 años y están en todo Estados Unidos —de Lake George, Nueva York a Estes Park, Colorado—. Ofrecen alojamiento y atracciones a precios accesibles, de zonas para acampar a cabañas. Estos campamentos son extremadamente populares entre los viajeros de distintas edades porque ofrecen varias actividades como montar a caballo y pescar, ir en canoa y tiro de cuerda con los familiares. Es el tipo de actividades que tienen el atractivo del pasado —perfecto para reconectarse con toda la familia—. Un consejo útil: los campamentos más cotizados se llenan por lo menos un año antes.

¿Y qué te parece un hotel?

Echa un vistazo a las cadenas hoteleras como Hilton o Marriott, donde se reúnen los viajeros de negocio en sus conferencias. Las tarifas son más económicas los fines de semana, que es cuando retornan a casa los conductores de carreteras.

Te convendría además considerar las áreas de conserje o club. Estos pisos conllevan recargos considerables, pero puedes recuperar tu dinero fácilmente. Generalmente tendrás disponible comida servida todo el día —desayuno, meriendas, servicio de té, bebidas y refrigerios nocturnos—. Tendrás un vestíbulo exclusivo donde todos podrán congregarse a su antojo para pasar tiempo juntos y degustar. Además, casi todas las áreas de conserje que he visto tienen una máquina de capuchino, que te puede ahorrar mucho dinero en esos cafés con leche tan caros.

¿Tienes una casa de playa?

Una vez me quedé en una casa de playa donde cabían 24 personas cómodamente. Tenía cinco pisos con dos cocinas grandes en pisos separados y cada uno de los 10 baños tenía una gran cesta rebosante de rollos de papel higiénico.

Sí, ese es el lugar perfecto para una reunión, donde se puedan pasar días largos y tranquilos en la playa y luego en la tarde comer, ver películas, jugar a las cartas y hablar. Busca propiedades que sean grandes y asequibles. Comienza por la costa de Carolina del Norte y continúa hasta el extremo noroeste de Florida.

Es imprescindible delegar tareas como ir de compras, cocinar, limpiar y lavar la ropa. También es importante: una parrillera grande que disminuya significativamente el trabajo de limpieza. Llama a las compañías de alquileres de casas o mira en línea en vrbo.com, homeaway.com y airbnb.com.

Piensa también en un crucero

Puedes decidir que alguien más haga todo por ti —preparar las comidas, hacer las camas y organizar actividades—. Por eso, muchos prefieren un crucero para hacer reuniones en lugares turísticos. Ahora que existen puertos en todo Estados Unidos, la facilidad de manejar al puerto y tomar el barco le confiere al crucero otra ventaja importante. Los cruceros, así como los complejos turísticos con todo incluido, realizan actividades y tienen clubes infantiles que mantienen ocupados a todo el mundo. Además, el grueso de tus gastos de viaje lo conocerás de antemano.

Las compañías de crucero comienzan a ofrecer importantes beneficios extras y atracciones una vez que se reservan 8 camarotes o tienes 16 personas en tu grupo: camarotes lujosos, excursiones privadas a la costa y créditos a bordo que pueden canjearse por tratamientos en el spa gratuitos. Es una buena idea comparar muchas compañías diferentes para ver lo que ofrecen, o siempre puedes utilizar a un agente de viajes que sabrá cómo sacarle el mejor provecho posible a tu reserva de grupo.

Guarda tus recuerdos

Dondequiera que decidas ir y lo que sea que decidas hacer, piensa en contratar a un fotógrafo profesional para preservar este gran momento en la historia de tu familia. No te olvides de mandar a hacer algún recuerdo, o créalo tú mismo si tienes tiempo. Por ejemplo, una idea es mandar a hacer camisetas que identifiquen la reunión, del mismo color y con el apellido de la familia o el tema de la reunión. Por ejemplo: "Tuve que ir de crucero con 31 miembros de mi familia y todo lo que me quedó de recuerdo fue esta miserable camiseta".

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