Cómo asumir el control de tu horario de trabajo

La planificación y la coordinación pueden aumentar tu productividad.

Manos de un hombre con un teléfono, calculadora, cuaderno de apuntes y agenda - Organiza tu tiempo en el trabajo

Estos consejos sobre cómo administrar tu tiempo te ayudarán a mantener un horario de trabajo organizado. — Istock

In English | Si tienes dificultades para permanecer al día en el trabajo, no estás solo. Estos son algunos consejos importantes de organización diseñados para ayudarte a administrar tu tiempo, energía y productividad.

1. Dedica tiempo a planificar

Mira tu calendario todas las mañanas y con frecuencia durante el día para que puedas visualizar lo que viene, completar la preparación necesaria para el próximo evento y detectar posibles problemas. Presta atención a los vacíos entre citas y decide de antemano cómo usar ese tiempo disponible para llevar a cabo las tareas más apremiantes.

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2. Coordina con tu lista de tareas

Cuando repases tu lista de tarea, agrupa las actividades que son similares, como las llamadas telefónicas o los correos electrónicos breves. Luego, programa bloques de tiempo para trabajar con cada grupo. Por ejemplo, si tienes que hacer muchas llamadas telefónicas, programa bloques de una hora para agotar la lista de llamadas con rapidez.

3. Alinea tu horario de trabajo con tu reloj biológico

Muchas personas consideran que son más eficientes en algunos momentos del día que en otros. Si tu mente está más despierta en la mañana, quizás desees abordar el trabajo más exigente e importante en ese momento.

4. Intenta acortar las reuniones

¿Tendrías más tiempo para tus proyectos principales si no tuvieras que ir a tantas reuniones? Puede que algunas de tus reuniones habituales tarden más de lo que deberían. Y si estás frustrado por el tiempo perdido, quizás los demás participantes también lo estén. Así que incluso si no eres el que preside, quizás puedas convencer a tus colegas para que experimenten con reuniones más cortas. Por ejemplo, si una reunión normalmente tarda una hora, propón que se reestructure a solo 45 minutos.

5. Resiste la distracción

Una vez que tengas el plan para el día, el próximo gran reto puede ser evitar quedar atrapado por las llamadas telefónicas, correos electrónicos, visitantes y tu propia compulsión por realizar múltiples tareas. Para ser más eficaz, quizás necesites superar viejos hábitos, como consultar tu correo electrónico cada 10 minutos o contestar el teléfono cada vez que suena. El control te ayudará a identificar dónde tus planes suelen desviarse. A veces cumplir con tus compromisos significa aprender a rechazar otras solicitudes y tentaciones.

6. Renegocia tu horario sobre la marcha

Las exigencias que enfrentas cambian constantemente, y la vida se interpone en tu agenda cuidadosamente planificada. Tu objetivo no es volverte esclavo del calendario, sino ser impecable en la forma en que lo usas para administrar tus compromisos. Cuando te enfrentas a lo inesperado, a menudo puedes renegociar las fechas y los plazos.

7. Alinea tu tiempo y tus prioridades

Tu calendario bien organizado puede proporcionar una imagen clara de cómo distribuyes tu tiempo. Cuando lo mires, pregúntate con frecuencia si la distribución de tu tiempo va de la mano con tus prioridades. ¿Dedicas la mayor parte de tu tiempo a tus actividades más importantes? ¿Dices sí a solicitudes cuando tu lista de objetivos actuales indica que deberías decir no? ¿Dejas tiempo para las cosas que en realidad te importan personalmente, como hacer ejercicios en el gimnasio y otras maneras de cuidar de ti mismo? Cuando programes tu agenda, recuerda cumplir no solo con las promesas que les haces a otras personas, sino también con los compromisos que haces contigo mismo.

8. Di no

Una porción de tu día podría estar destinada a actividades que parecen urgentes pero que no son realmente muy importantes. Quizás te comprometes a asistir a reuniones o a realizar proyectos no porque sean importantes para ti, sino porque quieres ser amable, te gusta evitar conflictos o decir sí es simplemente tu reacción habitual. Si es así, probablemente deberías aprender a decir que no. Y decir que no se vuelve más fácil con la práctica, a medida que encuentras maneras de rechazar amablemente propuestas y oportunidades que no son coherentes con tus prioridades. Una técnica útil es hacer una pausa antes de decir sí, para que te preguntes a qué renunciarás si dices que no. Por ejemplo, si un compañero de trabajo te invita a una reunión que parece interesante, piénsalo antes de decir sí, y considera lo que podrías hacer con esa hora de tu tiempo.

Este extracto fue adaptado de Think Like an Entrepreneur, Act Like a CEO, (Piensa como empresario, actúa como director) por Beverly Jones.

© 2016 Beverly E. Jones. Think Like an Entrepreneur, Act Like a CEO publicado por Career Press. Todos los derechos reservados.

Beverly E. Jones es presidente de Clearways Consulting, una empresa de coaching para ejecutivos con sede en Washington, D. C.

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