La manera más efectiva de comunicarte por correo electrónico

Amplía tu conocimiento en cuanto a la etiqueta, las apps y la seguridad de esta herramienta mundial de comunicación.

Por

Andrés Cavelier,

AARP

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Published 09 de noviembre de 2018

Rawpixel Ltd / Alamy Stock Photo

El correo electrónico sigue siendo una herramienta de comunicación muy efectiva, sobre todo en el ámbito profesional, donde aún es el canal de comunicación más utilizado por la mayoría de las empresas y sus empleados, como también por los pequeños negocios.

Pero para ser más efectivo con el correo electrónico, es importante que conozcas algunas reglas de juego, y hagas buen uso de apps y otras herramientas que facilitan enviar y recibir los mensajes.

Lo primero que tienes que hacer antes de enviar un correo es definir si este es el mejor canal de comunicación para el asunto que necesitas comunicar. Normalmente el correo electrónico es ideal para intercambiar ideas, organizar actividades con otros colegas o enviar archivos, como documentos en Word o Excel y otros. Pero si necesitas comunicar algo urgente, la etiqueta o el protocolo indican que lo mejor es que envíes un mensaje de texto o utilices apps como WhatsApp, hagas una llamada telefónica o converses en persona. Igualmente, si necesitas discutir un tema complejo, es mejor que pautes una llamada telefónica o te reúnas en persona.

Es recomendable que el “Asunto” (Subject) del mensaje sea corto y específico, para incentivar al destinatario a leer y contestarte. Antes de escribir la primera palabra, debes preguntarte, ¿qué quiero que haga el destinatario en respuesta a mi correo? Si no eres específico en tu mensaje, la persona no va a saber qué responder.

Te presento algunas recomendaciones de etiqueta que debes tener en cuenta.

Conoce a tu audiencia

Debes escoger el tono y estilo del mensaje acorde al destinatario. Si le vas a escribir a un cliente de trabajo, el tono debe ser formal y debes evitar emoticones (como la carita feliz) o mensajes mal redactados. Si el destinatario es un colega, puedes ser un poco más informal, aunque es recomendable conocer el estilo preferido de esa persona. Y si le estás escribiendo a un amigo o familiar, puedes optar por un tono informal, y expresarte de manera natural.

Escribe corto y ve al punto

Los hispanos tendemos a saludarnos con cordialidad y a ser cálidos. Pero eso, llevado al extremo, puede ser descortés a la hora de usar el correo electrónico. Si bien un corto saludo siempre queda bien (“Hola, ¿cómo estás?”, para alguien que conoces), en el contexto laboral es mejor escribir con brevedad e ir al punto. Los mensajes cortos, uno o dos párrafos, tienden a ser más efectivos que los largos, lo cual asegura su lectura. Ten en cuenta que los profesionales reciben un alto volumen de mensajes al día, y si tu mensaje es largo o difícil de entender, este puede quedarse en el buzón sin contestar.

Edita tus correos

Antes de enviar un correo, sobre todo si es de trabajo, asegúrate de editarlo. Los correos electrónicos con errores de ortografía o gramática te pueden hacer quedar mal, afectar tu credibilidad o dañar un negocio. Te recomiendo que leas el mensaje en voz alta antes de enviarlo o pedirle a alguien de confianza —y sin conflictos de interés— que lo revise (por ejemplo, tu cónyuge o hijo adulto).

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Piensa a quién debes enviarle copia

El correo electrónico te permite enviar una “copia” del mensaje a otros destinatarios, normalmente incluyendo sus direcciones de correo electrónico después de las letras “cc”. Si bien hay situaciones en las que es recomendable enviar una copia a otras personas que están involucradas en determinado tema o proyecto para que tengan conocimiento de lo que estás haciendo, ten cuidado de no abusar de esta función ya que puede crear o agravar problemas.

Debes evaluar, caso por caso, cuándo copiar a otras personas o utilizar la función de “Responder a todos” al recibir un mensaje en el que hay otros destinatarios. Igualmente ten cuidado de no abusar de las opciones de “Reenviar” un correo o de enviar correos con copia oculta (“bcc”), ya que hay correos que contienen información delicada que, quizás, no deberías estar compartiendo con otras personas sin autorización.

Ser exitoso en el uso del correo electrónico también tiene que ver con las herramientas tecnológicas a tu disposición. Aquí algunas sugerencias de cómo aprovechar la tecnología.

Organiza todos tus mensajes

Escoger y descargar una buena aplicación para manejar tus emails es un paso recomendado, ya que te permite ahorrar tiempo, filtrar los correos por tema, borrar o archivar correos con facilidad, mantener tus correos organizados según su importancia o revisar tus correos aun cuando no estás conectado a internet. Existen tres apps —gratuitas y disponibles en español— que facilitan estas funcionalidades: Outlook (iPhone/iPad y Android), Gmail (iPhone, Android) y Spark (iPhone).

No envíes archivos muy grandes

Una de las funcionalidades más útiles del correo electrónico es la posibilidad de enviar archivos adjuntos. Puedes compartir archivos pequeños, como documentos Word o de Excel, una presentación corta en PowerPoint o algunas fotos digitales, pero no es buena idea usarla para compartir documentos o adjuntos más grandes, como archivos de audio, video u otros.

Para esos casos, puedes usar herramientas gratuitas como WeTransfer o Hightail, que te permiten cargar el archivo a la nube y luego compartir el enlace con el destinatario para que esa persona lo descargue en su dispositivo. Esto es importante, porque la mayoría de servicios de correo electrónico tienen límites de almacenamiento, y si le envías un archivo muy grande a alguien podrías llenar su buzón e impedir que pueda seguir usándolo.

Si compartes ficheros voluminosos, también podrías bloquear tu propio buzón de correo, porque los correos normalmente guardan una copia de los mensajes que envías.

No envíes ‘spam’

Hace algunos años se hizo popular compartir chistes o cadenas de correo electrónico. Hoy eso está mal visto en el mundo profesional o de negocios. Además, cada vez se usa menos con amigos o familiares, ya que las personas utilizan el correo principalmente para asuntos laborales. Por norma general, nunca le envíes un mensaje cómico o divertido a una persona que no conoces bien. El correo electrónico es el medio de comunicación profesional más usado, y un traspié a la hora de enviar uno de estos mensajes podría afectar tu actividad profesional.

Cuida tu seguridad

Los servicios de correo electrónico que más se utilizan, como Outlook, Gmail, Yahoo y otros ofrecen herramientas de seguridad que mantienen a salvo tu correspondencia. Crea siempre una contraseña fuerte y única para estos servicios. Además, es recomendable que actives la autenticación en dos pasos para evitar que alguien tenga acceso a tu buzón solo con tu clave.

Si manejas información delicada o quieres seguridad extra, puedes probar servicios de correo electrónico con otros beneficios de seguridad, entre estos, ProtonMail o Hushmail. Estos tienen características de privacidad incorporadas en el servicio como el cifrado o la autodestrucción de mensajes. Como tienen un costo, no es necesario utilizar este tipo de servicios a menos que realmente necesites un paso extra de seguridad.

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