Cómo la nueva ley impositiva puede beneficiar a los que trabajan por su cuenta

Deducción por la oficina en el hogar. Si trabajas en casa o usas una parte de tu casa para tu negocio, deberías poder deducir gastos de la oficina en el hogar prorrateados según el tamaño de tu casa y tu oficina. Estos son costos como la hipoteca o el alquiler, el seguro y las cuentas de servicios públicos. Si la superficie de tu oficina es igual al 10% de la superficie total de tu casa, puedes reclamar el 10% de esos gastos. También puedes optar por la regla de "opción simplificada", que permite deducir $5 por pie cuadrado de la oficina en tu hogar con una deducción máxima de $1,500 (basada en un máximo de 300 pies cuadrados). Es buena idea sacar una foto del espacio para tener un registro en caso de que el IRS examine tu declaración. Para solicitar la deducción debes presentar el Formulario 8829, "Expenses for Business Use of Your Home" (Gastos por el uso comercial del hogar) conjuntamente con el Anexo C.

Amortización de equipos nuevos. La nueva ley impositiva aumenta la deducción inmediata y el porcentaje de una amortización de bonificación del 50% al 100% para bienes calificados que se adquieran, como una computadora nueva, software, muebles de oficina y hasta un automóvil o un camión, si el bien se adquirió y puso en servicio después del 27 de septiembre del 2017 y antes del 1.° de enero del 2023.

Gastos de negocio. Al principio, este aspecto de la nueva ley impositiva creó cierta confusión y angustia entre los trabajadores independientes, pero en realidad no es mucho lo que ha cambiado en este rubro. Los gastos deducibles pueden abarcar desde viajes y comidas de negocios hasta gasolina para el automóvil, gastos de correo y envíos, y la renta del estudio de arte en el que alguien fabrica joyas u otras artesanías. El único cambio significativo está en la categoría de comidas y entretenimiento. Aún es posible reclamar el 50% del costo de las comidas que se realizan con fines de negocios. Lo que sí cambió es cómo el IRS considera los gastos de entretenimiento para los clientes. A partir de este año, las deducciones que tal vez hayas reclamado alguna vez por costos de entretenimiento de clientes —como entradas para un concierto o un evento deportivo— desaparecen. Sin embargo, puedes deducir el 50% del costo de una comida que pagas para tratar temas de negocios con un cliente. Los gastos de viajes relacionados con tu trabajo para reunirte con un cliente o asistir a una conferencia en el otro extremo del estado o del país son 100% deducibles.

Gastos médicos. Para la mayoría de los trabajadores independientes, las cuentas médicas y del seguro de salud son una parte importante del presupuesto. Con la nueva ley impositiva, ahora se pueden deducir los gastos médicos de bolsillo que superen el 7.5% del ingreso bruto ajustado —una reducción con respecto al límite anterior, que era del 10%—.  La ley también dispone que el límite del 7.5% para deducciones médicas volverá a ser el 10% del ingreso en el 2019. Si compras tu propia póliza de seguro médico, como lo hago yo, los gastos médicos también incluirán las primas del seguro. Si trabajas por tu cuenta y pagas primas suplementarias de Medicare, como la cobertura de la Parte B, puedes deducir esas primas.

Educación y capacitación. Puedes deducir los costos de la educación relacionada con tu trabajo directamente de tu ingreso de trabajador independiente como un gasto de negocio. Estos gastos incluyen inscripción o matrícula, libros, suministros y transporte hacia y desde el lugar de las clases, según se describe en el sitio web del IRS. Los gastos son deducibles solo si la educación "mantiene o mejora las habilidades necesarias para el trabajo actual". La deducción no se aplica si retomas los estudios para cambiar de carrera. El crédito de aprendizaje de por vida, sin embargo, ofrece un crédito impositivo de hasta $2,000 para cubrir hasta el 20% de la matrícula anual, y no es necesario estar inscrito en un programa que otorgue título (este beneficio desaparece completamente para parejas casadas que ganan $132,000 y personas solteras que ganan $66,000). Para conocer más detalles, consulta la Publicación 970 del IRS.

