Mantener en orden

Cómo organizar tus papeles, documentos y facturas de una vez por todas

Con estas estrategias puedes ganarle la batalla al papeleo.

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Mujer buscando documentos en una carpeta - Organizar sus documentos para la temporada de impuestos y para todo el año

Hazle frente al desorden y descansa. — Foto: Getty Images

Con la temporada de impuestos a la vuelta de la esquina, seguro que las pilas de papeles, recibos, facturas y correo están multiplicándose en tu escritorio o dispersos entre algún mueble de la entrada y la mesa de la cocina. ¿Me equivoco? Dicen que el papeleo es una de las maldiciones de la vida moderna, y la verdad es que resulta bien difícil mantenerlo ordenado, archivado y, sobre todo, a mano cuando lo necesitamos de un momento a otro.

¿Qué hacer? Hay muebles y objetos que son ideales para organizar y archivar papeles o documentos. Te comparto mis estrategias favoritas para ganar, de una vez por todas, la batalla contra el papeleo.

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Tirar, separar, organizar

Una de las razones por las que nos abruma la sola idea de organizar y archivar papeles es porque dejamos que “crezcan” en pilas sin ningún orden ni concierto. Mi primer consejo es que comiences por abrir el correo a lado de una papelera y tires directamente todo lo que no quieras conservar. Si recibes constantemente ofertas de tarjetas de crédito o de compañías de seguros y quieres dejar de recibirlas, llama gratis al teléfono 1-888-5-OPT-OUT (1-888-567-8688) o visita su página web. Si tu problema es la cantidad de catálogos que te llegan y que tiras directamente a la basura o apilas un día tras otro en la mesa de café, considera abrir una cuenta en CatalogChoice.org u otro sitio similar y date de baja de todos los catálogos que no quieras recibir más.

Qué guardar, qué botar

Piensa también cuidadosamente en cómo puedes reducir la cantidad de “papel” que recibes mensualmente en facturas, estados de cuentas bancarias y de tarjetas de crédito, y otros. Hoy en día es sencillo acceder a esta información electrónicamente sin necesidad de acumular papeles. Simplemente abre una cuenta en línea con el banco o las tiendas con las que tengas tarjetas y revisa tus transacciones en internet. Si algún día necesitas un récord impreso de algún estado de cuentas, solo tienes que ir a tu cuenta e imprimirlo.

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Superponer objetos para crear capas - 6 maneras de decorar estanterías.

Usa una estantería.

Para decidir qué papeles o documentos debes guardar (y por cuantos años) y cuáles puedes tirar, echa un vistazo a mi columna: Cómo crear una oficina en casa.

Muebles, objetos y sistemas de organización

Elegir el tipo de muebles y el sistema de organización que se ajusten mejor a ti dependerá de las circunstancias personales y el espacio del que dispongas. Te ofrezco tres opciones que he probado y sé, por experiencia, que funcionan en el caso de papeles y documentos en “tránsito” y papeles que deben permanecer archivados pero accesibles.

Primera: Ten encima de tu escritorio o de la mesa donde acostumbras poner los papeles y el correo, cualquiera de los sistemas que venden para clasificar papeles vertical u horizontalmente. Si lo prefieres, puedes usar una carpeta estilo acordeón con al menos seis subdivisiones. Yo prefiero un sistema de bandejas apilables en vertical que no ocupa demasiado espacio sobre mi escritorio, donde puedo clasificar:

• Correo que hay que contestar.

• Facturas pendientes de pago.

• Recibos y cupones.

• Revistas y catálogos.

• Documentos financieros para archivar (normalmente relacionados con bancos, impuestos, hipotecas, planes de retiro, inversiones, y otros).

Siguiente: Más recomendaciones para mantener documentos organizados. »

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