7 consejos para controlar los gastos de las reuniones familiares

2. Abre una cuenta bancaria para la reunión

La familia de Harris tiene una cuenta bancaria, no solo para cubrir los gastos de las reuniones familiares, sino también para comprar flores para servicios fúnebres y pagar por otros eventos. Los planificadores aconsejan, como medida de protección, poner la cuenta a nombre de dos o tres personas y requerir que se presenten informes periódicos. Sin embargo, Luter recomienda nombrar a una persona como el principal contacto para asuntos financieros. "Eso no quiere decir que otras personas no puedan ayudarla a compartir información, verificar las cuentas o con otras tareas, pero si se designa a una sola persona principal de contacto, se evitan situaciones como cuando la tía Susana tiene cinco de los cheques y el tío José recibió tres pagos de PayPal. Es mejor que una sola persona se encargue de toda la información sobre los pagos", dice Luter.

​3. No tengas miedo de la tecnología

Hay dos principales tipos de herramientas digitales que te ayudarán a organizarte y a reducir la necesidad de manejar dinero en efectivo, dice Luter. Por un lado, herramientas como Eventbrite, Cheddar y MyEvent.com ofrecen opciones integrales que abarcan las inscripciones, las comunicaciones y los pagos. PayPal, Zelle y Venmo, en cambio, solo permiten llevar un control de los pagos. "Depende de cuánta información quieras recabar de antemano", dice Luter. "¿Vas a ofrecer camisetas? ¿Comidas? ¿Entradas de atracciones? ¿Necesitas agrupar todos esos elementos y tener una buena manera de llevar un control? Si es así, recomendamos que consideres una de las herramientas integrales".

4. Incluye todos los gastos en tu presupuesto

Luter recomienda imaginar cómo transcurrirá el fin de semana de la reunión, paso a paso, para identificar todo aquello que podría implicar un gasto para los asistentes, desde los artículos conmemorativos hasta las comidas. ¿Qué estará incluido? ¿Y cuáles serán los elementos opcionales? En el lugar de la reunión, ¿habrá opciones más económicas para comer o actividades gratuitas para las familias? Tal vez quieras ofrecer la opción de alojarse en otro hotel cercano que sea más económico (esta alternativa podría ser más atractiva para las familias o para las personas con ingresos fijos). ¿Necesitas ayuda para crear un presupuesto? En internet se ofrecen hojas de cálculo para las reuniones familiares, como las de Reunions Magazine y las que venden distintos comerciantes en Etsy.

5. Negocia todo lo que puedas

Los hoteles, cruceros, empresas de autobuses, restaurantes e incluso las boleras estarán encantados de acoger tu reunión familiar y estarán dispuestos a negociar un descuento u ofrecer servicios adicionales, como una suite de hospitalidad gratuita, según señalan los expertos. Y las oficinas de congresos y turismo pueden ponerte en contacto con distintos proveedores, facilitar el acceso a descuentos e incluso ayudarte a hacer reservas. Aun así, hay que familiarizarse con el lenguaje y evitar los errores. Por ejemplo, Luter aconseja asegurarte de que el contrato con el hotel no incluya una cláusula (llamada "attrition clause" en inglés) por la cual tendrías que pagar las habitaciones de un bloque reservado si nadie las ocupa. No olvides aprovechar tu propia red de contactos —amigos, lugares de culto, clubes, vecinos— para obtener la mejor oferta. Y emplea formas creativas para motivar a tus familiares a confirmar su asistencia antes de la fecha límite. Algunas familias ofrecen incentivos novedosos, como descuentos en las habitaciones, regalos de camisetas o sorteos para ganar entradas gratuitas al banquete, según Wagner.

6. Recauda fondos para cubrir los depósitos e imprevistos

Según Suzanne Vargus Holloman, del Family Reunion Institute —entidad que realiza investigaciones y ofrece asesoría en torno a las reuniones—, muchas familias no se molestan en recaudar fondos antes de la fecha de su reunión. Sin embargo, los hoteles, las empresas de transporte, los lugares de reunión y las atracciones podrían exigir el pago de un depósito por anticipado. Y tal vez quieras tener algún dinero guardado en caso de cualquier imprevisto. Algunas familias cobran una cuota para tener siempre disponible un saldo en efectivo. Otras venden un directorio familiar o comparten ingresos con una empresa que comercializa un producto como palomitas, de forma similar a las ventas de chocolate o de papel de regalo organizadas por algunas escuelas. Y otras familias se ponen de acuerdo con un restaurante para recibir un porcentaje de las ventas si sus familiares y amigos comen allí en determinada fecha. Harris conoce a una familia que colaboró con un bar para crear una bebida especial: cada vez que alguien la pedía, la familia recibía una comisión. Además, los supermercados y otras tiendas podrían ofrecer descuentos o donaciones para apoyar las reuniones familiares.

7. Investiga bien tus opciones y consigue ayuda

La mayoría de las personas que planifican su reunión familiar no tienen preparación, no saben cómo funciona el sector turístico ni cómo negociar con los proveedores, según Luter. Pregunta a tus amigos, investiga en internet, escucha los consejos de tus familiares con experiencia y asiste a un taller presencial o virtual ofrecido por el Family Reunion Institute o una oficina de turismo. La mayoría de las cámaras de comercio y oficinas de turismo ofrecen talleres sobre cómo planificar una reunión y eventos de promoción de atracciones, así como guías gratuitas sobre la planificación. "Casi toda la información que divulgamos en estos eventos son consejos y trucos que pueden hacerte la vida más fácil y te ayudan a entender ciertas cosas que, si no eres un planificador de eventos profesional, nunca se te ocurrirían", dice Luter acerca de la guía que ofrece la ciudad de Arlington. "Planificar una reunión no es una tarea fácil".

Susan Moeller es una escritora que colabora con artículos sobre estilos de vida, salud, finanzas y temas de interés humano. Fue reportera y redactora de varios periódicos; también escribe artículos y ensayos para The Boston Globe Magazine y para su estación local de NPR, entre otros medios.