Gastos de automóvil. Puedes deducir la cantidad de millas que viajas en tu automóvil por motivos comerciales, multiplicadas por el índice estándar prestablecido por el IRS: 54.5 centavos por milla en el 2018 (un aumento con relación al índice del 2017, que fue de 53.5 centavos por milla). Lleva un registro de las millas, lo necesitarás si auditan tu declaración. (También recomiendo sacar una foto del odómetro al comienzo y al final del año como documentación de respaldo). La otra opción es deducir los gastos reales de automóvil. Estos gastos incluyen amortización, gasolina, aceite, peajes, gastos de estacionamiento, seguro, pagos de un contrato de arrendamiento con opción a compra, tasas de registro anual, reparaciones y neumáticos. Para conocer más detalles, consulta la Publicación 463 del IRS.

Ahorros para la jubilación. Este año, los trabajadores independientes que no tienen un plan de ahorros jubilatorios patrocinado por un empleador pueden contribuir hasta $5,500 (más $1,000 adicionales si tienen 50 años o más) a una cuenta IRA tradicional, como expliqué en otra columna. Puedes deducir una contribución de hasta el 25% de tu compensación o $55,000 en un plan de pensión simplificada para empleados (cuenta SEP-IRA), y hasta el 25% de tu paga en un 401(k) de un solo participante ("solo 401(k)"), pero tu contribución total no puede ser más de $55,000. Para conocer más detalles, visita el sitio web del IRS.

¿Comprendiste todo eso? Un punto clave que debes recordar: el registro diligente de los gastos de negocio es esencial. Para mí, la forma más fácil de separar los gastos personales de los gastos de negocio es usar una cuenta bancaria y una tarjeta de crédito dedicadas exclusivamente a mi actividad comercial.

También hay una cantidad creciente de aplicaciones que prestan ayuda en este sentido.

• La versión Self-Employed de QuickBooks de Intuit lleva el control de los gastos de negocios mediante la revisión de las transacciones de las tarjetas de crédito y las cuentas bancarias. También calcula las millas y se puede usar para enviar facturas. Después de un período de prueba gratis de 30 días, la cuota mensual es de $10.
• Expensify agrupa los gastos que deben ser reembolsados y permite crear archivos para integrarlos con algún software contable, como QuickBooks. El registro del tiempo puede brindar detalles de las millas viajadas y las horas dedicadas a un proyecto. La aplicación básica es gratuita, pero por $9 al mes por usuario activo es posible agregar usuarios y funciones personalizadas.
• Shoeboxed permite escanear y organizar los recibos cargados en las categorías de reembolsable o deducible. La aplicación utiliza una señal de GPS para llevar la cuenta de las millas cuando dejas la oficina para asistir a una cita de negocios. También permite escanear las tarjetas de presentación. Luego de 30 días de prueba gratuita, los planes comienzan en $15 al mes.

Divulgación completa: yo simplemente uso un bolígrafo para anotar lo esencial de mi vida de negocios —desde reuniones hasta llamadas telefónicas y proyectos diarios— en mi anticuada agenda mensual con calendario que tengo encuadernada en una cubierta de cuero azul cobalto.  Me sirve. Y si bien no es una caja de zapatos debajo de la cama, guardo los recibos impresos de los gastos comerciales deducibles en carpetas manila en la oficina de mi casa.

No me malinterpreten. Hoy en día, estaría perdido cuando llega abril y es hora de presentar la declaración de impuestos si no tuviera los estados de cuenta de fin de año de mi tarjeta de crédito y mi cuenta bancaria de negocios. Esos documentos están disponibles en línea y es fácil descargarlos. Es que, simplemente, disfruto de la sensación táctil de interactuar con algo tangible y del hecho de escribir y tachar renglones en mi lista de cosas por hacer.

Kerry Hannon, experta en empleos de AARP, es la autora de Great Jobs for Everyone 50+: Finding Work That Keeps You Happy and Healthy … and Pays the Bills; Getting the Job You Want After 50 for Dummies; Love Your Job; y What’s Next? Finding Your Passion and Your Dream Job in Your Forties, Fifties, and Beyond. Síguela en Twitter en @kerryhannon.